- Digitalisasi arsip adalah proses mengubah tumpukan kertas fisik menjadi format digital yang terorganisir, bukan sekadar memindai (scan) sembarangan.
- Langkah ini krusial untuk melindungi ‘ingatan’ perusahaan dari ancaman fisik seperti kebakaran, banjir, atau sekadar kertas yang lapuk dimakan usia.
- Penerapannya membutuhkan SOP yang jelas, mulai dari merapikan fisik kertas, scanning, hingga memberi nama file yang baku agar mudah dicari.
Menyewa gudang hanya untuk menumpuk kertas sebenarnya adalah pemborosan biaya yang sering tidak disadari perusahaan. Belum lagi risiko jika terjadi hal yang tak diinginkan seperti pipa bocor atau korsleting listrik; data vital perusahaan bisa lenyap dalam sekejap.
Digitalisasi arsip hadir sebagai jaring pengaman untuk aset informasi bisnis Anda. Bukan hanya menghemat tempat, tapi juga memastikan data bisa diakses tim kapan saja dan di mana saja. Yuk, kita bedah bagaimana cara memulainya dengan benar.
Apa Itu Digitalisasi Arsip?
Digitalisasi arsip adalah proses alih media dari bentuk fisik (kertas) menjadi bentuk elektronik yang disertai dengan sistem pengelolaan. Kata kuncinya ada pada “pengelolaan“.
Kalau Anda hanya memindai dokumen lalu menumpuk file-nya di folder komputer dengan nama “Scan_001.pdf“, itu sama saja memindahkan kekacauan dari lemari fisik ke komputer. Digitalisasi yang benar melibatkan proses indexing atau pemberian identitas. Jadi, dokumen itu bisa “hidup” kembali. Sistem komputer bisa membaca isinya, tahu tanggalnya, dan tahu kategorinya.
Tujuan dan Manfaat Digitalisasi Arsip bagi Bisnis
Kenapa Anda harus repot-repot melakukan ini? Biasanya, manfaatnya baru terasa telak saat perusahaan menghadapi audit atau musibah. Berikut alasan utamanya:
- Penyelamat Aset (Disaster Recovery): Kertas itu rapuh. Terkena air sedikit rusak, terkena api habis. Arsip digital adalah salinan abadi yang bisa Anda simpan di cloud. Jadi, jika kantor fisik terkena musibah, data perusahaan tetap aman.
- Pencarian Kilat: Tim HR atau Legal tidak perlu lagi sibuk di gudang. Cukup ketik kata kunci, dokumen muncul. Ini mempercepat pengambilan keputusan manajerial.
- Hemat Ruang & Uang: Berapa biaya sewa ruangan atau lemari kabinet yang bisa Anda pangkas. Belum lagi penghematan kertas dan tinta printer.
- Akses Fleksibel: Dokumen bisa diakses oleh tim yang berwenang dari mana saja, sangat membantu untuk perusahaan yang punya banyak cabang atau menerapkan sistem kerja remote.
Inti tujuannya simpel, agar saat Anda membutuhkan data itu puluhan tahun lagi, Anda bisa menemukannya dalam hitungan detik.
Baca juga: Apa Itu Dokumen Elektronik? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!
Tingkat Digitalisasi Arsip: Sudah Sejauh Mana Anda?
Anda tidak harus langsung mengubah semuanya jadi canggih dalam semalam. Sesuaikan dengan kebutuhan kantor:
- Level Dasar (Backup Digital): Ini tahap paling simpel. Anda melakukan scanning dokumen penting hanya untuk punya cadangan. Formatnya biasanya gambar (JPG) atau PDF biasa.
- Level Menengah (OCR Ready): Di level ini, Anda menggunakan teknologi OCR (Optical Character Recognition). Fitur ini membuat teks dalam hasil scan bisa “dibaca” dan dicari (searchable PDF). Jadi Anda bisa mencari dokumen berdasarkan isi kalimat di dalamnya, bukan cuma dari judul file.
- Level Lanjutan (Sistem Terintegrasi): Dokumen masuk ke dalam Document Management System (DMS). Di sini ada alur kerja: siapa yang boleh lihat, riwayat revisi tercatat, dan bisa langsung diproses untuk tanda tangan elektronik.
Baca Juga: Panduan Lengkap Tanda Tangan Elektronik di Indonesia
SOP dan Proses Digitalisasi Arsip yang Benar
Agar hasilnya tidak berantakan dan tetap diakui validitasnya, Anda perlu mengikuti alur kerja atau SOP yang rapi. Berikut panduan langkah demi langkahnya:
1. Pemilahan (Sorting)
Jangan scan semuanya. Pisahkan mana dokumen “sampah”, mana duplikat, dan mana arsip vital. Bersihkan kertas dari staples, klip besi, atau isolasi agar tidak merusak mesin scanner.
2. Pemindaian (Scanning)
Gunakan resolusi yang pas. Biasanya 300 DPI (Dots Per Inch) sudah cukup untuk dokumen teks agar terbaca jelas tapi file-nya tidak terlalu berat. Pastikan posisi kertas lurus saat masuk mesin.
3. Quality Control (QC)
Ini tahap krusial. Cek hasil scan di layar monitor. Apakah miring? Apakah ada halaman yang terlewat? Apakah tulisan buram? Jika ya, wajib scan ulang. Dokumen digital harus identik dengan fisiknya.
4. Pengindeksan & Penamaan (Indexing)
Jangan namai file sembarangan. Gunakan format baku yang disepakati kantor, misalnya: Tahun-Bulan_Divisi_Jenis-Dokumen_Nomor. Ini kunci agar dokumen mudah ditemukan teman kerja Anda.
5. Penyimpanan (Storage)
Simpan di server lokal atau cloud yang aman dan punya fitur backup otomatis. Untuk memastikan keamanan data dalam proses ini, berikut pandangan ahli kami:
Dalam keamanan informasi, ketersediaan (availability) data adalah aspek krusial selain kerahasiaan. Digitalisasi arsip dengan standar ISO yang tepat tidak hanya merapikan dokumen, tetapi juga memastikan bisnis tetap bisa beroperasi (business continuity) saat terjadi insiden fisik pada kantor atau gudang penyimpanan.
Baca Juga: 10 Cara Mengubah File Word ke PDF, Dijamin Berhasil!
Contoh Digitalisasi Arsip dalam Operasional Sehari-hari
Supaya lebih terbayang, begini penerapannya di berbagai divisi kantor Anda:
- HRD: Daripada menyimpan ribuan map karyawan, HR mendigitalisasi kontrak kerja, ijazah, dan dokumen BPJS. Saat butuh data untuk promosi atau audit ketenagakerjaan, data tinggal ditarik dari sistem.
- Keuangan (Finance): Digitalisasi invoice vendor dan bukti bayar pajak. Ini “penyelamat” saat musim audit tahunan tiba, karena auditor bisa memeriksa bukti transaksi tanpa perlu membongkar tumpukan kardus.
- Legal: Menyimpan salinan digital akta perusahaan, SIUP, dan MOU kerja sama. Dengan sistem yang baik, tim legal bahkan bisa memasang pengingat otomatis jika masa berlaku sebuah kontrak akan habis.
Baca Juga: Apa itu Transformasi Digital? Definisi, Tantangan & Contohnya
Pada akhirnya, digitalisasi arsip bukan sekadar tren teknologi, melainkan strategi bertahan untuk bisnis modern. Dengan mengubah tumpukan kertas menjadi data digital yang terstruktur, Anda sedang melindungi aset paling berharga perusahaan yaitu ‘informasi’ dari risiko hilang permanen. Selain itu, efisiensi waktu yang Anda dapatkan bisa dialihkan untuk tugas lain yang lebih strategis.
Langkah digitalisasi ini akan makin sempurna jika Anda melengkapinya dengan sistem pengesahan yang sah secara hukum. Jadi, dokumen digital Anda tidak hanya rapi, tapi juga bisa ditandatangani dan diberi meterai secara elektronik.
Ingin sistem pengelolaan dokumen dan tanda tangan yang aman serta patuh regulasi? Coba Mekari Sign atau pelajari lebih lanjut wawasan seputar dokumen bisnis di blog Mekari Sign.
Dokumen Menumpuk dan Sulit Dicari? Saatnya Beralih ke Digital!
