- Sertifikat elektronik berfungsi sebagai identitas digital sah untuk memverifikasi keaslian dokumen dan tanda tangan.
- Di Indonesia, istilah ini merujuk pada dua konteks utama: administrasi pajak (DJP) dan kepemilikan tanah (BPN).
- Dokumen digital ini memiliki kekuatan hukum setara dokumen fisik dan dapat dipakai untuk keperluan perbankan.
- Penggunaan sertifikat ini meningkatkan keamanan data dari risiko pemalsuan, kehilangan fisik, atau kerusakan akibat bencana.
Bagi Anda yang mengurus operasional perusahaan, validitas dokumen digital kini menjadi syarat mutlak agar tidak terkendala saat audit atau lapor pajak via Coretax. Sayangnya, masih banyak praktisi bisnis yang belum paham membedakan fungsi teknis antara sertifikat digital pajak (DJP) dan dokumen elektronik pertanahan.
Kesalahan dalam memahami keduanya bisa menghambat proses administrasi legal hingga penolakan sistem saat upload data. Untuk itu, mari pelajari fungsi spesifik masing-masing sertifikat ini agar kepatuhan bisnis dan keamanan aset perusahaan Anda tetap terjaga.
Apa Itu Sertifikat Elektronik?
Sertifikat elektronik adalah identitas digital yang memuat tanda tangan digital dan status subjek hukum pemiliknya dalam transaksi elektronik. Gambarannya seperti KTP elektronik atau “kunci digital” khusus.
Jika KTP fisik membuktikan siapa Anda di dunia nyata, sertifikat elektronik membuktikan siapa Anda di dunia digital. File ini berisi kode unik terenkripsi yang menjamin bahwa dokumen yang Anda kirim atau terima itu asli, utuh, dan berasal dari pihak yang benar.
Meskipun bentuknya hanya berupa file di dalam komputer atau ponsel, kekuatan hukumnya sama kuatnya dengan dokumen kertas tebal yang biasa Anda simpan di lemari besi.
Dasar hukumnya pun jelas, yakni diatur dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), sehingga Anda tidak perlu ragu soal validitasnya di mata hukum.
Jenis Sertifikat Elektronik di Indonesia
Agar Anda tidak salah langkah saat mengurusnya, pahami dulu di Indonesia terdapat dua jenis sertifikat elektronik yang umum dicari. Keduanya dikeluarkan oleh lembaga berbeda dengan fungsi yang berbeda pula.
1. Sertifikat Elektronik Pajak (Digital Signature)
Jenis ini paling sering dicari oleh staf keuangan atau pemilik usaha. Direktorat Jenderal Pajak (DJP) menerbitkan sertifikat ini sebagai identitas digital Wajib Pajak.
- Bentuk dan Contoh: Contoh sertifikat elektronik pajak biasanya berupa file sistem dengan ekstensi .p12 (misalnya: 123456789.p12). Anda tidak bisa membukanya seperti dokumen PDF biasa. File ini harus Anda pasang (install) pada browser (seperti Chrome atau Firefox) di laptop kerja.
- Kegunaan Utama: File ini berfungsi sebagai kunci otentikasi layanan pajak. Tanpa sertifikat elektronik pajak, Perusahaan Kena Pajak (PKP) tidak bisa meminta Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP), tidak bisa membuat Faktur Pajak, dan tidak bisa melaporkan SPT Masa PPN. Singkatnya, operasional legal perusahaan bisa macet tanpa file kecil ini.
2. Sertifikat Tanah Elektronik (BPN)
Jenis ini adalah terobosan dari Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN). Ini adalah versi modern dari “buku hijau” tanah yang selama ini kita kenal.
- Bentuk dan Contoh: Sertifikat tanah elektronik berbentuk dokumen elektronik (biasanya PDF aman) yang hanya berjumlah satu lembar. Dokumen ini dilengkapi dengan QR Code khusus untuk validasi data real-time ke server BPN.
- Kegunaan Utama: Berfungsi sebagai bukti sah kepemilikan hak atas tanah dan bangunan, seperti sertifikat elektronik rumah atau apartemen. BPN menerapkan ini untuk menutup celah mafia tanah dan risiko kehilangan dokumen fisik.
Baca Juga: Perbedaan QR Code dan Barcode: Mana yang Lebih Efektif?
Fungsi Penting Sertifikat Elektronik (Kenapa Anda Harus Punya?)
Mengapa harus repot beralih ke digital jika kertas sudah cukup? Jawabannya terletak pada keamanan aset jangka panjang. Berikut alasannya:
- Anti Bencana dan Kehilangan: Dokumen fisik rentan terbakar, banjir, atau dimakan rayap. Dengan format ini, data tersimpan aman di pusat data pemerintah. Jika file di laptop hilang, Anda bisa mengunduhnya kembali melalui prosedur resmi.
- Mencegah Pemalsuan: Teknologi enkripsi membuat sertifikat ini sangat sulit dipalsukan. Jika ada satu karakter saja yang diubah, sistem verifikasi akan langsung mendeteksinya sebagai dokumen palsu.
- Efisiensi Waktu: Anda bisa mengurus administrasi lintas lokasi tanpa harus mengirim berkas fisik via kurir yang memakan waktu dan biaya.
Apakah Sertifikat Elektronik Tanah Bisa Digadaikan?
Pertanyaan ini sangat sering muncul di kalangan pemilik properti dan pelaku UMKM yang membutuhkan modal usaha. Jawabannya: Ya, sertifikat elektronik bisa digadaikan.
Jangan khawatir bank akan menolak sertifikat jenis baru ini. Sistem perbankan di Indonesia saat ini sudah terintegrasi dengan sistem ATR/BPN. Hak Tanggungan (jaminan utang) kini juga diproses secara elektronik.
Proses pengecekan keaslian sertifikat oleh pihak bank justru menjadi jauh lebih cepat dan transparan. Bank cukup memindai data digital tanpa perlu survei fisik buku tanah yang memakan waktu lama.
Hubungan Sertifikat Elektronik dengan Coretax System
Bagi Anda yang mengurus perpajakan perusahaan, ada konteks mendesak yang perlu diperhatikan. DJP telah melakukan pembaruan sistem inti perpajakan atau Coretax Administration System.
Dalam ekosistem baru ini, sertifikat elektronik coretax memegang peran vital. Sertifikat akan menjadi akses utama untuk hampir seluruh layanan perpajakan digital.
Sertifikat elektronik pajak biasanya memiliki masa berlaku 2 tahun. Pastikan Anda selalu mengecek tanggal kedaluwarsanya. Jika sertifikat mati saat sistem Coretax sudah berjalan penuh, akses perusahaan Anda ke layanan faktur dan pelaporan bisa terkunci total. Segera perbarui jika masa berlaku sudah hampir habis.
Baca Juga: 3 Cara Membuat Sertifikat Online Gratis, Termudah!
Memahami perbedaan antara sertifikat elektronik adalah langkah awal yang krusial untuk menjaga kepatuhan bisnis dan keamanan aset Anda. Risiko operasional saat audit atau transisi ke sistem Coretax yang telah dibahas bisa Anda hindari sejak dini. Pastikan sertifikat pajak Anda belum kedaluwarsa dan adjust migrasi sertifikat tanah digital sebagai cara baru melindungi investasi Anda.
Jika Anda memerlukan solusi pengelolaan dokumen digital yang lebih komprehensif, aman, dan sah secara hukum untuk kebutuhan bisnis lainnya, Anda bisa menjajaki layanan Mekari Sign. Temukan juga wawasan legalitas praktis lainnya di blog Mekari Sign.
Ingin tanda tangan dokumen bisnis lebih cepat, aman, dan sah secara hukum tanpa ribet kirim berkas fisik?
Referensi
- Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN)
- Direktorat Jenderal Pajak (DJP)
- Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi)
