- Tender adalah sebuah proses kompetisi formal untuk memilih penyedia barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi yang paling kredibel dan kompeten.
- Berbagai mekanisme tender ada di Indonesia, baik yang diatur oleh pemerintah maupun dijalankan oleh pihak swasta, masing-masing dengan karakteristik unik.
- Memenangkan tender tidak hanya ditentukan oleh penawaran harga, tetapi juga oleh kelengkapan dokumen, proposal teknis yang terperinci, dan reputasi perusahaan.
- Banyak vendor yang kalah tender karena kesalahan administratif atau kelengkapan dokumen yang tidak terpenuhi, bukan karena kapasitas yang kurang.
Banyak pelaku usaha tidak berhasil memenangkan tender bukan karena kurangnya kapabilitas, melainkan akibat strategi yang kurang tepat sejak tahap penawaran. Aspek seperti kelengkapan dokumen hingga penyusunan penawaran harga yang kompetitif merupakan elemen krusial yang kerap kurang diperhatikan.
Artikel ini akan mengulas secara menyeluruh tahapan, persyaratan, serta strategi yang dapat diterapkan agar mampu memenangkan tender dengan lebih efektif, sebagai berikut.
Apa Itu Tender?
Tender adalah proses kompetisi resmi untuk memilih penyedia barang, jasa, atau konstruksi yang paling sesuai. Penilaian tidak semata harga, tetapi juga kualitas, kapabilitas, dan rekam jejak peserta.
Menurut KBBI, tender berarti “tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang.” Dalam pengadaan pemerintah, tender diatur melalui Perpres No. 12 Tahun 2021 agar prosesnya berlangsung adil, transparan, dan akuntabel.
Perbedaan Tender dan Lelang
Tender fokus pada pengadaan barang, jasa, atau konstruksi dengan menilai kualitas, kualifikasi teknis, serta proposal lengkap. Prosesnya formal karena melibatkan dokumen administrasi dan teknis, lalu diputuskan oleh panitia berdasarkan kriteria tertentu.
Sementara itu, lelang lebih menekankan harga, baik tertinggi maupun terendah, dengan mekanisme persaingan terbuka. Dokumen yang dibutuhkan biasanya sederhana, umumnya hanya penawaran harga.
Fungsi Tender dan Manfaat bagi Bisnis
Tender membantu bisnis menciptakan persaingan sehat, menjaga transparansi, dan memberi peluang usaha yang lebih luas. Manfaat utamanya antara lain:
- Harga bersaing dan kualitas terjaga: Dengan banyak penawaran, pemilik proyek bisa memilih harga terbaik sekaligus memastikan standar kualitas melalui evaluasi vendor.
- Proses transparan dan akuntabel: Aturan penilaian diumumkan sejak awal, sehingga mengurangi risiko kecurangan, kolusi, atau nepotisme dalam pengadaan.
- Peluang untuk UMKM dan pertumbuhan ekonomi: Regulasi seperti Perpres No. 12 Tahun 2021 memberi ruang lebih besar bagi UMKM ikut tender, mendorong pemerataan ekonomi di berbagai sektor.
Jenis-Jenis Tender
Mekanisme tender dapat dibedakan berdasarkan penyelenggaranya, yaitu sektor publik (pemerintah) dan sektor swasta. Setiap jenis memiliki karakteristik dan aturan yang berbeda.
Tender di Sektor Publik (Pemerintah)
Mekanisme ini diatur secara ketat oleh regulasi, seperti Perpres No. 12 Tahun 2021. Tujuannya adalah untuk pengadaan barang/jasa yang dibiayai oleh APBN/APBD.
| Jenis Resmi | Penjelasan |
| Tender | Pemilihan penyedia untuk pekerjaan konstruksi, barang, dan jasa dengan nilai di atas batas tertentu. |
| Seleksi | Proses untuk jasa konsultansi dengan kriteria dan tahapan khusus. |
| Pengadaan Langsung | Untuk proyek kecil ≤ Rp200 juta, melibatkan satu penyedia. |
| Penunjukan Langsung | Digunakan pada kondisi darurat atau jika hanya ada satu penyedia yang memenuhi. |
| E-Purchasing (e-Katalog) | Transaksi melalui katalog elektronik LKPP. |
| Tender Cepat | Pemilihan penyedia otomatis dari daftar katalog yang sudah tersedia. |
| Tender Internasional | Diperuntukkan bagi proyek dengan pendanaan asing atau peserta luar negeri. |
| Tender Ulang | Dilakukan jika tender sebelumnya gagal atau tanpa pemenang. |
Tender di Sektor Swasta
Mekanisme ini lebih fleksibel dan disesuaikan dengan kebutuhan internal perusahaan.
| Jenis | Penjelasan |
| Open Tender | Terbuka untuk semua vendor yang memenuhi syarat. |
| Closed/Invited Tender | Hanya vendor yang diundang perusahaan (tender terbatas). |
| RFQ (Request for Quotation) | Fokus pada perbandingan harga untuk kebutuhan spesifik dan berulang. |
| RFP (Request for Proposal) | Membutuhkan proposal teknis dan harga untuk proyek kompleks. |
| Direct Appointment | Pemilihan langsung karena hubungan eksklusif atau kebutuhan strategis. |
| Reverse Auction (e-Auction) | Vendor bersaing menurunkan harga, cocok untuk pembelian besar. |
| E-Procurement | Proses pengadaan digital end-to-end, dari permintaan hingga pembayaran. |
| Konsolidasi Pengadaan | Menggabungkan kebutuhan menjadi satu paket untuk efisiensi biaya dan skala. |
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier Terbaru
Syarat Mengikuti Tender
Sebelum masuk ke medan kompetisi, ada dua jenis syarat utama yang wajib dipenuhi oleh setiap peserta, sebagai berikut:
Persyaratan Legalitas Perusahaan
Dokumen legal menjadi dasar keabsahan bisnis. Tanpa legalitas, penawaran otomatis gugur. Umumnya yang dibutuhkan:
- Nomor Induk Berusaha (NIB)
- Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
- Akta Pendirian Perusahaan dan perubahannya
- Surat Keputusan (SK) Kemenkumham
- Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) atau surat izin relevan lainnya
Persyaratan Administrasi dan Teknis
Dokumen ini menunjukkan kapabilitas dan rekam jejak perusahaan. Kekurangan pada tahap ini sering jadi penyebab kegagalan tender. Dokumen yang biasanya diminta:
- Surat Penawaran Harga
- Proposal Teknis yang menjelaskan metode kerja
- Daftar pengalaman proyek (DAK) atau portofolio
- Laporan keuangan yang telah diaudit
- Jaminan penawaran dan jaminan pelaksanaan (jika diminta)
Baca Juga: Panduan Lengkap Hukum Tanda Tangan Elektronik di Indonesia
Tahapan Tender dari Awal Sampai Akhir
Proses tender umumnya terdiri dari serangkaian tahapan yang terstruktur dan sistematis. Setiap tahapan krusial untuk memastikan tidak ada langkah yang terlewat.
1. Monitoring Tender
Tahap pertama adalah memantau pengumuman tender dari berbagai sumber. Untuk tender pemerintah, Anda dapat memantau portal resmi seperti LPSE atau e-procurement instansi terkait. Untuk tender swasta, informasi sering kali disebarkan melalui situs web perusahaan atau undangan langsung.
2. Registrasi dan Pengambilan Dokumen
Setelah menemukan tender yang relevan, peserta wajib mendaftar sebagai calon penyedia. Pada tahap ini, Anda akan menerima dokumen tender, yang sering kali mencakup Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term of Reference (TOR). Dokumen ini menjadi pedoman utama untuk menyusun penawaran.
3. Aanwijzing (Penjelasan Tender)
Aanwijzing adalah sesi penjelasan resmi di mana panitia menjelaskan detail teknis dan administratif dari pekerjaan. Ini merupakan kesempatan bagi peserta untuk mengajukan pertanyaan dan mendapatkan klarifikasi. Kehadiran pada sesi ini sangat penting untuk menghindari salah interpretasi terhadap dokumen tender.
4. Penyusunan Penawaran
Ini adalah tahap terpenting di mana peserta menyusun seluruh dokumen penawaran. Dokumen penawaran biasanya terdiri dari tiga bagian: dokumen administrasi (legalitas dan data perusahaan), dokumen teknis (proposal, metode kerja, jadwal), dan dokumen harga (rincian anggaran biaya). Setiap dokumen harus disusun secara rapi, teliti, dan sesuai dengan format yang diminta.
Sering kali, tender besar melibatkan puluhan hingga ratusan dokumen yang harus disiapkan, ditandatangani, dan dikirimkan. Validitas dokumen dan tanda tangan menjadi penentu utama. Penggunaan tanda tangan digital bersertifikat menjadi solusi krusial untuk memastikan keabsahan dokumen penawaran dan kontrak, menghindari risiko gugur hanya karena masalah legalitas.
5. Pengajuan Penawaran dan Evaluasi
Dokumen penawaran diajukan sesuai tenggat waktu yang ditetapkan. Setelah itu, panitia tender melakukan evaluasi berlapis: evaluasi administrasi, teknis, dan harga. Tahap ini menentukan apakah penawaran Anda memenuhi seluruh persyaratan yang ada.
6. Klarifikasi dan Negosiasi
Jika penawaran Anda lolos evaluasi awal, panitia akan mengundang Anda untuk sesi klarifikasi. Sesi ini bisa jadi mencakup presentasi proposal dan negosiasi harga. Keberhasilan di tahap ini bergantung pada seberapa baik Anda mempertahankan argumen teknis dan fleksibilitas Anda dalam bernegosiasi.
7. Pengumuman Pemenang dan Sanggahan
Panitia mengumumkan pemenang tender berdasarkan hasil evaluasi. Jika ada peserta yang merasa keberatan dengan hasil tersebut, mereka dapat mengajukan sanggahan resmi dalam periode waktu yang telah ditentukan.
8. Penandatanganan Kontrak dan Pelaksanaan Proyek
Jika Anda dinyatakan sebagai pemenang, Anda dan pemberi kerja akan menandatangani kontrak kerja. Dokumen kontrak ini merinci hak, kewajiban, jangka waktu, dan rincian pekerjaan yang harus dilakukan. Setelah kontrak ditandatangani, proyek dapat di mulai.
Tips Agar Memenangkan Tender dan Menghindari Kegagalan
Banyak perusahaan gagal tender bukan karena harga atau kualitas penawaran, melainkan karena detail kecil yang terlewat. Untuk meningkatkan peluang menang, perhatikan hal-hal berikut:
- Rapikan dokumen sejak awal: Simpan dan kelola semua dokumen lewat sistem digital agar mudah diakses. Gunakan daftar periksa dan pastikan berkas sudah lengkap, ditandatangani, dan sesuai format.
- Hitung harga dengan tepat: Buat perhitungan HPS internal berdasarkan riset pasar. Hindari harga terlalu rendah atau tinggi tanpa alasan jelas, karena bisa merugikan atau menurunkan kredibilitas.
- Tulis proposal teknis yang fokus: Jelaskan metode kerja yang sesuai kebutuhan proyek. Tunjukkan pemahaman atas masalah yang ingin diselesaikan, bukan sekadar menyalin proposal generik.
- Ikut aktif dalam aanwijzing: Hadir dan ikuti sesi penjelasan dengan serius. Catat poin penting, lalu tanyakan hal-hal yang masih kurang jelas agar tidak salah langkah saat menyusun penawaran.
- Tunjukkan rekam jejak yang relevan: Sertakan portofolio proyek serupa, keahlian tim, serta bukti kompetensi. Hal ini membantu panitia menilai kapabilitas Anda secara objektif.
- Patuhi aturan tender: Ikuti semua ketentuan administratif dan teknis. Banyak penawaran gugur karena kesalahan kecil seperti melewatkan syarat formal.
- Bangun reputasi jangka panjang: Jaga kualitas kerja pada setiap proyek dan rawat hubungan baik dengan penyelenggara. Reputasi yang konsisten sering menjadi pertimbangan penting di tender berikutnya.
Baca Juga: 14 Contoh Surat Pengadaan Berbagai Kebutuhan, Terlengkap!
Pembahasan ini merangkum proses tender mulai dari syarat, tahapan, hingga strategi praktis untuk memenangkan proyek dari Mekari Sign. Anda perlu menata dokumen dengan rapi, memahami kebutuhan penyelenggara, serta menyiapkan proposal dan penawaran harga yang kompetitif. Langkah-langkah ini membantu Anda bersaing sekaligus membangun reputasi sebagai mitra profesional dan tepercaya.
Baca juga artikel lain di blog Mekari Sign untuk insight terbaru tentang pengelolaan dokumen bisnis, hukum, dan teknologi digital yang mendukung kebutuhan perusahaan Anda.
Siap menangkan tender? Pastikan dokumen Anda sah dengan e-Meterai dari Mekari Sign
Referensi
- KBBI Daring. (n.d.). Tender.
- Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
- Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP)
- Peraturan Presiden No. 12 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
