Apa Itu Quotation? Ini Rahasia Penawaran Cepat Approved

Data Komdigi mencatat lonjakan jutaan sertifikat elektronik tahun ini yang menandakan bisnis kini beralih sepenuhnya ke dokumen digital. Hal ini didorong oleh UU ITE No. 1 Tahun 2024 yang memastikan bahwa janji harga dalam dokumen elektronik kini memiliki kedudukan hukum sekuat kontrak fisik.

Karena itu, memahami apa itu quotation bisa menjadi langkah penting agar penawaran Anda cepat disetujui dan langsung punya kekuatan hukum sejak awal, simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Apa Itu Quotation?

Quotation adalah pernyataan tertulis dari Anda sebagai penjual kepada calon pembeli mengenai harga barang atau jasa yang ditawarkan. Sederhananya, ini adalah dokumen “janji harga“. Anda memberikan kepastian kepada pelanggan bahwa selama masa penawaran masih berlaku, harga tersebut tidak akan berubah meskipun kondisi pasar sedang fluktuatif.

Bagi Anda yang menjalankan bisnis, dokumen ini memiliki kegunaan sebagai batas tanggung jawab. Dengan memberikan rincian harga yang jelas di awal, Anda memitigasi risiko adanya permintaan tambahan dari pelanggan tanpa biaya ekstra.

Quotation vs Invoice: Jangan Sampai Salah Urutan!

Sering kali staf keuangan pemula tertukar dalam menggunakan kedua dokumen ini. Padahal, penggunaan di waktu yang salah dapat menggangu laporan keuangan Anda.

Berikut adalah perbedaan mendasarnya:

• Quotation: Anda kirim saat tahap negosiasi. Tujuannya agar pelanggan setuju dengan harga Anda. Isinya adalah penawaran.
• Invoice: Anda kirim setelah pelanggan setuju dan barang/jasa sudah mereka terima. Isinya adalah instruksi pembayaran atau tagihan.

Jadi, urutan yang benar adalah Anda mengirimkan quotation terlebih dahulu. Setelah klien menyetujui (biasanya ditandai dengan dokumen Purchase Order), barulah Anda bekerja dan diakhiri dengan pengiriman invoice sebagai penutup transaksi.

Baca Juga: Apa Itu Invoice? Ini Fungsi, Jenis, dan Contoh Lengkapnya

Aspek Hukum: Apakah Quotation Bisa Menjadi Kontrak Sah?

Banyak yang mengira quotation hanyalah formalitas administratif. Namun, secara hukum, dokumen ini memiliki bobot yang serius bagi integritas bisnis Anda.

Berdasarkan Pasal 5 UU ITE No. 1 Tahun 2024, dokumen elektronik merupakan alat bukti hukum yang sah. Ketika quotation dikirim dan disetujui secara digital, ia membentuk kesepakatan yang mengikat antara kedua pihak. Penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi memastikan bahwa isi penawaran tidak dapat diubah secara sepihak setelah disepakati.

Nishabella

Head of Strategic Partnership di Mekari

Praktiknya, jika Anda sudah mengirimkan quotation dan klien memberikan persetujuan (seperti tanda tangan digital), maka telah lahir kewajiban hukum.

Pihak pembeli wajib membayar sesuai harga tersebut, dan Anda wajib memberikan barang dengan kualitas yang dijanjikan. Inilah mengapa keamanan dokumen sangat penting guna menjaga kepatuhan bisnis Anda.

Baca Juga: Contoh Surat Permintaan Penawaran dengan Format yang Tepat!

7 Komponen Wajib dalam Template Quotation Profesional

Agar quotation Anda mudah dipahami dan memberikan kesan tepercaya, pastikan tujuh elemen ini selalu tercantum:

1. Header Perusahaan: Cantumkan logo dan kontak resmi agar klien yakin dengan legalitas pengirim.
2. Identitas Pelanggan: Nama perusahaan atau individu yang Anda beri penawaran.
3. Nomor & Tanggal: Kode unik dokumen untuk mempermudah pelacakan saat audit internal.
4. Deskripsi Penawaran: Penjelasan mendalam mengenai rincian produk agar tidak ada ruang untuk perdebatan.
5. Harga & Pajak: Nilai total termasuk perhitungan PPN sesuai aturan perpajakan terbaru.
6. Masa Berlaku: Tanggal kedaluwarsa penawaran untuk melindungi profitabilitas Anda dari kenaikan harga operasional.
7. Syarat & Ketentuan (T&C): Aturan main seperti metode pembayaran atau biaya pengiriman.

Baca Juga: 15 Contoh Surat Penawaran Barang dan Jasa yang Meyakinkan

Cara Membuat Quotation yang Langsung Disetujui Klien (Step-by-Step)

Rahasia agar penawaran Anda cepat approved bukan hanya soal harga murah, melainkan soal kemudahan bagi klien untuk memberikan kepastian.

Sebelum mulai, pastikan:

1. Gunakan Kop Surat Resmi: Identitas yang jelas meningkatkan kepercayaan klien secara instan.
2. Berikan Deskripsi yang Solutif: Jelaskan manfaat yang akan didapat klien, bukan sekadar nama produk.
3. Tetapkan Validitas Penawaran: Gunakan frasa tegas seperti “Harga berlaku hingga 14 hari ke depan” untuk memicu keputusan cepat.
4. Sediakan Ruang Persetujuan Digital: Berikan kemudahan bagi klien untuk langsung menandatangani secara elektronik. Semakin sedikit hambatan untuk setuju, semakin cepat transaksi Anda amankan.
5. Periksa Ulang (Review): Pastikan nominal angka dan data pajak sudah akurat sebelum dokumen dikirim.

Baca Juga: Contoh Surat Balasan Penawaran: Begini Cara Menanggapinya!

Quotation adalah instrumen kepatuhan yang memastikan janji harga Anda memiliki kedudukan hukum yang sah sesuai UU ITE No. 1 Tahun 2024. Dengan menerapkan standar dokumentasi yang benar, Anda telah memitigasi risiko hukum dan administratif secara permanen bagi keberlangsungan bisnis.

Pastikan setiap penawaran Anda tersimpan secara sistematis dan aman melalui Mekari Sign yang telah terintegrasi langsung dengan Mekari. Anda juga dapat memperdalam wawasan mengenai tata kelola dokumen legal lainnya untuk mendukung pertumbuhan usaha di blog Mekari Sign.

Pastikan kepatuhan hukum setiap penawaran bisnis Anda dengan Mekari Sign hari ini

Klik di Sini!

Referensi

• Adobe Approved Trust List (AATL).
• ISO/IEC 27001:2022 Information security, cybersecurity and privacy protection.
• Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
• Undang-Undang (UU) Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.