- Dokumen adalah rekaman informasi dalam berbagai bentuk, seperti tulisan, gambar, dan suara, yang dapat digunakan sebagai bukti, catatan, atau sumber informasi.
- Dokumen berfungsi sebagai alat bukti, sumber informasi, catatan kegiatan, serta bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
- Jenis dokumen beragam, mulai dari dokumen pribadi seperti KTP, dokumen niaga seperti faktur, hingga dokumen elektronik yang disimpan secara digital.
- Dokumen bisnis yang berbentuk digital dapat ditandatangani menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi Mekari Sign, yang juga menyediakan jejak audit untuk membantu menelusuri aktivitas penandatanganan.
Pernah merasa panik saat tiba-tiba diminta bukti kontrak, invoice, atau surat penting, tetapi filenya entah tersimpan di mana? Situasi seperti ini sering terjadi, baik di kantor, usaha kecil, maupun urusan pribadi. Tanpa dokumen yang jelas, banyak urusan bisa tertunda bahkan memicu masalah baru.
Supaya hal seperti ini tidak terulang, Anda perlu memahami dulu apa sebenarnya yang dimaksud dengan dokumen dan mengapa perannya begitu penting.
Apa Itu Dokumen?
Dokumen adalah catatan yang berisi informasi penting dan bisa digunakan sebagai bukti. Bentuknya tidak selalu kertas. Dokumen bisa berupa surat tercetak, file digital, foto, hingga rekaman suara atau gambar.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti, serta keterangan yang bisa dipakai untuk mendukung suatu pernyataan. Jadi, fungsinya bukan sekadar menyimpan informasi, tetapi juga membantu Anda membuktikan sesuatu saat diperlukan.
Fungsi dokumen dalam kerja dan hidup sehari-hari
Dokumen sering terasa sepele sampai suatu saat benar-benar dibutuhkan. Pada titik itu, Anda baru menyadari betapa penting perannya. Beberapa fungsi utama dokumen antara lain:
- Sebagai bukti: Dokumen membantu membuktikan hak, kewajiban, atau kesepakatan yang pernah terjadi.
- Sebagai sumber informasi: Isi dokumen menjadi rujukan saat mengambil keputusan atau menyelesaikan masalah.
- Sebagai alat kontrol: Dokumen membantu memantau proses kerja, keuangan, dan kepatuhan aturan.
- Sebagai arsip historis: Dokumen menyimpan jejak kegiatan yang berguna di masa depan.
Tanpa dokumen, banyak proses kerja akan bergantung pada ingatan dan asumsi, yang tentu berisiko.
Baca juga: Panduan Lengkap Digitalisasi Arsip dan Cara Membuatnya!
Jenis-Jenis Dokumen
Dokumen memiliki beragam bentuk dan kegunaan. Ada dokumen yang digunakan untuk keperluan pribadi, transaksi bisnis, dan administrasi pemerintahan. Ada pula dokumen yang dibedakan berdasarkan format informasi atau cara pengelolaannya sebagai arsip.
1. Dokumen Berdasarkan Kepentingan dan Penggunaannya
Berdasarkan tujuan atau konteks penggunaannya, dokumen dapat dibedakan menjadi beberapa jenis berikut.
- Dokumen pribadi: dokumen yang berkaitan dengan identitas, status, atau kepentingan individu. Contohnya KTP, kartu keluarga, ijazah, dan akta kelahiran.
- Dokumen niaga: dokumen yang digunakan dalam kegiatan perdagangan dan transaksi bisnis. Contohnya faktur, kuitansi, purchase order, dan perjanjian jual beli.
- Dokumen pemerintahan: dokumen yang diterbitkan atau digunakan dalam penyelenggaraan pemerintahan. Contohnya peraturan pemerintah, surat keputusan, dan dokumen perizinan.
- Dokumen sejarah: dokumen yang menyimpan informasi mengenai peristiwa atau kehidupan pada masa lalu. Contohnya naskah lama, surat bersejarah, foto peristiwa, dan catatan perjalanan.
Satu dokumen bisa memiliki lebih dari satu kegunaan. Misalnya, surat keputusan pemerintah digunakan untuk keperluan administrasi sekaligus dapat menjadi sumber informasi sejarah pada masa mendatang.
2. Dokumen Berdasarkan Bentuk atau Mediumnya
Dari bentuk penyimpanannya, dokumen dapat dibedakan menjadi dokumen fisik dan dokumen elektronik.
- Dokumen fisik: dokumen yang tersedia dalam bentuk fisik dan dapat diperiksa secara langsung. Contohnya surat tercetak, kuitansi kertas, dan kontrak yang dicetak.
- Dokumen elektronik: dokumen yang dibuat, dikirimkan, diterima, atau disimpan melalui sistem elektronik. Contohnya file PDF, dokumen pengolah kata, surat elektronik, dan dokumen hasil pemindaian.
Dokumen elektronik dan hasil cetaknya diakui sebagai alat bukti hukum yang sah berdasarkan Pasal 5 UU Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), dengan tetap memperhatikan persyaratan dan pengecualian yang diatur dalam undang-undang. Jadi, status sebagai dokumen elektronik saja tidak otomatis menjamin dokumen memenuhi semua persyaratan untuk setiap keperluan hukum.
3. Dokumen Berdasarkan Bentuk Informasinya
Dokumen juga dapat dibedakan berdasarkan bentuk informasi yang disampaikan, yaitu:
- Dokumen tekstual: dokumen yang informasi utamanya berupa tulisan atau teks. Contohnya surat, laporan, kontrak, notulen rapat, dan buku.
- Dokumen nontekstual: dokumen yang informasi utamanya disampaikan melalui gambar, suara, atau video. Contohnya foto, rekaman audio, dan video dokumentasi.
Perbedaan ini terletak pada bentuk informasinya, bukan media penyimpanannya. Foto digital, misalnya, termasuk dokumen elektronik sekaligus dokumen nontekstual.
4. Dokumen dalam Pengelolaan Kearsipan
Dalam konteks kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat atau diterima oleh organisasi maupun individu dalam menjalankan kegiatannya. Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
- Arsip dinamis: arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis mencakup arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital.
- Arsip aktif: arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau digunakan secara terus-menerus.
- Arsip inaktif: arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
- Arsip vital: arsip yang menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional organisasi, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
- Arsip statis: arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan ditetapkan untuk disimpan secara permanen sesuai ketentuan kearsipan.
Contohnya, kontrak yang masih digunakan untuk menjalankan kegiatan perusahaan dapat dikelola sebagai arsip dinamis. Sementara itu, dokumen yang memiliki nilai sejarah dan memenuhi ketentuan kearsipan dapat ditetapkan sebagai arsip statis.
5. Contoh Dokumen yang Umum Digunakan dalam Bisnis
Dalam perusahaan, dokumen membantu mencatat transaksi, mengatur pekerjaan, dan mendokumentasikan kesepakatan. Jenis dokumen yang digunakan biasanya mengikuti kebutuhan setiap aktivitas.
| Jenis dokumen | Contoh | Fungsi |
|---|---|---|
| Keuangan | Faktur, kuitansi, bukti pembayaran, laporan keuangan | Mencatat transaksi dan mendukung administrasi keuangan. |
| Pengadaan dan penjualan | Purchase order, penawaran harga, surat jalan, kontrak jual beli | Mendokumentasikan pemesanan, pengiriman, dan kesepakatan transaksi. |
| Sumber daya manusia | Kontrak kerja, surat keputusan, surat pernyataan, formulir karyawan | Mendukung administrasi dan pencatatan hubungan kerja. |
| Legal dan kepatuhan | Perjanjian kerahasiaan, surat kuasa, perjanjian kerja sama, berita acara | Mendokumentasikan kesepakatan, kewenangan, atau hasil kegiatan. |
| Administrasi | Surat resmi, notulen rapat, laporan kegiatan, dokumen kebijakan | Mendukung komunikasi dan pencatatan kegiatan organisasi. |
Persyaratan pengesahan dokumen bisnis bergantung pada tujuan penggunaan dan ketentuan yang berlaku. Untuk kontrak, perjanjian kerja sama, atau dokumen lain yang memerlukan tanda tangan, perusahaan dapat mempertimbangkan tanda tangan elektronik sesuai kebutuhan dan persyaratan hukumnya.
Baca juga: jenis dokumen yang bisa ditandatangani secara elektronik
Dokumen vs arsip vs rekaman: apa bedanya?
Ketiga istilah ini sering tercampur, padahal maknanya berbeda.
- Dokumen: Dokumen merujuk pada informasi yang tercatat dan digunakan sebagai bukti atau referensi aktif.
- Arsip: Arsip adalah dokumen yang tersimpan karena memiliki nilai guna jangka panjang. Biasanya arsip tersimpan secara sistematis dan jarang berubah.
- Rekaman: Rekaman mencakup audio, video, atau gambar yang merekam suatu peristiwa. Rekaman bisa menjadi dokumen jika memiliki nilai bukti atau informasi.
Singkatnya, semua arsip berasal dari dokumen, dan sebagian dokumen bisa berbentuk rekaman.
Baca Juga:Â Arsip Digital: Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!
Shortcut dasar untuk membuka, menyimpan, dan mencetak dokumen
Untuk pekerjaan sehari-hari, shortcut ini biasanya paling sering Anda pakai, baik saat mengolah dokumen Word, spreadsheet, maupun PDF.
| Kebutuhan yang sering kejadian | Windows | Mac |
| Cari kata cepat dalam dokumen (Find) | Ctrl + F | Command (⌘) + F |
| Ganti kata/kalimat sekaligus (Replace) | Ctrl + H | Command (⌘) + Shift + H |
| Undo (balikkan aksi terakhir) | Ctrl + Z | Command (⌘) + Z |
| Redo (ulang aksi yang batal) | Ctrl + Y atau Ctrl + Shift + Z | Command (⌘) + Shift + Z |
| Copy / Paste / Cut | Ctrl + C / V / X | ⌘ + C / V / X |
| Paste tanpa format (biar rapi) | Ctrl + Shift + V (di banyak app) atau Ctrl + Alt + V (Word) | ⌘ + Shift + V (di banyak app) |
| Pilih semua isi (Select all) | Ctrl + A | Command (⌘) + A |
| Bikin teks tebal/miring/garis bawah | Ctrl + B / I / U | ⌘ + B / I / U |
| Buka tab baru (browser) | Ctrl + T | ⌘ + T |
| Tutup tab (browser) | Ctrl + W | ⌘ + W |
| Buka lagi tab yang ketutup (sering penyelamat) | Ctrl + Shift + T | ⌘ + Shift + T |
| Screenshot area tertentu | Win + Shift + S | ⌘ + Shift + 4 |
| Screenshot seluruh layar | PrtScn / Win + PrtScn | ⌘ + Shift + 3 |
| Lock layar (kalau tinggal sebentar) | Win + L | Control + ⌘ + Q |
| Rename file cepat (di File Explorer/Finder) | F2 | Return (Enter) |
Baca Juga: 16 Cara Menjaga Dokumen Pribadi (Fisik dan Digital)
Itulah penjelasan lengkap mengenai sebuah dokumen dari Mekari Sign, mulai dari pengertian hingga evolusi bentuknya di era digital. Dokumen, baik fisik maupun digital, memainkan peran penting dalam kehidupan pribadi maupun profesional, terutama dalam mendukung proses administrasi, legalitas, hingga pengambilan keputusan.
Jika Anda ingin memperdalam wawasan seputar dokumen legal, manajemen arsip, hingga solusi tanda tangan elektronik yang aman dan sah, kunjungi blog Mekari Sign. Anda akan menemukan berbagai panduan praktis dan terpercaya yang relevan untuk kebutuhan bisnis maupun aktivitas administratif sehari-hari.
Tanda Tangan Dokumen Secara Legal & Efisien Sekarang!
