- Dokumen adalah rekaman informasi dalam berbagai bentuk (tulisan, gambar, suara) yang berfungsi sebagai bukti, catatan, atau sumber pengetahuan.
- Tujuan utama dokumen adalah untuk menyediakan bukti yang sah, melestarikan informasi penting, dan menjadi dasar pengambilan keputusan yang akurat.
- Jenis dokumen sangat beragam, mulai dari dokumen pribadi seperti KTP, dokumen niaga seperti faktur, hingga dokumen digital yang disimpan di cloud.
- Di era digital, keabsahan sebuah dokumen, terutama yang bersifat mengikat, sangat bergantung pada penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Pernah merasa panik saat tiba-tiba diminta bukti kontrak, invoice, atau surat penting, tetapi filenya entah tersimpan di mana? Situasi seperti ini sering terjadi, baik di kantor, usaha kecil, maupun urusan pribadi. Tanpa dokumen yang jelas, banyak urusan bisa tertunda bahkan memicu masalah baru.
Supaya hal seperti ini tidak terulang, Anda perlu memahami dulu apa sebenarnya yang dimaksud dengan dokumen dan mengapa perannya begitu penting.
Apa Itu Dokumen?
Dokumen adalah catatan yang berisi informasi penting dan bisa digunakan sebagai bukti. Bentuknya tidak selalu kertas. Dokumen bisa berupa surat tercetak, file digital, foto, hingga rekaman suara atau gambar.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, dokumen adalah surat tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti, serta keterangan yang bisa dipakai untuk mendukung suatu pernyataan. Jadi, fungsinya bukan sekadar menyimpan informasi, tetapi juga membantu Anda membuktikan sesuatu saat diperlukan.
Fungsi dokumen dalam kerja dan hidup sehari-hari
Dokumen sering terasa sepele sampai suatu saat benar-benar dibutuhkan. Pada titik itu, Anda baru menyadari betapa penting perannya. Beberapa fungsi utama dokumen antara lain:
- Sebagai bukti: Dokumen membantu membuktikan hak, kewajiban, atau kesepakatan yang pernah terjadi.
- Sebagai sumber informasi: Isi dokumen menjadi rujukan saat mengambil keputusan atau menyelesaikan masalah.
- Sebagai alat kontrol: Dokumen membantu memantau proses kerja, keuangan, dan kepatuhan aturan.
- Sebagai arsip historis: Dokumen menyimpan jejak kegiatan yang berguna di masa depan.
Tanpa dokumen, banyak proses kerja akan bergantung pada ingatan dan asumsi, yang tentu berisiko.
Baca juga: Panduan Lengkap Digitalisasi Arsip dan Cara Membuatnya!
Jenis Dokumen yang Wajib Diketahui
Setiap aktivitas punya jenis dokumennya sendiri. Mengenali kategorinya membantu Anda menyimpan dan mengelola dengan lebih rapi.
| Kategori Dokumen | Contoh Dokumen | Biasanya Dipakai untuk Apa |
| Dokumen pribadi | KTP, Kartu Keluarga, akta kelahiran, NPWP | Identitas, administrasi layanan publik, verifikasi data pribadi |
| Dokumen pendidikan | Rapor, ijazah, transkrip nilai, sertifikat pelatihan | Pendaftaran sekolah/kampus, melamar kerja, kebutuhan administratif pendidikan |
| Dokumen bisnis & kerja | Kontrak kerja, invoice, purchase order (PO), surat jalan, laporan keuangan | Operasional bisnis harian, pembelian/penagihan, pelacakan transaksi, evaluasi keuangan |
| Dokumen legal & hukum | Perjanjian kerja sama, akta pendirian, perizinan usaha, dokumen kepatuhan | Dasar hubungan hukum antar pihak, syarat legalitas usaha, persiapan audit dan mitigasi risiko |
Baca juga: Apa Itu Dokumen Elektronik? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!
Dokumen vs arsip vs rekaman: apa bedanya?
Ketiga istilah ini sering tercampur, padahal maknanya berbeda.
- Dokumen: Dokumen merujuk pada informasi yang tercatat dan digunakan sebagai bukti atau referensi aktif.
- Arsip: Arsip adalah dokumen yang tersimpan karena memiliki nilai guna jangka panjang. Biasanya arsip tersimpan secara sistematis dan jarang berubah.
- Rekaman: Rekaman mencakup audio, video, atau gambar yang merekam suatu peristiwa. Rekaman bisa menjadi dokumen jika memiliki nilai bukti atau informasi.
Singkatnya, semua arsip berasal dari dokumen, dan sebagian dokumen bisa berbentuk rekaman.
Baca Juga: Arsip Digital: Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!
Shortcut dasar untuk membuka, menyimpan, dan mencetak dokumen
Untuk pekerjaan sehari-hari, shortcut ini biasanya paling sering Anda pakai, baik saat mengolah dokumen Word, spreadsheet, maupun PDF.
| Kebutuhan yang sering kejadian | Windows | Mac |
| Cari kata cepat dalam dokumen (Find) | Ctrl + F | Command (⌘) + F |
| Ganti kata/kalimat sekaligus (Replace) | Ctrl + H | Command (⌘) + Shift + H |
| Undo (balikkan aksi terakhir) | Ctrl + Z | Command (⌘) + Z |
| Redo (ulang aksi yang batal) | Ctrl + Y atau Ctrl + Shift + Z | Command (⌘) + Shift + Z |
| Copy / Paste / Cut | Ctrl + C / V / X | ⌘ + C / V / X |
| Paste tanpa format (biar rapi) | Ctrl + Shift + V (di banyak app) atau Ctrl + Alt + V (Word) | ⌘ + Shift + V (di banyak app) |
| Pilih semua isi (Select all) | Ctrl + A | Command (⌘) + A |
| Bikin teks tebal/miring/garis bawah | Ctrl + B / I / U | ⌘ + B / I / U |
| Buka tab baru (browser) | Ctrl + T | ⌘ + T |
| Tutup tab (browser) | Ctrl + W | ⌘ + W |
| Buka lagi tab yang ketutup (sering penyelamat) | Ctrl + Shift + T | ⌘ + Shift + T |
| Screenshot area tertentu | Win + Shift + S | ⌘ + Shift + 4 |
| Screenshot seluruh layar | PrtScn / Win + PrtScn | ⌘ + Shift + 3 |
| Lock layar (kalau tinggal sebentar) | Win + L | Control + ⌘ + Q |
| Rename file cepat (di File Explorer/Finder) | F2 | Return (Enter) |
Baca Juga: 16 Cara Menjaga Dokumen Pribadi (Fisik dan Digital)
Itulah penjelasan lengkap mengenai sebuah dokumen dari Mekari Sign, mulai dari pengertian hingga evolusi bentuknya di era digital. Dokumen, baik fisik maupun digital, memainkan peran penting dalam kehidupan pribadi maupun profesional, terutama dalam mendukung proses administrasi, legalitas, hingga pengambilan keputusan.
Jika Anda ingin memperdalam wawasan seputar dokumen legal, manajemen arsip, hingga solusi tanda tangan elektronik yang aman dan sah, kunjungi blog Mekari Sign. Anda akan menemukan berbagai panduan praktis dan terpercaya yang relevan untuk kebutuhan bisnis maupun aktivitas administratif sehari-hari.
Tanda Tangan Dokumen Secara Legal & Efisien Sekarang!
