- Arsip digital bukan sekadar scan dokumen, melainkan sistem pengelolaan agar data mudah dicari dan aman.
- Beralih ke digital melindungi aset informasi perusahaan dari risiko bencana fisik seperti kebakaran atau banjir.
- Fitur pencarian kata kunci (OCR) memangkas waktu pencarian dokumen dari berjam-jam menjadi hitungan detik.
- Proses digitalisasi meliputi pemilahan, pemindaian, pengindeksan nama file, hingga pemilihan media penyimpanan yang tepat.
Sulit rasanya jika atasan meminta dokumen penting saat Anda sedang bekerja dari rumah atau dinas luar kota, sementara berkas fisiknya tertinggal di lemari kantor. Keterbatasan akses fisik seperti ini membuat alur kerja menjadi kaku dan respon terhadap kebutuhan klien atau manajemen jadi terlambat.
Transformasi ke arah arsip digital memungkinkan Anda mengakses data perusahaan dari mana saja dengan aman dan terkendali. Berikut adalah langkah-langkah praktis untuk memulai transisi kantor Anda menuju sistem kerja yang lebih fleksibel dan efisien.
Apa Itu Arsip Digital?
Arsip digital adalah sistem pengelolaan dokumen yang mengubah format fisik (kertas) menjadi data elektronik yang tersimpan rapi dalam komputer atau penyimpanan berbasis internet (cloud). Namun, Anda perlu ingat selain memotret dokumen dan menyimpannya di folder.
Arsip dokumen juga sebuah sistem manajemen yang utuh. Artinya, proses ini mencakup bagaimana Anda memindai (scanning), memberi nama (indexing), hingga mengatur siapa saja yang boleh membuka file tersebut. Tujuannya agar dokumen memiliki kekuatan bukti yang sama, aman, dan mudah Anda temukan kembali (retrieval) kapan pun dibutuhkan.
Perbedaan utamanya dengan arsip konvensional sangat terasa pada efisiensi:
- Arsip Konvensional: Membutuhkan ruang fisik luas, rentan rusak dimakan rayap atau lembap, dan proses pencariannya memakan waktu lama (manual).
- Arsip Digital: Hemat ruang (cukup hard disk atau cloud), awet selamanya, dan pencarian dokumen hanya butuh waktu beberapa detik cukup dengan mengetik kata kunci.
Mengapa Perusahaan Anda Wajib Beralih ke Arsip Digital?
Banyak perusahaan masih ragu beralih karena merasa “sudah nyaman” dengan kertas. Padahal, manfaat arsip digital jauh lebih besar daripada sekadar urusan hemat kertas. Sebagai berikut:
- Keamanan Data dari Bencana: Kertas bisa habis terbakar atau hancur menjadi bubur karena banjir. Jika Anda menyimpan arsip digital di cloud, data bisnis Anda tetap aman dan bisa dipulihkan kembali (restore) meskipun kantor fisik mengalami kerusakan total.
- Kecepatan Temu Kembali (Retrieval Speed): Ini keunggulan yang paling terasa. Dengan fitur Optical Character Recognition (OCR) Anda bisa mencari dokumen berdasarkan kata-kata yang ada di dalam isinya, bukan cuma dari judul filenya. Stres mencari dokumen terselip di tumpukan binder pun hilang.
- Efisiensi Biaya Operasional: Anda bisa memangkas anggaran rutin untuk pembelian kertas, tinta printer, map, hingga biaya sewa gudang arsip yang makin mahal.
- Akses Fleksibel (Remote Work): Tim HR atau Legal bisa mengakses kontrak dan data karyawan dari mana saja. Hal ini sangat mendukung pola kerja remote atau hybrid yang kini makin umum.
- Memudahkan Proses Audit: Saat auditor eksternal datang, Anda cukup memberikan akses ke folder digital yang rapi. Rekam jejak menjadi jelas dan bukti transaksi tidak akan hilang atau tercecer.
Baca Juga: Cara Membuat Tanda Tangan Digital yang Sah dan Mudah
Contoh Arsip Digital dalam Dunia Kerja
Penerapan jenis jenis arsip digital bisa Anda temukan di hampir semua lini operasional kantor. Berikut beberapa contoh dokumen yang umum didigitalisasi:
- Departemen Keuangan: Invoice (faktur) penjualan, bukti transfer bank, laporan pajak (e-Filing), dan kuitansi pengeluaran operasional.
- Departemen HRD (Personalia): Slip gaji elektronik, kontrak kerja karyawan (PKWT/PKWTT), formulir cuti, dan database BPJS Ketenagakerjaan.
- Departemen Legal: Salinan akta pendirian perusahaan, MoU kerja sama, surat perjanjian sewa, dan dokumen HAKI.
- Administrasi Umum: Surat masuk dan keluar, notulen rapat, serta proposal penawaran harga.
Tahapan Cara Membuat dan Mengelola Arsip Digital
Membuat sistem arsip digital tidak harus rumit. Anda bisa memulainya secara bertahap agar tidak kewalahan. Berikut panduan cara mengelola arsip digital agar hasilnya rapi dan efektif:
1. Pemilahan Dokumen (Sorting)
Langkah pertama, jangan memindai semua kertas yang ada di meja. Pisahkan antara dokumen penting (arsip aktif/inaktif) dengan dokumen sampah yang sudah kedaluwarsa. Pastikan Anda hanya memproses dokumen yang memiliki nilai guna.
2. Alih Media (Scanning)
Lakukan pemindaian dokumen fisik menggunakan scanner atau aplikasi mobile scanner berkualitas. Pastikan resolusi minimal 300 dpi agar tulisan terbaca jelas, dan simpan dalam format PDF agar isinya tidak mudah berubah.
3. Indexing (Pemberian Nama & Kategori)
Ini adalah tahap paling krusial. Hindari menyimpan file dengan nama bawaan mesin seperti “Scan_001.pdf“. Buatlah standar penamaan yang seragam agar semua orang mudah mencarinya.
- Contoh Format: Tahun_Bulan_JenisDokumen_NamaKlien
- Hasil: 2024_01_KontrakKerja_PTMajuJaya.pdf
4. Penyimpanan (Storing)
Susun folder di komputer atau cloud storage Anda layaknya lemari arsip fisik. Buat hierarki folder yang logis, misalnya berdasarkan Divisi, lalu Tahun, kemudian Jenis Dokumen.
5. Back-up Rutin
Selalu buat salinan cadangan. Jika data utama ada di laptop, pastikan Anda juga menyimpan salinannya (backup) di hard disk eksternal atau cloud.
Baca Juga: Administrasi Digital: Manfaat dan Contoh Penting Bagi Bisnis
Tips Memilih Media Penyimpanan Arsip yang Aman
Berikut lima tips cerdas memilih penyimpanan arsip digital yang sering terlewat:
- Pastikan Lokasi Server di Indonesia (Data Residency): Pilih penyedia yang memiliki data center lokal. Ini penting untuk mematuhi regulasi perlindungan data (UU PDP) dan memastikan akses dokumen lebih cepat tanpa harus “melintas” ke server luar negeri.
- Cek Kemudahan Migrasi Data (Anti Vendor Lock-in): Pikirkan jalan keluar sebelum masuk. Pastikan sistem memungkinkan Anda mengunduh (export) seluruh data dengan mudah jika suatu hari Anda ingin berhenti berlangganan. Jangan sampai data bisnis tersandera.
- Wajib Memiliki Fitur Audit Trail: Keamanan bukan cuma soal password. Pilih sistem yang mencatat rekam jejak digital secara otomatis: siapa yang melihat, mengedit, atau menghapus dokumen. Ini sangat berguna untuk investigasi internal jika terjadi kebocoran.
- Prioritaskan Pencarian Cerdas (OCR): Penyimpanan besar percuma jika isinya sulit dicari. Pilih media yang mendukung teknologi Optical Character Recognition (OCR), sehingga Anda bisa mencari dokumen dengan mengetik isi teks di dalamnya, bukan hanya nama filenya.
- Standar Sertifikasi Keamanan (ISO 27001): Jangan hanya percaya klaim “Aman dan Terpercaya”. Cek apakah penyedia layanan sudah mengantongi sertifikasi ISO 27001. Ini adalah bukti valid bahwa mereka memiliki prosedur ketat dalam menjaga kerahasiaan data Anda.
Baca Juga: Apa Itu Digitalisasi Arsip? Tujuan, Contoh, dan Langkahnya
Masalah file tertinggal di laci kantor saat Anda harus dinas luar atau work from home kini tidak perlu terjadi lagi. Dengan penerapan arsip digital yang rapi, Anda memegang kendali penuh atas informasi perusahaan tanpa terikat lokasi fisik, sehingga keputusan bisnis bisa diambil lebih cepat dan kolaborasi tim menjadi jauh lebih lincah.
Pastikan kemudahan akses ini berjalan beriringan dengan keamanan dan legalitas yang kuat. Anda bisa melengkapi ekosistem digital kantor dengan Mekari Sign untuk kebutuhan tanda tangan elektronik yang sah dan patuh regulasi. Temukan juga berbagai panduan produktivitas lainnya di blog Mekari Sign agar transisi digital Anda makin maksimal.
Ingin dokumen digital Anda tetap sah di mata hukum tanpa ribet print-scan ulang?
Referensi
- Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
- Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia
