- Surat permintaan penawaran (RFQ) adalah dokumen resmi untuk meminta rincian produk dan harga dari calon penjual.
- Dokumen ini berperan sebagai alat strategis untuk membandingkan penawaran dan negosiasi.
- Struktur surat permintaan penawaran mencakup kop surat, perihal, rincian produk, dan tenggat waktu respons.
- Surat ini juga berfungsi sebagai dokumentasi legal yang mengikat dan landasan untuk menjalin hubungan bisnis.
Anda berencana melakukan pengadaan barang atau jasa untuk perusahaan? Langkah pertama yang tepat adalah mengirimkan surat permintaan penawaran. Mengirimkan surat ini kepada beberapa vendor potensial adalah cara cerdas untuk memastikan mendapatkan harga, kualitas, dan layanan terbaik sebelum membuat keputusan pembelian.
Untuk itu, artikel ini akan memandu memahami definisi dasar hingga mengadopsi contoh-contoh praktis sesuai kebutuhan Anda, sebagai berikut.
Apa Itu Surat Permintaan Penawaran?
Surat permintaan penawaran atau Request for Quotation (RFQ) adalah dokumen resmi dari calon pembeli kepada penjual untuk meminta informasi produk atau layanan. Isi surat biasanya mencakup harga, katalog, spesifikasi, serta syarat transaksi.
Penggunaan RFQ ini menunjukkan keseriusan pembeli sekaligus memudahkan penjual memberi penawaran yang sesuai kebutuhan bisnis Anda.
- Surat permintaan penawaran (RFQ): pembeli menyusun dokumen untuk meminta detail harga, spesifikasi, atau syarat produk/jasa.
- Surat penawaran: penjual menyusun dokumen untuk menawarkan produk/jasa, biasanya sebagai balasan atas RFQ.
Fungsi Surat Permintaan Penawaran bagi Bisnis
Surat permintaan penawaran (RFQ) berperan penting dalam proses pengadaan. Berikut fungsi utamanya bagi perusahaan:
- Mendukung keputusan pengadaan: RFQ memberi data harga, spesifikasi, dan layanan dari beberapa pemasok sehingga perusahaan dapat memilih lebih objektif.
- Dasar negosiasi: Detail kuantitas dan spesifikasi dalam RFQ memperkuat posisi perusahaan saat meminta diskon atau penyesuaian harga.
- Dokumentasi resmi: RFQ berfungsi sebagai bukti komunikasi awal yang tercatat dan tersimpan sebagai arsip untuk audit atau penyelesaian sengketa.
- Membangun hubungan bisnis: Pengiriman RFQ menunjukkan profesionalisme perusahaan sekaligus meningkatkan kepercayaan calon pemasok.
Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Barang Resmi Berbagai Keperluan, Terlengkap!
Cara Membuat Surat Permintaan Penawaran yang Efektif
Menyusun surat permintaan penawaran yang efektif memerlukan pemahaman format dan struktur yang benar, sebagai berikut:
1. Tentukan Tujuan dan Penerima
Sebelum menulis, pahami dulu kebutuhan perusahaan Anda. Apakah ingin meminta penawaran harga, layanan, atau keduanya. Tuliskan surat dengan tujuan jelas dan arahkan kepada pihak berwenang, misalnya manajer pengadaan atau sales di perusahaan pemasok. Langkah ini menghindari surat salah alamat atau terabaikan.
2. Gunakan Format Baku
Struktur surat resmi wajib konsisten agar penerima mudah paham dan sesuai standar administrasi. Format surat permintaan penawaran yang efektif meliputi:
- Kop surat perusahaan dengan logo dan alamat lengkap
- Nomor surat, tanggal, dan perihal untuk identifikasi dokumen
- Nama serta alamat penerima yang jelas
- Isi surat berupa pembuka, uraian kebutuhan, dan penutup
- Tanda tangan pejabat berwenang
Format ini juga membantu surat terlihat profesional dan meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata calon pemasok.
3. Tuliskan Informasi Detail
Jelaskan kebutuhan Anda dengan spesifik. Sertakan jumlah produk, tipe atau spesifikasi, batas waktu pengiriman, dan metode pembayaran yang. Informasi detail membuat pemasok lebih mudah memberi penawaran yang sesuai. Menurut praktik terbaik dalam pengadaan, detail teknis yang lengkap sering menurunkan risiko salah kirim atau salah harga.
4. Gunakan Bahasa Formal dan Jelas
Tulis surat dengan bahasa Indonesia baku sesuai PUEBI. Hindari singkatan yang tidak resmi atau gaya bahasa santai. Gunakan kalimat langsung dan ringkas agar penerima tidak salah tafsir. Gaya formal ini juga menjadi bukti bahwa perusahaan Anda serius dalam menjalin kerja sama.
5. Tambahkan Tanda Tangan Resmi
Akhiri surat dengan tanda tangan pejabat yang memiliki wewenang. Untuk dokumen digital, gunakan tanda tangan digital agar memiliki kekuatan hukum sesuai Undang-Undang ITE. Hal ini menunjukkan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi dan memperkuat validitas surat permintaan penawaran Anda.
Tanda tangan digital yang tersertifikasi oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) terakui secara sah dalam Undang-Undang ITE. Dengan sertifikasi tersebut, dokumen perusahaan tidak sekadar memiliki kekuatan hukum, tetapi juga terjamin integritas dan autentikasinya. Hal ini penting untuk melindungi bisnis dari risiko pemalsuan tanda tangan maupun penyalahgunaan dokumen.
- Berikan tenggat waktu yang jelas di awal surat, misalnya ‘Kami harapkan penawaran Anda paling lambat tanggal 15 Desember 2024’.
- Sertakan rincian produk yang sangat spesifik untuk menghindari miskomunikasi.
- Sebutkan kriteria evaluasi Anda, apakah itu harga, kualitas, atau waktu pengiriman, sehingga pemasok dapat menyesuaikan penawaran mereka.
Baca Juga: 14 Contoh Surat Pengadaan Berbagai Kebutuhan, Terlengkap!
Contoh Surat Permintaan Penawaran Sesuai Kebutuhan Bisnis
Berikut adalah kumpulan contoh surat permintaan penawaran yang dapat sesuai dengan berbagai kebutuhan bisnis.
Contoh Surat Permintaan Penawaran Harga Umum
Surat ini adalah template umum untuk meminta daftar harga dan detail produk.
KOP SURAT PERUSAHAAN
[NAMA PERUSAHAAN ANDA]
[Alamat Lengkap Perusahaan Anda]
Telp. [Nomor Telepon] | Email: [Alamat Email Resmi]
[Tempat], [Tanggal]
Nomor   : [Nomor Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran, jika ada]
Perihal   : Permintaan Penawaran Harga
Kepada Yth.
[Bapak/Ibu Nama Penerima]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan Tujuan]
[Alamat Lengkap Perusahaan Tujuan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan [jenis barang/jasa] di perusahaan kami, dengan ini kami mengajukan permintaan penawaran harga kepada [Nama Perusahaan Tujuan]. Kami mohon Bapak/Ibu dapat menyampaikan penawaran yang memuat informasi sebagai berikut:
- Daftar harga barang/jasa
- Spesifikasi teknis dan katalog produk
- Syarat pembayaran
- Estimasi waktu pengiriman
Penawaran dapat mengirimkan ke alamat email: [alamat email pengirim] atau ke kantor kami paling lambat pada [batas waktu].
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(…………………………………)
[Nama Lengkap Pengirim]
[Jabatan]
[Cap/Stampel Perusahaan]
Contoh Surat Permintaan Penawaran Produk (makanan)
Perusahaan mengajukan surat permintaan penawaran produk makanan untuk mengetahui harga dan kualitas dari pemasok.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Permintaan Penawaran Barang & Peralatan
Bagian administrasi mengirim surat permintaan penawaran peralatan kantor atau ATK agar bisa membandingkan harga dari beberapa pemasok.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Permintaan Penawaran Hotel & Akomodasi
Sekolah membuat surat permintaan penawaran hotel untuk mendapatkan rincian biaya study tour.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Permintaan Penawaran Jasa
Perusahaan menyampaikan surat permintaan penawaran jasa untuk mengetahui biaya dan syarat kerja sama dari penyedia layanan.
Dok. Mekari Sign
Contoh Surat Permintaan Penawaran dalam Bahasa Inggris
Perusahaan membuat surat permintaan penawaran dalam bahasa Inggris untuk menjalin kerja sama dengan mitra internasional.
Sumber Gambar: Scribd
Baca Juga: 17 Contoh Surat Pesanan Barang Berbagai Jenis, Terlengkap!
Tips Anti lupa Saat Mengurus Surat Permintaan Penawaran
Agar surat permintaan penawaran (RFQ) lebih efektif, ada beberapa hal yang sering terlupakan saat penyusunannya. Perhatikan poin berikut:
- Sertakan tenggat waktu balasan: Tuliskan batas waktu vendor mengirim penawaran agar proses pengadaan tidak molor.
- Cantumkan kriteria evaluasi: Jelaskan faktor yang prioritas, misalnya harga terbaik, kualitas produk, atau kecepatan pengiriman. Dengan begitu vendor tahu standar yang harus terpenuhi.
- Gunakan format nomor surat konsisten: Penomoran rapi memudahkan pelacakan arsip RFQ, terutama saat melibatkan banyak vendor.
- Pisahkan kebutuhan utama dan opsional: Bedakan item wajib dengan permintaan tambahan agar vendor memberi penawaran lebih akurat.
- Periksa ulang data teknis: Pastikan spesifikasi benar melalui review internal sebelum surat terkirim, sehingga vendor tidak salah menyiapkan penawaran.
Baca Juga: 7 Contoh Surat Permintaan Barang yang Benar, Terbaru!
Artikel ini telah membahas contoh surat permintaan penawaran lengkap dengan format dan template yang siap. Dengan mengikuti struktur resmi yang jelas, Anda dapat menyusun dokumen yang rapi, profesional, dan efektif dalam menjalin komunikasi bisnis.
Untuk pengelolaan dokumen yang lebih praktis, manfaatkan layanan digital dari Mekari Sign Mekari Sign. Anda juga dapat membaca panduan lain di blog Mekari Sign blog Mekari Sign untuk memperdalam wawasan seputar dokumen bisnis, hukum, dan manajemen perusahaan.
Upgrade Proses Bisnis Anda dengan e-Meterai Resmi dari Mekari Sign
