- Legalisir adalah proses pengesahan salinan dokumen oleh instansi resmi untuk membuktikan keasliannya, wajib untuk keperluan pendidikan, kerja, hingga administrasi luar negeri.
- Regulasi seperti Permenkumham No. 19/2020 dan Permendikbud No. 11/2014 mengatur tata cara legalisir sesuai jenis dokumen dan instansi penerbitnya.
- Tiga istilah utama yang perlu dibedakan: legalisir (salinan dokumen), legalisasi (tanda tangan pejabat), dan waarmerking (dokumen di bawah tangan via notaris).
- Legalisir bisa dilakukan manual atau digital tergantung kebutuhan; digital lebih efisien untuk dokumen resmi yang sudah ditandatangani elektronik dan berlaku sah tanpa hadir fisik.
Saat mengurus beasiswa, melamar kerja, atau menyelesaikan administrasi resmi, Anda mungkin diminta melegalisir dokumen seperti ijazah, KTP, atau akta kelahiran. Proses ini bertujuan memastikan dokumen yang Anda serahkan benar-benar asli dan diakui secara hukum. Meski sering diminta, banyak orang belum memahami apa itu legalisir, kapan dibutuhkan, dan siapa yang berwenang melakukannya.
Artikel ini akan membahas secara lengkap fungsi legalisir, pihak yang dapat melakukan legalisasi, hingga langkah-langkah yang perlu Anda ikuti.
Apa itu Legalisir?
Legalisir adalah proses mengesahkan salinan dokumen resmi dengan cap dan tanda tangan pejabat berwenang untuk membuktikan bahwa salinan tersebut sama persis dengan dokumen aslinya dan sah digunakan secara hukum. Proses ini berperan penting dalam berbagai keperluan administratif, mulai dari melanjutkan pendidikan, melamar pekerjaan, hingga mengurus dokumen ke luar negeri.
Beberapa dokumen yang sering dilegalisir antara lain ijazah, transkrip nilai, akta kelahiran, SKCK, dan dokumen resmi lainnya. Tanpa legalisir, salinan dokumen biasanya tidak diakui sebagai bukti resmi. Jadi, cap dan tanda tangan bukan hanya formalitas, melainkan bukti keaslian yang dibutuhkan oleh berbagai instansi dalam sistem birokrasi.
Dasar Hukum Legalisir di Indonesia
Di Indonesia, proses legalisir diatur dalam sejumlah regulasi yang menetapkan jenis dokumen yang bisa dilegalisir, siapa yang berwenang melakukannya, dan bagaimana prosedurnya:
- Permenkumham No. 19 Tahun 2020
- Legalisir dilakukan terhadap tanda tangan pejabat pada dokumen.
- Berlaku untuk dokumen dari dalam negeri ke luar negeri dan sebaliknya.
- Permohonan dilakukan secara elektronik melalui situs Ditjen AHU.
- Permendikbud No. 11 Tahun 2014
- Pengesahan fotokopi ijazah dan sertifikat profesi dilakukan oleh institusi pendidikan penerbit.
- Pejabat berwenang: dekan, wakil ketua, atau wakil direktur akademik.
- UU No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris
- Notaris dapat melegalisasi dokumen di bawah tangan melalui pencatatan resmi.
- Legalisasi memberi kekuatan hukum pada dokumen non-notariil.
- Permendagri No. 104 Tahun 2019
- Dokumen kependudukan digital yang ditandatangani secara elektronik tidak memerlukan legalisir tambahan.
Baca juga: Pemalsuan Dokumen: Bagaimana Hukumnya di Indonesia?
Tujuan Legalisir
Legalisir sering menjadi syarat wajib agar dokumen Anda diakui secara sah, baik untuk keperluan di dalam negeri maupun di luar negeri.
Legalisir bukan hanya formalitas, melainkan proses otentikasi yang menjamin keabsahan dokumen menurut hukum. Pada administrasi publik maupun penggunaan lintas negara, legalisir menjadi syarat penting agar dokumen dapat diakui secara sah, melindungi kepentingan pemilik dari potensi sengketa hukum atau administratif.
Berikut beberapa tujuan utama legalisir:
- Menjamin keaslian dokumen: Membuktikan bahwa salinan dokumen merupakan fotokopi sah dari dokumen asli.
- Memenuhi syarat hukum dan administratif: Diperlukan oleh instansi pemerintahan dan swasta untuk keperluan resmi.
- Kebutuhan penggunaan di luar negeri: Wajib untuk dokumen seperti ijazah, akta lahir, atau surat nikah agar diakui secara internasional.
- Syarat pendidikan dan pekerjaan: Diperlukan saat mendaftar sekolah, CPNS, beasiswa, atau kerja di dalam dan luar negeri.
- Perlindungan hukum dan validitas: Memberikan perlindungan bila terjadi pemalsuan atau sengketa administratif.
Baca juga: Cara Menjaga Dokumen Pribadi agar Tetap Aman dan Sah
Perbedaan Legalisir, Legalisasi, dan Waarmerking
Ketiga istilah ini sama-sama terkait pengesahan dokumen, tetapi berbeda dari segi makna, proses, dan pihak yang berwenang.
| Istilah | Definisi | Proses Utama | Pihak Berwenang | Tujuan |
|---|---|---|---|---|
| Legalisir | Pengesahan salinan dokumen oleh instansi penerbit | Fotokopi dicocokkan dengan dokumen asli lalu disahkan | Sekolah, universitas, dinas terkait | Memastikan salinan sama persis dengan aslinya |
| Legalisasi | Pengesahan tanda tangan pejabat untuk dokumen lintas negara | Pengajuan online ke instansi terkait | Kementerian Hukum dan HAM | Menjamin keabsahan tanda tangan pejabat |
| Waarmerking | Pencatatan akta di bawah tangan agar sah secara hukum | Notaris mencatat di buku repertorium | Notaris | Memberi kekuatan hukum pada dokumen di bawah tangan |
- Legalisir: Umum untuk ijazah, transkrip nilai, atau dokumen akademik lainnya.
- Legalisasi: Diperlukan untuk dokumen lintas yurisdiksi, seperti surat kuasa luar negeri atau dokumen bisnis.
- Waarmerking: Digunakan untuk pernyataan atau perjanjian pribadi agar memiliki kekuatan pembuktian hukum.
Baca juga: 15 Contoh Surat Kuasa: Definisi, Jenis, dan Cara Membuatnya
Jenis Dokumen yang Bisa Dilegalisir
Legalisir umumnya dibutuhkan untuk dokumen resmi yang akan digunakan dalam proses administrasi, hukum, atau keperluan internasional. Berikut jenis dokumen yang paling sering dilegalisir:
- Dokumen Pendidikan: Ijazah, transkrip nilai, sertifikat profesi, dan surat keterangan lulus
- Dokumen Kependudukan: KTP, Kartu Keluarga (KK), Akta Kelahiran, Akta Kematian, dan Kartu Identitas Anak (KIA)
- Dokumen Hukum dan Keamanan: SKCK, surat perjanjian, surat kuasa, dan dokumen hukum lainnya
- Dokumen Kerja dan Kepegawaian: Surat perjanjian kerja, surat pengalaman kerja, dan dokumen kepegawaian lainnya
- Dokumen Perjalanan dan Imigrasi: Paspor, visa, dan surat-surat keimigrasian
Baca juga: Contoh Surat Pernyataan Bermaterai yang Sah dan Tepat
Syarat Legalisir Dokumen
Agar proses legalisir dapat dilakukan dengan lancar, pemohon harus memenuhi sejumlah persyaratan administratif berikut:
- Dokumen Pendidikan: Meliputi ijazah, transkrip nilai, sertifikat profesi, dan surat keterangan lulus. Dokumen ini biasanya dilegalisir saat Anda mendaftar kuliah, mengikuti seleksi beasiswa, atau melamar pekerjaan yang mensyaratkan bukti pendidikan resmi.
- Dokumen Kependudukan: Seperti KTP, Kartu Keluarga (KK), akta kelahiran, akta kematian, dan Kartu Identitas Anak (KIA). Legalisir dokumen ini sering dibutuhkan untuk pendaftaran sekolah, pengajuan kredit, atau pengurusan administrasi keluarga.
- Dokumen Hukum dan Keamanan: Termasuk SKCK, surat perjanjian, surat kuasa, dan dokumen hukum lainnya. Proses legalisir memastikan dokumen tersebut sah dan dapat digunakan sebagai bukti di pengadilan atau proses hukum lainnya.
- Dokumen Kerja dan Kepegawaian: Seperti surat perjanjian kerja, surat pengalaman kerja, atau dokumen kepegawaian lainnya. Legalisir membantu memastikan dokumen ini valid saat melamar pekerjaan atau mengurus mutasi kerja.
- Dokumen Perjalanan dan Imigrasi: Mencakup paspor, visa, dan dokumen keimigrasian lain yang perlu dilegalisir untuk urusan perjalanan internasional atau pengajuan izin tinggal di luar negeri.
Prosedur Legalisir Dokumen
Legalisasi dokumen merupakan proses yang penting untuk memastikan bahwa dokumen telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan sah secara hukum, berikut cara dan prosedur ketika ingin legalisir dokumen:
1. Tentukan Tujuan Penggunaan Dokumen
Langkah pertama: pastikan dulu dokumen akan digunakan di mana dalam negeri atau luar negeri. Ini akan menentukan jalur legalisasi yang harus diikuti:
- Untuk keperluan luar negeri:
- Jika negara tujuan adalah anggota Konvensi Apostille, cukup gunakan sistem Apostille dari Kemenkumham.
