- Invoice: Surat penagihan resmi yang diterbitkan penjual sebelum pembayaran sebagai dasar pencatatan utang atau piutang usaha.
- Kuitansi: Bukti pelunasan pembayaran yang diserahkan setelah dana resmi diterima sebagai konfirmasi transaksi sudah tuntas.
- Faktur: Dokumen rincian penyerahan barang atau jasa beserta pajak, di mana e-Faktur resmi PKP menjadi syarat wajib klaim PPN masukan.
- Nota: Catatan transaksi ringkas untuk pembelian tunai secara langsung di lokasi tanpa alur penagihan bertempo.
Ada suatu momen tim finance di kantor sibuk membongkar tumpukan berkas karena menemukan selisih pencatatan tagihan vendor. Masalahnya, staf lapangan menyerahkan nota pembelian tunai, padahal pihak supplier merasa sudah mengirimkan invoice bertempo yang belum dilunasi.
Akibat dari miskomunikasi ini, proses pembayaran jadi tumpang tindih dan kas perusahaan sempat terganggu. Kejadian seperti ini membuktikan bahwa masih ada saja kerancuan fungsi antara invoice, kuitansi, faktur, dan nota memang sering memicu benturan di meja keuangan.
Supaya kekeliruan administrasi seperti itu tidak terulang di tempat Anda, penting bagi tim finance dan operasional untuk memahami batas tegas masing-masing dokumen. Sebab, meski keempatnya sama-sama memuat catatan transaksi dan nominal uang, alur kerja serta implikasi hukum di baliknya jauh berbeda.
Pengertian Invoice, Kuitansi, Faktur, dan Nota
Setiap dokumen sebenarnya memegang peranan dan situasi penerbitan yang spesifik dalam alur pencatatan kas perusahaan.
Invoice
Penjual menerbitkan invoice sebagai lembar penagihan resmi sebelum uang benar-benar berpindah tangan. Berkas ini mencatat rincian barang atau jasa, nominal harga, serta tenggat pembayaran yang disepakati kedua belah pihak.
Oleh karena sifatnya sebagai bukti timbulnya utang atau piutang usaha, tim auditor biasanya mencocokkan berkas invoice ini dengan purchase order (PO) sebelum memberikan hijau untuk pencairan dana.
Jika dilihat dari kebutuhan transaksinya, dunia bisnis mengenal beberapa varian invoice:
- Invoice penjualan dan invoice pembelian untuk transaksi operasional harian.
- Invoice proforma sebagai estimasi biaya awal sebelum pesanan diproses.
- Invoice termin untuk pembayaran bertahap sesuai progres pengerjaan proyek.
- Invoice komersial untuk prosedur perdagangan antarnegara.
Kuitansi
Lain halnya dengan invoice, kuitansi justru baru diterbitkan saat uang sudah resmi masuk ke rekening penjual. Berkas ini berfungsi sebagai konfirmasi tertulis bahwa kewajiban pembayaran telah tuntas dilaksanakan.
Di dalamnya tertera pihak pembayar, jumlah nominal, peruntukan pembayaran, serta tanda tangan penerima dana. Khusus untuk transaksi di atas Rp5.000.000, aturan perpajakan mensyaratkan pembubuhan e-meterai atau meterai tempel Rp10.000 agar dokumen memiliki kekuatan hukum di mata negara.
Meski begitu, dalam praktik bisnis B2B modern, perusahaan kini mulai jarang mencetak kuitansi fisik. Sebab, bukti transfer bank yang dilampirkan bersama invoice berstempel lunas biasanya sudah dianggap sah oleh auditor internal.
Baca juga: Aturan Penggunaan Meterai pada Invoice
Faktur
Sementara itu, faktur memuat rincian penyerahan barang atau jasa beserta kalkulasi harga dan komponen pajak. Banyak orang mengira faktur dan invoice itu sama, padahal keduanya punya bobot hukum yang berbeda di Indonesia.
Perbedaan tersebut makin jelas saat masuk ke aspek perpajakan, di mana Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib menerbitkan faktur pajak setiap kali melakukan penyerahan barang atau jasa kena pajak.
Tanpa adanya berkas e-Faktur resmi dari DJP ini, perusahaan pembeli tidak akan bisa mengkreditkan PPN masukan saat pelaporan SPT Masa. Implikasinya, beban pajak perusahaan justru bisa membengkak di akhir bulan.
Baca juga:Â Pelajari tentang Faktur Pajak Elektronik
Nota
Berbeda dari ketiga dokumen sebelumnya, nota diterbitkan khusus untuk mencatat transaksi pembelian tunai atau kontan secara langsung di lokasi.
Karena sifat transaksinya yang serba cepat, format nota dibuat sangat ringkas. Berkas ini hanya mencantumkan tanggal, nama item, jumlah unit, dan harga total tanpa menyertakan identitas detail pembeli maupun syarat pelunasan.
Namun, jika belakangan ditemukan kesalahan pengiriman atau barang rusak, penyesuaian nilai transaksi nota wajib menggunakan dua dokumen khusus:
- Nota debit yang dikirimkan pembeli saat mengembalikan barang cacat.
- Nota kredit yang diterbitkan penjual sebagai konfirmasi pengurangan nilai tagihan.
Tabel Perbandingan Invoice, Kuitansi, Faktur, dan Nota
| Parameter | Invoice | Kuitansi | Faktur | Nota |
|---|---|---|---|---|
| Fungsi Utama | Dokumen penagihan utang | Bukti pelunasan uang sah | Rincian transaksi & PPN | Catatan belanja tunai ringkas |
| Waktu Terbit | Sebelum pembayaran | Setelah uang diterima | Saat penyerahan BKP/JKP | Saat transaksi di tempat |
| Penerbit | Penjual / Penyedia Jasa | Penerima Pembayaran | Penjual / PKP Resmi | Toko / Penjual Ritel |
| Status Hukum | Dasar tagihan piutang | Bukti transaksi lunas | Bukti potong e-Faktur PPN | Lampiran klaim operasional |
Perbedaan Utama Berdasarkan Konteks Penggunaan
1. Beda Invoice dan Kuitansi
Invoice bekerja di awal alur transaksi sebagai permintaan pembayaran utang usaha. Sebaliknya, kuitansi baru keluar di akhir alur untuk mengonfirmasi bahwa dana tersebut telah resmi diterima.
Sebagai gambaran, saat perusahaan Anda menyewa jasa digital agency senilai Rp50.000.000, pihak agency akan mengirimkan invoice bertempo 30 hari sebagai dasar penagihan. Lalu, setelah tim finance Anda mentransfer dana, barulah agency menerbitkan kuitansi pelunasan sebagai bukti penyerahan uang yang sah.
Pelajari di sini: Cara Membuat Invoice di HP
2. Beda Invoice dan Faktur
Invoice berfokus pada hubungan komersial penagihan piutang antar perusahaan. Di sisi lain, faktur pajak berfokus pada pemenuhan kewajiban Pajak Pertambahan Nilai (PPN) kepada negara.
Misalnya, ketika pabrik manufaktur membeli bahan baku senilai Rp100.000.000 dari supplier berstatus PKP, supplier akan menerbitkan invoice untuk menagih pembayaran. Bersamaan dengan itu, mereka juga melampirkan berkas e-Faktur PPN 11% agar tim akuntansi Anda bisa mencatatinya sebagai kredit pajak masukan di sistem.
3. Beda Invoice dan Nota
Invoice memfasilitasi transaksi B2B berskala menengah-besar yang membutuhkan alur persetujuan bertingkat. Padahal, untuk kebutuhan belanja tunai harian yang tuntas di tempat, penggunaan nota kontan sudah lebih dari cukup.
Skenarionya terlihat jelas saat tim operasional membeli kertas dan tinta printer di toko ATK dekat kantor, di mana kasir toko langsung menyerahkan nota kontan. Kebutuhan ini tentu berbeda dibanding saat perusahaan menyewa ballroom hotel untuk rapat tahunan, yang mana manajemen hotel wajib mengirimkan invoice resmi sebelum dana ditransfer.
Dokumen Mana yang Wajib Disimpan?
Demi menjaga tertib pengarsipan, seluruh berkas transaksi idealnya disimpan secara runtut sesuai urutan kejadiannya.
Sebab, invoice berfungsi sebagai dasar timbulnya kewajiban utang, sedangkan kuitansi atau bukti transfer menjadi pembukti pelunasannya. Sementara itu, faktur pajak Anda butuhkan untuk kelengkapan pelaporan SPT PPN, dan nota melengkapi berkas reimburse operasional harian.
Jika pengarsipan digital tidak ditata dengan rapi, hal ini sering kali mendatangkan masalah besar saat pemeriksaan pajak. Maka dari itu, mulailah menata nama berkas digital menggunakan kombinasi tanggal, nama vendor, dan nomor invoice.
Implikasinya cukup serius, karena berkas penagihan yang hilang berisiko membuat pengeluaran perusahaan dicoret auditor dan tidak diakui sebagai biaya pengurang pajak (deductible expense).
Agar proses pelunasan tagihan vendor bisa diselesaikan lebih praktis tanpa alur manual yang melelahkan, pembayaran invoice bisnis dapat dilakukan melalui layanan e-invoicing di Blibli. Masuk ke menu Tagihan & Isi Ulang, pilih E-Invoicing, masukkan nomor pembayaran, lalu tuntaskan transaksi dengan metode pembayaran pilihan Anda.
