8 Contoh Surat Niaga Berbagai Keperluan, Terlengkap!

Surat niaga adalah dokumen yang tak bisa lepas dari berbagai kegiatan bisnis. Mulai dari penawaran, jual-beli, hingga pembayaran. Bagi Anda yang pebisnis pasti tak asing lagi dengan surat yang satu ini.

Lalu, apa itu surat niaga? Kenapa surat ini lekat dengan aktivitas bisnis? Tenang, Anda bisa menemukan jawabannya di artikel ini. Jadi, simak sampai akhir ya!

Apa Itu Surat Niaga?

Sumber gambar: Pixabay

Surat niaga adalah surat resmi yang Anda gunakan untuk keperluan bisnis. Biasanya, isinya berkaitan dengan penawaran atau jual-beli barang dan jasa. Oleh karena itu, surat ini sering disebut juga dengan surat dagang atau surat bisnis.

Baca juga: 11 Contoh Kontrak Bisnis, Terlengkap!

Apa Fungsi Surat Niaga?

Berikut beberapa fungsi surat ini:

• Bukti sah adanya perjanjian niaga dengan pihak lainnya
• Menjadi bahan untuk mengambil berbagai keputusan
• Bisa menjadi pedoman atau acuan dalam menjalankan tugas masing-masing
• Sebagai perwakilan dari pihak pembuat saat meeting dengan partner
• Bisa menjadi suatu pengingat karena Anda bisa mengarsipkan surat ini dan melihatnya lagi bila memang dibutuhkan
• Bukti sejarah perjalanan bisnis Anda selama ini
• Bisa Anda jadikan sebagai alat promosi

13 Jenis Surat Niaga

Umumnya, ada 13 jenis surat niaga, yaitu:

1.    Surat Perkenalan

Surat perkenalan adalah surat yang perusahaan buat untuk memperkenalkan usahanya ke pihak lain. Biasanya, surat ini berisi penjelasan tentang produk atau jasa yang mereka tawarkan dengan lengkap dan detail.

Baca juga: 8 Contoh Surat Pengantar Proposal Berbagai Keperluan, Terlengkap!

2.    Surat Permintaan Penawaran

Surat ini dibuat oleh calon pembeli dan ia tujukan ke perusahaan penjual. Isi surat ini merupakan permintaan untuk menawarkan produk yang perusahaan miliki, termasuk katalog produknya, harga, promosi, dan semacamnya.

Baca juga: 11 Contoh Surat Penawaran Kerjasama Berbagai Jenis, Terlengkap!

3.    Surat Penawaran

Seperti namanya, surat niaga ini penjual buat untuk menawarkan produknya ke pihak lain. Baik itu surat penawaran barang maupun jasa. Biasanya, surat ini dibuat atas permintaan perusahaan atau untuk menjawab surat permintaan penawaran. Anda bisa membacanya lebih lanjut di → 18 Contoh Surat Penawaran Barang Berbagai Keperluan, Terlengkap!

4.    Surat Pesanan

Surat ini dibuat oleh calon pembeli dan ditujukan ke perusahan penjual yang isinya tentang informasi produk atau layanan yang akan mereka beli/pesan. Biasanya, mereka cantumkan jumlah, tanggal pembelian, dan sebagainya. Anda bisa membacanya dengan lengkap di → 17 Contoh Surat Pesanan Barang Berbagai Jenis, Terlengkap!

5.    Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan adalah surat balasan dari pihak penjual untuk calon pembeli. Tujuannya tentu saja untuk memastikan produk apa saja yang mereka pesan, total harganya, dan keterangan-keterangan lainnya.

6.    Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat ini penjual buat setelah setuju dengan ketentuan pemesanan dari pembeli. Tujuan surat ini untuk memberitahukan pada pembeli bahwa produk pesanan siap untuk mereka kirim. Kadang, ada juga tambahan informasi tentang kondisi produk dan asuransi.

7.    Surat Penolakan Pesanan

Surat ini dibuat oleh pihak penjual bila ternyata mereka tak bisa menyetujui permintaan pembeli. Biasanya, hal ini terjadi karena berbagai alasan. Misalnya, produk tidak tersedia, tidak cocok dengan harganya, dan sebagainya.

8.    Surat Penagihan

Surat penagihan ini biasanya hanya dibuat bila proses jual-beli bersifat hutang piutang. Nantinya, pihak penjual akan membuat surat ini untuk memberitahukan pada pembeli kapan saatnya melakukan pembayaran alias jatuh temponya. Anda bisa menemukan pembahasan yang lebih lengkap di → 7 Contoh Surat Penagihan Berbagai Jenis, Terlengkap!

Baca juga: 6 Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang, Terlengkap!

9.    Surat Pengiriman Pembayaran

Biasanya, surat ini pembeli buat setelah menerima produk yang mereka pesan. Selain itu, pada surat ini juga tercantum jumlah uang yang mereka bayarkan, metode pembayarannya, hingga bukti pembayaran.

10.  Surat Penangguhan Pembayaran

Surat penangguhan pembayaran adalah merupakan surat yang pembeli buat dan sebagai jawaban atas surat tagihan pihak penjual. Seringnya, surat ini pembeli buat karena ia tak bisa membayar tepat waktu atau ada alasan lain yang menyebabkan pembayaran telat.

11.   Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Surat ini biasanya penjual buat sebagai suatu bentuk respon dari surat penangguhan pembayaran pihak pembeli. Isi surat ini biasanya merupakan persyaratan pembayaran yang baru atau penolakan penangguhan.

12.   Surat Pengaduan atau Komplain

Surat ini dibuat pembeli karena produk yang mereka terima bermasalah. Entah itu karena ada kerusakan, kecacatan, atau tak sesuai dengan pesanan. Isi surat ini merupakan penjelasan mengenai kondisi barang yang mereka pembeli tersebut.

13.   Surat Jawaban Pengaduan

Terakhir, surat ini merupakan respon dari pengaduan pembeli sebelumnya. Isinya merupakan permintaan maaf dari pembeli, tawaran penggantian barang, atau solusi untuk masalah tersebut.

Ciri-Ciri atau Karakteristik Surat Niaga

Biasanya, semua jenis surat niaga di atas mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

• Surat ini selalu berhubungan dengan bisnis, perdagangan, atau proses jual-beli
• Menggunakan bahasa baku yang resmi dan sesuai ketentuan penulisan Bahasa Indonesia
• Pemilihan kalimat dan kata yang baik, serta mengandung unsur persuasif agar menarik perhatian pihak lainnya
• Para pihak menyampaikan maksud dan tujuan surat dengan jelas, mudah dipahami, dan to the point
• Seringnya menggunakan bentuk formulir agar lebih hemat dan efisien

Struktur Surat Niaga

Surat ini merupakan surat resmi, sehingga Anda tak bisa membuatnya dengan asal. Ada beberapa struktur yang sebaiknya Anda ikuti, yaitu:

• Kop surat
• Nomor surat
• Tanggal surat
• Lampiran
• Perihal
• Tanggal
• Alamat para pihak
• Pendahuluan
• Inti surat
• Penutup
• Nama terang dan jabatan pengirim
• Tanda tangan
• Cap atau stempel (bila perlu)

8 Contoh Surat Niaga Berbagai Jenis

Berikut beberapa contoh surat niaga berbagai jenis yang bisa Anda jadikan inspirasi:

1.    Contoh Surat Niaga Pengenalan

2.    Contoh Surat Niaga Penawaran Barang 1

3.    Contoh Surat Niaga Penawaran Barang 2

Sumber gambar: Slideshare

4.    Contoh Surat Niaga Pemesanan Barang 1

5.    Contoh Surat Pemesanan Barang 2

Sumber gambar: Contohsurat

6.    Surat Niaga Sewa Menyewa

Sumber gambar: lezgetreal

7.    Surat Niaga Pengaduan

Sumber gambar: Scribd

8.    Surat Niaga Permintaan Penawaran

Sumber gambar: Slideshare

Kelola Surat Niaga dengan Mekari Sign!

Itulah penjelasan lengkap mengenai surat niaga. Melalui artikel ini, Anda telah belajar mulai dari pengertiannya, jenis-jenisnya dengan lengkap, hingga delapan contohnya. Sekarang, Anda sudah paham tentang surat ini dan tak akan kesulitan membuatnya untuk keperluan bisnis.

Tahukah Anda kalau sekarang juga sudah ada tanda tangan elektronik? Melalui e-signature ini, Anda juga bisa buat tanda tangan online di surat niaga secara jarak jauh, lho! Hal ini tentu saja jauh lebih praktis dan cepat.

Coba Mekari Sign Sekarang!