Apa itu Laporan? Struktur, Jenis, dan Cara Membuatnya

Laporan adalah salah satu dokumen yang sepertinya tak terpisahkan dari kehidupan kita. Mulai dari zaman sekolah, kuliah, bekerja, hingga untuk keperluan bisnis pun membutuhkan laporan.

Maka dari itu, di artikel ini Anda akan belajar mengenai dokumen ini dengan mendalam. Mulai dari pengertian, fungsi, struktur, jenis, hingga cara membuatnya. Terdengar menarik, kan? Tanpa berlama-lama, yuk mulai!

Apa itu Laporan?

Sumber gambar: Pixabay

Laporan adalah bentuk penyampaian informasi secara lengkap dan faktual, baik itu dalam bentuk lisan atau tulisan. Informasi ini bisa berupa pemberitahuan, pertanggungjawaban, berita, keterangan, dan sebagainya. Laporan sering disebut juga dengan report.

Pengertian Laporan Menurut Ahli

Sedangkan pengertian report menurut beberapa adalah sebagai berikut:

• Prajudi Atmosudirjo — setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi
• Soegito — informasi yang isinya sesuai dengan fakta yang terjadi, juga didukung dengan data yang lengkap, dan disusun secara terorganisir
• Keraf — cara komunikasi yang dilakukan pembuatnya dalam menyampaikan informasi pada seseorang atau badan usaha yang bertanggung jawab untuk menerima report tersebut
• C. Denyern — alat komunikasi dimana penulis menyajikan informasi dalam format yang terorganisir, yaitu berupa kesimpulan mengenai keadaan yang telah diselidiki untuk audiens tertentu dengan tujuan tertentu pula
• Rama & Jones — sekumpulan data yang disusun sedemikian rupa dengan format yang baik, sehingga mudah dipahami pembaca

Fungsi dan Manfaat Laporan

Berikut beberapa fungsi dan manfaat report:

• Bahan pengambilan keputusan, karena bisa menjadi sumber informasi dan data faktual
• Sebagai alat pengawasan setiap tim atau individu oleh manajemen
• Menjadi acuan evaluasi suatu kegiatan, supaya kegiatan selanjutnya bisa berjalan lebih baik
• Bahan pertanggungjawaban, karena di dalamnya berisi suatu fakta
• Menjadi alat penyampaian informasi yang mendalam
• Bisa membantu memecahkan suatu masalah yang relevan

Baca juga: Contoh Laporan Bisnis dan Cara Membuatnya [Termudah!]

Ciri-Ciri Laporan

Pada dasarnya, berikut beberapa ciri-ciri report:

• Lengkap — informasi harus lengkap dan sebaiknya berisi data atau kutipan yang benar
• Logis — informasi yang Anda sampaikan harus logis dan bisa ditelusuri dengan alasan yang masuk akal
• Ringkas — walaupun isinya harus lengkap, tapi pastikan Anda hanya menulis pokoknya saja yang relevan agar tak bertele-tele
• Sistematis — informasi harus Anda sajikan dengan runtut dan saling berhubungan agar pembaca tak kebingungan
• Objektif — usahakan report Anda objektif alias apa adanya dan tidak direkayasa
• Memiliki Tujuan — tidak semua laporan ditujukan untuk publik, maka dari itu pastikan Anda membuatnya sesuai tujuan

Struktur Laporan

Umumnya, report memiliki struktur seperti ini:

• Pendahuluan — menjelaskan maksud dan tujuan dibuatnya laporan, masalah pokoknya, serta sistematika
• Isi — memuat data dan fakta, masalah yang terjadi, dan pembahasan masalah tersebut
• Penutup — berisi kesimpulan dan saran yang ditujukan ke pembaca

Jenis Laporan

Sumber gambar: Pixabay

Ada beberapa jenis report yang dibedakan dalam beberapa kategori, yaitu:

1.    Laporan Berdasarkan Bentuk

• Laporan Berbentuk Surat — dibuat secara tertulis dalam bentuk surat yang isinya sekitar satu sampai empat halaman
• Laporan Berbentuk Naskah — disampaikan dalam bentuk naskah, bisa panjang dan pendek tergantung kebutuhan
• Laporan Berbentuk Memo — ditulis untuk keperluan memo dan cenderung pendek

Baca juga: 12 Contoh Internal Memo Berbagai Keperluan, Terlengkap!

2.    Laporan Berdasarkan Waktu

• Laporan Berkala — dibuat secara rutin atau periodik dalam jangka waktu tertentu, seperti harian, mingguan, bulanan, per quarter, atau tahunan
• Laporan Insidental — hanya dibuat apabila diperlukan saja

3.    Laporan Berdasarkan Sifat

• Laporan Biasa — isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga tidak akan menimbulkan dampak negatif bila orang lain membacanya
• Laporan Penting — isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya beberapa orang saja yang berhak mengetahuinya dan biasanya harus menandatangani Non Disclosure Agreement (NDA)

4.    Laporan Berdasarkan Isinya

• Laporan Informatif — hanya berisi informasi saja
• Laporan Analisa — isinya merupakan hasil analisis secara mendalam
• Laporan Rekomendasi — isinya bersifat penilaian sekilas saja, tanpa ada pembahasan lanjutan
• Laporan Pertanggungjawaban — berisi pertanggungjawaban seseorang atau kelompok atas tugas yang diberikan atasan
• Laporan Kelayakan — berisi mengenai hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana opsi yang terbaik

5.    Laporan Berdasarkan Penyampaian

• Laporan Tertulis — dibuat dalam bentuk tulisan yang terdiri dari rangkaian kalimat dan angka
• Laporan Lisan — Anda menyampaikannya langsung secara lisan
• Laporan Visual — disampaikan menggunakan media yang bisa dilihat, seperti presentasi

Cara Membuat Laporan

Berikut panduan singkat cara membuat report:

• Pertama, Anda harus menentukan masalah yang akan Anda bahas atau laporkan. Masalah ini bisa Anda dapatkan dari pengamatan atau diberitahu oleh pihak lain
• Setelah masalah Anda temukan, Anda harus mengumpulkan bahan untuk mulai menyusun report. Bahan ini berbentuk data, fakta, atau informasi lain yang relevan
• Kemudian, Anda klasifikasikan data tadi agar rapi dan mudah dipahami
• Selanjutnya, lakukan evaluasi dan olah data yang sudah Anda klasifikasikan tadi
• Terakhir, masukkan data yang sudah Anda olah ke report dengan membuat struktur seperti yang kami jelaskan di atas

Tips Membuat Laporan

Sebagai penutup artikel ini, berikut beberapa tips dalam membuat report yang bisa Anda terapkan:

• Anda harus membuatnya dengan jelas dan cermat
• Pastikan juga isinya lengkap
• Informasi yang Anda sampaikan harus objektif
• Tidak bertele-tele alias to the point
• Konsisten dan tegas dalam menjelaskan isinya
• Tidak lama dari waktu deadline yang ditentukan, sehingga tetap relevan dan fresh
• Disampaikan ke suatu pihak yang tepat
• Disertai dengan beberapa saran yang sesuai

Kelola Laporan dan Dokumen dengan Mekari Sign!

Itulah penjelasan lengkap mengenai laporan. Melalui artikel ini, Anda sudah belajar definisi, fungsi, jenis, struktur, cara membuat, hingga tips membuatnya. Sekarang, Anda sudah paham dan bisa membuat report, kan?

Berbagai keperluan administrasi bisa Anda permudah melalui Mekari Sign, baik itu laporan atau dokumen lainnya. Sebab, Mekari Sign menyediakan berbagai fitur yang siap menunjang dan mengelola berbagai keperluan dokumen Anda seperti buat ttd digital atas laporan Anda.

Coba Mekari Sign Sekarang!