Apa itu Arsip? Pengertian, Fungsi, dan Tips Pengelolaan Terkini

Mengenal Apa itu Arsip — Apa itu Arsip? Pengertian, Fungsi, dan Tips Pengelolaan Terkini

Ringkasan

Arsip adalah rekaman informasi penting yang mendukung akuntabilitas, efisiensi operasional, dan kepatuhan hukum.
Pengelolaan arsip membantu bisnis dalam audit, perlindungan aset, serta pengambilan keputusan berbasis data historis.
Jenis arsip dibedakan berdasarkan media, siklus hidup, dan tingkat kepentingan mulai dari arsip aktif hingga arsip statis dan vital.
Arsip digital unggul dalam efisiensi ruang, keamanan data, dan aksesibilitas dibandingkan arsip manual tradisional.

Dokumen hilang, data tercecer, atau file rusak masalah seperti ini sering muncul karena arsip tidak dikelola dengan baik. Padahal, di balik setiap keputusan penting atau transaksi bisnis, selalu ada arsip yang menyertainya. Keberadaannya bukan sekadar pelengkap, melainkan fondasi dari tata kelola informasi yang profesional.

Bagaimana fungsi arsip bekerja dan cara mengelolanya dengan efisien? Selengkapnya akan dibahas sebagai berikut.

Apa Itu Arsip?

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, baik fisik maupun digital. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009, arsip mencakup dokumen yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, atau perseorangan.

Secara etimologis, kata “arsip” berasal dari bahasa Yunani arche yang berarti permulaan menunjukkan perannya sebagai bukti otentik suatu peristiwa. Sedangkan di era digital, arsip tak lagi hanya berupa tumpukan kertas. Arsip digital kini menjadi kebutuhan utama untuk efisiensi dan keamanan data di berbagai sektor.

Tujuan dan Manfaat Arsip

Pengelolaan arsip yang baik memiliki tujuan dan manfaat yang signifikan bagi individu maupun organisasi. Memahami tujuan arsip dan manfaat arsip akan membantu Anda menyadari urgensinya.

Tujuan Utama Pengarsipan:

Menyediakan Informasi Akurat: Arsip berfungsi sebagai sumber informasi terpercaya untuk berbagai keperluan.
Mendukung Pengambilan Keputusan: Data historis dalam arsip menjadi dasar analisis dan perencanaan strategis.
Menjamin Akuntabilitas: Arsip menjadi bukti pertanggungjawaban atas setiap tindakan dan keputusan.
Memenuhi Kepatuhan Hukum: Banyak regulasi mewajibkan penyimpanan arsip tertentu, seperti akta pendirian perusahaan atau bukti transaksi.
Melestarikan Memori Kolektif: Arsip menyimpan jejak sejarah dan perkembangan organisasi atau bangsa.
Efisiensi Operasional: Memudahkan penemuan kembali informasi, menghemat waktu, tenaga, dan ruang penyimpanan.

Manfaat Nyata Arsip:

Bagi Bisnis: Sebagai dasar audit, bukti transaksi seperti kuitansi, perlindungan aset, dan perencanaan.
Bagi Organisasi: Sumber penelitian, bahan evaluasi, dan dasar pengembangan program.
Bagi Individu: Bukti kepemilikan atau status, seperti ijazah, sertifikat, atau surat riwayat hidup.
Sebagai Sumber Yuridis: Menjadi alat bukti hukum, misalnya dalam surat perjanjian atau kontrak.

Jenis-Jenis Arsip dan Contohnya

Memahami jenis-jenis arsip dan contohnya penting untuk pengelolaan yang tepat. Arsip dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria:

Berdasarkan Bentuk Fisik/Media:

Arsip Konvensional/Fisik: Berwujud fisik seperti surat, laporan tercetak, foto. Contoh: surat resmi, faktur.
Arsip Elektronik/Digital: Disimpan dalam format digital. Contoh: PDF kontrak, email, spreadsheet.

Berdasarkan Fungsi dan Siklus Hidup (Nilai Guna):

Arsip Aktif: Sering digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Contoh: draf laporan bisnis yang sedang dikerjakan.
Arsip Inaktif (Semi-Aktif): Frekuensi penggunaan menurun, namun masih disimpan untuk referensi. Contoh: laporan proyek tahun lalu.
Arsip Vital: Krusial bagi kelangsungan operasional, tidak tergantikan jika hilang. Contoh: akta notaris, lisensi usaha.
Arsip Statis (Permanen): Memiliki nilai sejarah atau ilmiah, disimpan permanen. Contoh: naskah proklamasi, hasil penelitian fundamental.

Berdasarkan Sifat Informasi dan Tingkat Kepentingan:

Arsip Biasa/Tidak Penting: Kegunaan informasi sementara. Contoh: surat undangan resmi rapat rutin.
Arsip Penting: Bernilai signifikan, namun bisa digantikan.
Arsip Sangat Penting (Vital): Sama seperti arsip vital di atas.
Arsip Rahasia: Informasi sensitif dengan akses terbatas. Contoh: data strategi bisnis.

Berikut tabel ringkasan beberapa jenis arsip yang umum:

Jenis Arsip	Remarks	Contoh
Arsip Dinamis	Masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari organisasi atau individu	Surat jalan, invoice, notulen rapat mingguan
Arsip Statis	Sudah tidak digunakan secara aktif tetapi memiliki nilai historis/lainnya	Akta pendirian perusahaan, contoh surat keputusan penting
Arsip Vital	Sangat penting, menyangkut kelangsungan hidup organisasi, tidak bisa digantikan	Akta kelahiran, kontrak utama, sertifikat tanah
Arsip Aktif	Frekuensi penggunaannya masih tinggi	Data absensi, laporan bulanan
Arsip Inaktif	Jarang digunakan tapi belum bisa dimusnahkan	File pajak tahun lalu, laporan keuangan lama
Arsip Elektronik	Tersimpan dalam format digital dan dapat diakses secara elektronik	PDF kontrak, dokumen Google Drive, e-invoice
Arsip Audio-Visual	Berupa rekaman suara atau gambar bergerak	Video dokumentasi, rekaman rapat, CCTV

Penting juga untuk memahami perbedaan mendasar antara arsip manual dan digital:

Aspek	Arsip Manual (Fisik)	Arsip Digital (Elektronik)
Media Penyimpanan	Kertas, map, lemari arsip	Komputer, cloud, sistem penyimpanan digital
Aksesibilitas	Terbatas (harus datang langsung ke lokasi penyimpanan)	Mudah diakses kapan pun dan di mana pun (via internet)
Keamanan	Rentan rusak (air, api, jamur, rayap), rawan hilang	Dapat dienkripsi, backup otomatis, memiliki audit trail
Efisiensi Ruang	Membutuhkan ruang fisik yang besar	Hemat tempat, cukup penyimpanan digital/cloud
Pencarian Data	Manual (butuh waktu lama)	Bisa menggunakan fitur pencarian instan
Biaya Jangka Panjang	Biaya alat tulis, ruang, perawatan arsip	Investasi awal tinggi, namun hemat jangka panjang
Legalitas	Sah jika mengikuti aturan kearsipan	Sah jika menggunakan sistem Tanda Tangan Digital + E-Meterai
Contoh Platform	Map folder, rak arsip	Google Drive, OneDrive, Mekari Sign, Dropbox

Pengelolaan arsip yang terstruktur, terutama di era digital, bukan hanya soal kepatuhan, tetapi juga tentang menjaga integritas dan ketersediaan informasi kritikal perusahaan. Keamanan data arsip harus menjadi prioritas utama untuk menghindari risiko kebocoran atau kehilangan data yang dapat berdampak fatal.

Bintang

Senior Infosec & Compliance Officer di Mekari

Fungsi Arsip dalam Kehidupan Modern

Fungsi arsip adalah sangat beragam dan krusial, terutama dalam operasional bisnis modern dan pemenuhan aspek legal. Secara umum, fungsi arsip dapat dibagi menjadi fungsi primer dan sekunder.

Fungsi Primer: Berkaitan dengan kepentingan pencipta arsip, seperti nilai guna administrasi untuk kelancaran operasional (misalnya, dalam proses administrasi), hukum, keuangan, ilmiah, dan teknologi.
Fungsi Sekunder: Berkaitan dengan kegunaan bagi pihak lain di luar pencipta, seperti nilai guna pembuktian dan informasi untuk penelitian atau kepentingan publik.

Dalam organisasi, dikenal juga fungsi dinamis dan statis :

Fungsi Dinamis: Arsip digunakan langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan operasional.
Fungsi Statis: Arsip tidak lagi digunakan untuk operasional harian namun memiliki nilai guna abadi (historis, ilmiah).

Di era digital, fungsi arsip sebagai alat bukti hukum semakin penting. UU ITE (UU No. 11 Tahun 2008 jo. UU No. 19 Tahun 2016) mengakui dokumen elektronik dan tanda tangan digital sebagai alat bukti yang sah. Ini menegaskan pentingnya digitalisasi arsip secara benar.

Tips Mengelola Arsip yang Baik dan Aman

Mengelola arsip, baik fisik maupun digital, memerlukan strategi yang tepat. Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda terapkan:

Klasifikasikan Arsip Sejak Awal:
- Bedakan arsip aktif, inaktif, vital, dan statis sejak pertama kali dibuat atau diterima.
- Tools/Best Practice: Gunakan sistem penamaan file yang konsisten dan kode klasifikasi arsip.
Gunakan Sistem Indeks/Labeling:
- Beri label, kode, dan metadata yang jelas pada setiap arsip agar mudah dicari dan diidentifikasi.
- Tools/Best Practice: Contoh label folder: INV-2024-ClientA, KONTRAK-VendorB-2023, SDM-KaryawanBaru-2024.
Tentukan Retensi dan Jadwal Musnah (JRA):
- Susun Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai regulasi dan kebutuhan organisasi untuk menentukan masa simpan dan prosedur pemusnahan arsip.
- Tools/Best Practice: Dokumen keuangan umumnya disimpan minimal 5 tahun, namun pastikan merujuk pada peraturan spesifik.
Backup dan Duplikasi (Terutama Arsip Digital):
- Lakukan pencadangan (backup) arsip digital secara berkala dan simpan di lokasi yang berbeda (misalnya, cloud dan hard drive eksternal) untuk mencegah kehilangan data.
- Tools/Best Practice: Terapkan aturan backup 3-2-1 (3 salinan, 2 media berbeda, 1 lokasi off-site).
Gunakan Sistem Pengarsipan Digital:
- Manfaatkan teknologi untuk menghindari penumpukan arsip fisik dan mempercepat proses pencarian.
- Tools/Best Practice: Gunakan platform seperti Mekari Sign untuk pengelolaan dokumen digital, Google Workspace, atau aplikasi Document Management System (DMS) lainnya.
Lindungi dengan Keamanan Digital:
- Enkripsi file-file penting dan batasi hak akses hanya untuk pihak yang berwenang.
- Tools/Best Practice: Implementasikan sistem otentikasi dua faktor (2FA) dan gunakan password manager.
Audit Arsip Secara Berkala:
- Evaluasi dan perbarui status arsip secara periodik (misalnya, setiap 6–12 bulan) untuk memastikan relevansi dan kepatuhan.
- Tools/Best Practice: Buat checklist audit arsip dan catat riwayat perubahan atau akses pada setiap dokumen.
Edukasi Tim Terkait Prosedur Arsip:
- Pastikan semua staf memahami prosedur pengelolaan arsip dan tanggung jawab masing-masing.
- Tools/Best Practice: Buat Standar Operasional Prosedur (SOP) kearsipan dan adakan pelatihan internal secara berkala.

Digitalisasi Arsip Efisien

Prioritaskan Dokumen: Mulai digitalisasi dari arsip yang paling sering diakses atau memiliki nilai vital.
Pilih Format Standar: Gunakan format file yang umum dan tahan lama seperti PDF/A untuk arsip jangka panjang.
Pastikan Kualitas Pindai: Gunakan resolusi pindai yang cukup agar dokumen terbaca jelas namun ukuran file tidak terlalu besar.
Integrasikan dengan Sistem: Pastikan arsip digital terintegrasi dengan sistem manajemen dokumen atau alur kerja perusahaan Anda.

Itulah penjelasan seputar arsip, mulai dari pengertian, fungsi, hingga bentuk digitalnya yang kini semakin relevan di era modern. Pengelolaan arsip yang baik baik fisik maupun digital membantu menjaga keaslian dokumen dan mendukung efisiensi kerja. Untuk solusi pengelolaan dokumen yang lebih praktis dan aman, kunjungi Mekari Sign.

Ingin tahu lebih banyak tentang arsip digital, tanda tangan elektronik, dan dokumen legal lainnya? Temukan insight lengkap dan praktis di blog Mekari Sign.

Amankan dan sederhanakan pengelolaan dokumen penting Anda sekarang!

Klik di sini