- Bukti transaksi adalah dokumen utama untuk menjelaskan keluar masuk uang dalam kegiatan bisnis.
- Dokumen ini Anda pakai untuk memastikan pencatatan, audit, dan pelaporan berjalan akurat.
- Jenis bukti transaksi terbagi dua yaitu internal dan eksternal.
- Contohnya meliputi kwitansi, faktur, cek, nota debet, memo, dan bukti pembayaran digital.
Anda mungkin pernah diminta kumpulkan bukti pembayaran saat laporan bulanan hampir selesai, lalu mendadak sadar beberapa dokumen tercecer atau tampil dalam format berbeda sehingga pengecekan terasa berat. Kondisi ini sering muncul ketika transaksi bergerak cepat sementara penyimpanan dokumen belum rapi.
Jika itu yang Anda alami, panduan ini dapat membantu Anda memahami dasar bukti transaksi dan cara mengenalinya dengan lebih sederhana, sebagai berikut.
Apa Itu Bukti Transaksi?
Bukti transaksi adalah dokumen yang menjelaskan kegiatan keuangan suatu bisnis seperti pembelian, pembayaran, penjualan, atau penerimaan kas. Anda memakai dokumen ini untuk memastikan setiap transaksi punya catatan yang jelas dan dapat diperiksa kapan saja.
Biar tidak bingung, anggap saja bukti transaksi sebagai “jejak” yang membantu Anda menelusuri apa yang terjadi pada keuangan perusahaan.
Dokumen ini penting karena Anda butuh penjelasan yang kuat saat laporan keuangan masuk proses audit. Jadi, ketika auditor bertanya tentang asal suatu angka, Anda tinggal menunjukkan bukti transaksi yang relevan.
Jenis Bukti Transaksi yang Umum Anda Temui
Topik ini sering bikin bingung karena banyak jenis dokumen yang fungsinya mirip. Supaya alurnya jelas, gambaran umumnya sebagai berikut.
1. Bukti transaksi internal
Kelompok ini muncul dari aktivitas rutin dalam area perusahaan. Anda memakainya saat mencatat arus kas internal, instruksi pencatatan, atau penyesuaian seperti penyusutan. Semua proses berlangsung antar tim tanpa campur pihak luar. Formatnya sederhana agar pencatatan tetap lancar.
2. Bukti transaksi eksternal
Kelompok ini muncul saat perusahaan berhubungan dengan supplier, pelanggan, bank, atau mitra lain. Formatnya lebih formal karena terkait pajak dan aturan hukum. Faktur, kwitansi, nota, cek, bilyet giro, lalu rekening koran membantu Anda mencatat transaksi kredit, tunai, retur, sampai verifikasi saldo kas pada bank.
Fungsi Bukti Transaksi untuk Bisnis
Anda memakai bukti transaksi untuk menyusun laporan keuangan yang dapat dipercaya. Berikut ini adalah fungsinya:
- Validasi transaksi: Anda memastikan setiap transaksi benar-benar terjadi.
- Dasar pencatatan: mencatat transaksi sesuai nomor, tanggal, dan nilai di bukti transaksi.
- Dokumen audit: mempermudah tim audit karena bukti transaksi menjelaskan kronologi transaksi dengan cepat.
- Pengendalian internal: menjaga alur perubahan kas agar tetap jelas dan dapat ditelusuri.
Kepatuhan: mendukung kepatuhan ke regulasi dan standar pencatatan yang berlaku.
Macam-macam Bukti Transaksi dan Contohnya
Bagian ini membantu Anda memahami contoh bukti transaksi yang sering muncul dalam kegiatan operasional.
1. Nota Kredit
Saat Anda mengembalikan barang karena rusak atau tidak cocok, maka tindakan tersebut akan diarsipkan oleh penjual dalam nota kreditnya. Tujuan dari bukti ini adalah sebagai tanda bahwa penjual sudah menerima pengembalian barang dan permintaan pengurangan harga dari pembeli.
Dok. Krishand
2. Nota Debit
Nota debit adalah dokumen yang berfungsi untuk melaporkan ketidakcocokan barang yang Anda terima ke penjual. Nota ini ditulis oleh pembeli dan isinya mengenai pemberitahuan nominal harga yang harus penjual kembalikan.
-
Dok. hashmicro
3. Nota Kontan
Nota kontan adalah dokumen yang penjual keluarkan untuk pembeli atas penjualan barang secara tunai (kontan). Biasanya, nota ini dibuat dengan salinan dua rangkap, di mana nota asli untuk pembeli, sedangkan salinannya untuk penjual sebagai arsip.
Dok. Tongbos
4. Faktur atau Invoice
Faktur atau invoice adalah dokumen yang menjelaskan mengenai barang yang dijual, seperti jumlah dan harganya. Dokumen ini penjual keluarkan untuk pembeli, dan berfungsi agar pembeli bisa meneliti barang yang sudah ia beli. Pada gambar di atas merupakan salah satu contoh invoice tagihan pembayaran yang sudah terisi lengkap.
Oh ya, bila invoice Anda memiliki transaksi bernilai lebih dari 5 juta rupiah, maka wajib dibubuhkan Meterai sesuai ketentuan PP No. 86 Tahun 2021, termasuk apabila menggunakan invoice digital. Pembayaran bea meterai pada invoice digital dapat melalui pembubuhan meterai elektronik.
Pelajari cara beli dan pembubuhan meterai elektronik di sini
Dok. cermati
5. Kuitansi
Kuitansi adalah bukti transaksi tanda terima uang atau bukti bahwa pihak lain telah menerima sejumlah uang. Kuitansi ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang dan diserahkan ke pihak yang melakukan pembayaran.
Dok. Jurnal
6. Cek
Cek adalah perintah pembayaran agar suatu bank membayarkan sejumlah uang sesuai jumlah yang tertulis ke pihak yang membawa cek tersebut. Biasanya, cek terdiri dari dua bagian, yaitu bagian sebelah kiri sebagai arsip pihak yang mengeluarkan, sedangkan bagian kanan untuk pihak penerima pembayaran.
Dok. BI.go.id
7. Bilyet Giro
Bilyet giro adalah surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah, ke rekening penerima yang namanya tercantum di bilyet giro tersebut. Bisa berlaku untuk bank yang sama maupun bank lainnya.
Dok. Mekari Jurnal
8. Memo
Memo merupakan salah satu bukti transaksi yang dikeluarkan pimpinan atau orang yang berwenang dalam suatu perusahaan. Bukti ini sangat singkat dan berisi maksimal 10 baris kata. Contoh dari transaksi memo adalah seperti gambar terlampir.
Dok. Scribd
Apabila dokumen berbentuk soft file dan ingin menjadi bukti transaksi yang kuat, Anda dapat membubuhkan tanda tangan digital pada internal memo tersebut. Saat ini telah banyak tersedia beragam software ttd digital baik offline maupun online. Namun pastikan software tersebut telah tersertifikasi resmi agar dokumen tersebut memiliki kekuatan hukum yang kuat.
9. Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar adalah bukti pengeluaran uang yang dilakukan oleh perusahaan di suatu transaksi. Biasanya, untuk membayar biaya peralatan, perlengkapan, dan semua hal yang kantor Anda butuhkan.
Dok. kledo
10. Bukti Kas Masuk
- Bukti kas masuk adalah dokumen yang memuat tentang penerimaan uang (kas) untuk perusahaan. Biasanya, bukti ini hanya dipakai oleh pihak internal perusahaan dan sebagai arsip ke depannya. Contohnya berupa uang tunai yang konsumen bayarkan, seperti cicilan, bunga, dan sebagainya.
Dok. adminmuda
11. Bukti Setoran Bank
Bukti setoran bank adalah slip setoran yang bank berikan ke nasabah saat menyetorkan sejumlah uang ke rekeningnya. Fungsi utama dari bukti transaksi ini adalah bila terjadi selisih kas di bank, maka slip ini bisa membuktikan mana yang benar.
Dok. Dalilah
12. Rekening Koran
- Rekening koran adalah bukti mutasi yang dicatat oleh bank atas segala transaksi yang nasabah lakukan. Fungsinya, sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut nasabah dan saldo kas menurut bank.
-
Dok. Kompas
Cara Memvalidasi Bukti Transaksi agar Lolos Audit
Panduan ini cocok untuk siapa pun yang ingin memastikan bukti transaksi rapi, sah, dan mudah diverifikasi auditor dari tahap awal.
1. Cek identitas dari pemberi transaksi
Pastikan nama bisnis, alamat, kontak, serta stempel muncul jelas pada setiap bukti supaya sumber transaksi terbaca tanpa ragu; nota kosong atau minim info sebaiknya Anda singkirkan sejak awal.
2. Cocokkan tanggal dan nomor seri
Periksa tanggal transaksi agar sesuai periode pencatatan, lalu lihat urutan nomor serinya untuk memastikan alurnya runtut tanpa loncatan yang bikin auditor mempertanyakan kronologinya.
3. Hitung ulang nilai transaksi
Periksa kembali harga satuan, kuantitas, total, serta PPN sebelas persen supaya tidak ada selisih angka yang bisa mengganggu rekonsiliasi; langkah sederhana ini sering menyelamatkan proses audit.
4. Verifikasi otorisasi pada dokumen
Lihat tanda tangan, paraf, atau stempel yang menunjukkan persetujuan resmi; kalau bukti digital, pastikan tanda tangan elektroniknya tersertifikasi agar transaksi bernilai besar tetap aman.
5. Cek kewajiban meterai
Terapkan meterai sepuluh ribu untuk nilai transaksi lebih lima juta supaya bukti siap digunakan saat sengketa; kalau Anda butuh proses lebih cepat, gunakan e-Meterai agar dokumen langsung terbaca sah oleh auditor.
Baca Juga: 8 Contoh Surat Penagihan Berbagai Jenis, Terlengkap!
Bukti transaksi adalah dokumen dasar yang membantu Anda menjelaskan arus uang secara jelas. Dokumen yang rapi memberi Anda kemudahan saat audit, pelaporan, dan pengendalian internal. Anda juga lebih siap mengambil keputusan bisnis karena setiap transaksi punya penjelasan yang dapat ditelusuri.
Jika Anda ingin pengelolaan dokumen yang lebih aman, Anda bisa memakai solusi dari Mekari Sign untuk tanda tangan elektronik maupun e-Meterai. Anda juga bisa membaca panduan lain di blog Mekari Sign supaya proses administrasi Anda berjalan lebih cepat.
Pakai fitur tanda tangan digital dari mekari Sign untuk transaksi harian Anda