- Jika bukan anggota, dokumen harus melalui legalisasi bertahap di Kemenkumham, Kemlu, dan kedutaan negara tujuan.
- Untuk keperluan dalam negeri:
Legalisasi biasanya cukup dilakukan di instansi penerbit (sekolah, universitas, kantor catatan sipil, dll) atau melalui notaris.
2. Siapkan Dokumen dan Persyaratan
Sebelum mengajukan legalisasi, pastikan dokumen lengkap:
- Dokumen asli (misalnya: ijazah, akta kelahiran, surat keterangan)
- Fotokopi dokumen (jika diminta)
- KTP atau paspor
- Terjemahan tersumpah (jika diperlukan)
- Surat kuasa (jika diwakilkan)
- Bukti pembayaran (jika ada biaya legalisasi)
3. Ikuti Jalur Legalisir Sesuai Kebutuhan
Setelah menentukan tujuan dan melengkapi dokumen, saatnya memilih jalur legalisasi yang sesuai. Jika dokumen ditujukan ke negara anggota Konvensi Apostille, Anda cukup mendaftar lewat sistem online di apostille.ahu.go.id. Untuk negara non-Apostille, dokumen harus melalui tiga tahap: Kemenkumham, Kementerian Luar Negeri, lalu kedutaan negara tujuan. Jika hanya digunakan di dalam negeri, cukup legalisasi ke instansi penerbit dokumen atau notaris terdaftar.
4. Pilih Metode Legalisasi: Manual atau Digital
Kini, Anda bisa memilih metode legalisasi yang paling sesuai: manual atau digital. Legalisasi manual mengharuskan Anda datang langsung ke kantor instansi dan menyerahkan dokumen fisik. Proses ini bisa memakan waktu tergantung antrian. Sementara legalisasi digital memungkinkan Anda mengurus dokumen secara online tanpa harus hadir langsung. Metode ini jauh lebih efisien, terutama jika Anda menggunakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Baca juga: Apa Itu Audit Trail? Ini Pengertian, Jenis & Dasar Hukumnya!
Masa Berlaku Legalisir
Masa berlaku legalisir dokumen umumnya tidak diatur secara mutlak, tetapi sangat tergantung pada kebijakan instansi atau keperluan dokumen tersebut digunakan. Namun, berikut adalah acuan umum:
- Untuk keperluan administratif (misalnya beasiswa, lamaran kerja, CPNS): biasanya legalisir berlaku selama 6 bulan hingga 1 tahun sejak tanggal pengesahan.
- Untuk keperluan luar negeri (misalnya studi atau migrasi): masa berlaku mengikuti permintaan lembaga asing atau kedutaan, dan terkadang diminta dalam 3 bulan terakhir.
- Dokumen pendidikan: seperti ijazah atau transkrip nilai, umumnya tidak kadaluarsa, tetapi lembaga penerima tetap mensyaratkan legalisir terbaru.
- Legalitas bersifat situasional: instansi tertentu bisa meminta legalisir ulang jika dokumen lama dirasa tidak lagi relevan atau valid.
Baca Juga: Panduan Lengkap Tanda Tangan Elektronik di Indonesia
Itulah penjelasan lengkap mengenai legalisir dokumen dari Mekari Sign, mulai dari jenis dokumen yang dapat dilegalisir, prosedur sesuai kebutuhan dalam maupun luar negeri, hingga perbedaan antara legalisasi manual dan digital. Untuk memastikan dokumen Anda sah secara hukum, pastikan mengikuti alur dan syarat yang berlaku serta memilih metode legalisasi yang paling sesuai dengan kebutuhan.
Jika Anda ingin memahami lebih jauh bagaimana proses digitalisasi mendukung validasi dokumen secara sah, Anda dapat menjelajahi fitur yang tersedia di halaman resmi Mekari Sign. Jangan lewatkan juga artikel lainnya di blog Mekari Sign untuk mendapatkan panduan yang relevan, kredibel, dan selalu diperbarui mengenai dokumen bisnis dan solusi kepatuhan hukum.
Gunakan tanda tangan digital bersertifikat untuk dokumen legalisasi Anda!
Referensi
- Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Pemerintahan
- Peraturan Menteri Hukum dan HAM No. 19 Tahun 2020 tentang Syarat dan Tata Cara Legalisasi Dokumen Publik
- Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 11 Tahun 2014 tentang Legalisasi Ijazah dan Sertifikat
- Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris
