- Legalisir mengesahkan salinan dokumen agar sah untuk keperluan pendidikan, kerja, atau hukum.
- Dasar hukum meliputi Permenkumham No. 19/2020, Permendikbud No. 11/2014, dan UU No. 2/2014.
- Pemohon menyiapkan dokumen asli, salinan, identitas, surat kuasa, serta bukti pembayaran.
- Masa berlaku legalisir bergantung kebutuhan lembaga, umumnya 6 bulan–1 tahun.
Guru dan staf tata usaha sering menerima permintaan legalisir raport dari siswa yang melanjutkan pendidikan. Proses legalisir raport memberi validitas pada fotokopi dokumen agar setara dengan aslinya. Banyak siswa belum memahami tanggung jawab maupun tahapan yang perlu mereka jalankan.
Untuk membantu siswa menyiapkan dokumen dengan benar, simak penjelasan lengkap tentang fungsi serta cara kerja legalisir pada bagian berikut.
Apa itu Legalisir?
Legalisir adalah proses pemberian cap stempel basah dan tanda tangan pejabat berwenang pada salinan dokumen untuk menegaskan kesesuaian dengan berkas asli. Tujuan legalisir memastikan salinan dokumen memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen resmi, terutama untuk keperluan pendidikan, kerja, atau administrasi publik.
Jenis dokumen yang umum melalui proses legalisir mencakup ijazah, raport, dan SKL. Fotokopi legalisir berfungsi sebagai bukti keaslian, sementara ijazah legalisir membantu lembaga penerima menilai validitas data akademik Anda.
Dasar Hukum Legalisir Dokumen Resmi
Beberapa regulasi Indonesia mengatur legalisir dokumen, mulai dari jenis berkas, kewenangan pejabat, hingga alur pelaksanaan, sebagai berikut:
Permenkumham Nomor 19 Tahun 2020
- Mengatur pengesahan tanda tangan pejabat pada dokumen resmi.
- Berlaku untuk dokumen asal dalam negeri maupun luar negeri.
- Permohonan berlangsung melalui sistem elektronik situs Ditjen AHU.
Permendikbud Nomor 11 Tahun 2014
- Menetapkan pengesahan fotokopi ijazah serta sertifikat profesi oleh institusi penerbit.
- Pejabat berwenang mencakup dekan, wakil ketua, atau wakil direktur akademik.
UU Nomor 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris
- Memberi kewenangan notaris untuk melakukan legalisasi dokumen di bawah tangan melalui pencatatan resmi.
- Legalisasi memberikan kekuatan hukum terhadap dokumen non-notariil.
Permendagri Nomor 104 Tahun 2019
- Menetapkan bahwa dokumen kependudukan digital bertanda tangan elektronik tidak memerlukan legalisir tambahan.
Baca juga: Pemalsuan Dokumen: Bagaimana Hukumnya di Indonesia?
Perbedaan Legalisir, Legalisasi, dan Waarmerking
Tiga istilah ini sering muncul dalam proses pengesahan dokumen. Setiap istilah memiliki fungsi, kewenangan, serta tujuan berbeda sesuai konteks hukum dan administrasi.
| Istilah | Definisi | Proses | Lembaga Berwenang | Tujuan | Masa Berlaku |
| Legalisir | Pengesahan salinan dokumen oleh lembaga penerbit asli | Petugas membubuhkan cap dan tanda tangan pada fotokopi setelah menyesuaikan dengan dokumen asli | Sekolah, universitas, dinas terkait | Menjamin kesesuaian salinan dengan dokumen asli | Umumnya 6 bulan–1 tahun tergantung kebijakan lembaga |
| Legalisasi | Pengesahan tanda tangan pejabat untuk keperluan antarnegara | Permohonan dilakukan melalui sistem elektronik resmi lembaga terkait | Kemenkumham | Menjamin keabsahan tanda tangan pejabat dalam dokumen resmi | Berlaku sesuai ketentuan negara tujuan |
| Waarmerking | Pencatatan akta di bawah tangan agar memperoleh kekuatan hukum | Notaris mencatat dokumen dalam buku repertorium dan memberi tanda pengesahan | Notaris | Memberikan kekuatan pembuktian hukum pada dokumen pribadi | Berlaku tanpa batas selama isi dokumen tetap relevan |
Baca juga: 15 Contoh Surat Kuasa: Definisi, Jenis, dan Cara Membuatnya
Jenis Dokumen yang Bisa Dilegalisir
Berikut jenis dokumen yang memerlukan legalisir untuk keperluan pendidikan, hukum, pekerjaan, dan administrasi internasional.
- Dokumen pendidikan: ijazah, transkrip nilai, sertifikat profesi, raport, dan surat keterangan lulus (SKL).
- Dokumen kependudukan: KTP, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Akta Kematian, dan Kartu Identitas Anak (KIA).
- Dokumen hukum dan keamanan: SKCK, surat perjanjian, surat kuasa, serta dokumen hukum lain yang memerlukan pengesahan resmi.
- Dokumen kerja dan kepegawaian: surat perjanjian kerja, surat pengalaman kerja, dan berkas administratif pegawai.
- Dokumen perjalanan dan imigrasi: paspor, visa, serta surat keterangan keimigrasian.
Baca juga: Contoh Surat Pernyataan Bermaterai yang Sah dan Tepat
Syarat Legalisir Dokumen
Pemohon menyiapkan dokumen lengkap agar legalisir ijazah, raport, atau SKL berlangsung lancar. Berikut syarat umum legalisir dokumen:
- Dokumen asli: Terbit dari lembaga resmi seperti sekolah, universitas, atau instansi pemerintah.
- Fotokopi dokumen: Berfungsi sebagai bahan pencocokan selama proses legalisir.
- Identitas diri: Gunakan KTP, paspor, atau kartu identitas lain yang masih berlaku.
- Surat kuasa bermeterai: Berlaku saat pihak lain mewakili pemilik dokumen untuk legalisir ijazah atau raport.
- Formulir permohonan legalisir: Setiap lembaga memiliki format manual atau elektronik sesuai kebijakan internal.
- Bukti pembayaran resmi: Menunjukkan pelunasan biaya administrasi legalisir.
- Permintaan tertulis: Umum untuk dokumen seperti sertifikat profesi atau ijazah universitas.
Prosedur Legalisir Dokumen
Legalisasi dokumen memastikan tanda tangan pejabat sah dan tervalidasi hukum. Berikut langkah legalisir dokumen:
1. Menentukan Tujuan Penggunaan
Tentukan tujuan penggunaan dokumen:
- Luar negeri anggota Apostille: ajukan lewat apostille.ahu.go.id
- Luar negeri non-Apostille: lakukan legalisasi berjenjang lewat Kemenkumham, Kemlu, serta kedutaan
- Dalam negeri: urus lewat instansi penerbit atau notaris
2. Menyiapkan Dokumen
Pastikan seluruh berkas lengkap, meliputi:
- Dokumen asli dan salinan
- Identitas (KTP atau paspor)
- Surat kuasa (bila pihak lain mewakili)
- Terjemahan tersumpah (jika perlu)
- Bukti pembayaran legalisasi
3. Menentukan Jalur dan Metode
Pilih metode legalisasi:
- Manual: serahkan langsung ke kantor instansi
- Digital: ajukan lewat sistem daring pemerintah
Metode digital lebih efisien karena proses berlangsung tanpa tatap muka serta mendukung tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Baca juga: Apa Itu Audit Trail? Ini Pengertian, Jenis & Dasar Hukumnya!
Masa Berlaku Legalisir
Masa berlaku legalisir menyesuaikan kebijakan lembaga dan tujuan penggunaan dokumen. Umumnya berlaku dalam jangka tertentu untuk menjaga keabsahan. Berikut acuan umum:
- Administratif seperti beasiswa, lamaran kerja, atau CPNS: 6 bulan sampai 1 tahun sejak tanggal pengesahan
- Keperluan luar negeri seperti studi atau migrasi: mengikuti ketentuan lembaga asing atau kedutaan, biasanya 3 bulan terakhir
- Dokumen pendidikan seperti ijazah dan transkrip nilai: tidak memiliki masa kedaluwarsa, tetapi lembaga penerima umumnya meminta legalisir terbaru
- Legalitas situasional: beberapa instansi mewajibkan legalisir ulang jika dokumen lama terasa tidak relevan atau valid
Baca Juga: Panduan Lengkap Tanda Tangan Elektronik di Indonesia
Itulah pembahasan mengenai legalisir dokumen, mulai dari jenis, tahapan, hingga perbedaan cara manual dan digital. Pastikan setiap dokumen sah secara hukum dengan mengikuti syarat serta alur yang sesuai.
Pelajari fitur lengkap di Mekari Sign dan temukan panduan terbaru seputar pengelolaan dokumen bisnis serta kepatuhan hukum melalui blog Mekari Sign.
Gunakan tanda tangan digital bersertifikat untuk dokumen legalisasi Anda!
Referensi
- Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Pemerintahan
- Peraturan Menteri Hukum dan HAM No. 19 Tahun 2020 tentang Syarat dan Tata Cara Legalisasi Dokumen Publik
- Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 11 Tahun 2014 tentang Legalisasi Ijazah dan Sertifikat
- Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris
