Quote-to-Cash: Alur Bisnis dari Penawaran hingga Pembayaran

Tim Sales sudah mengirim quotation kepada calon pelanggan, tetapi transaksi masih tertahan karena harga perlu disetujui, Legal belum menyelesaikan kontrak, atau Finance belum menerima dokumen final untuk penagihan. Ketika versi penawaran, kontrak yang ditandatangani, dan dokumen pesanan tidak tersambung, satu perubahan ruang lingkup dapat membuat beberapa tim bekerja dengan acuan berbeda.

Alur quote-to-cash (Q2C) membantu perusahaan mengikuti transaksi dari tahap penawaran sampai pembayaran diterima. Quote-to-cash adalah proses bisnis lintas fungsi yang digunakan perusahaan untuk mengelola penawaran, persetujuan, kontrak, pemenuhan pesanan, penagihan, dan penerimaan pembayaran.

Bagi tim Sales, Legal, Procurement, dan Finance, setiap perpindahan tahap membawa dokumen serta tanggung jawab yang berbeda. Artikel ini memetakan tahapan Q2C, dokumen yang perlu disiapkan, titik yang sering menghambat transaksi, serta peran pengelolaan dokumen dalam menjaga alurnya.

Apa Itu Quote-to-Cash?

Dalam transaksi B2B, Q2C menghubungkan aktivitas tim yang berhadapan dengan pelanggan, seperti Sales, dengan fungsi pendukung di dalam perusahaan, seperti Legal, Finance, dan Operations. Prosesnya dimulai ketika perusahaan menyiapkan penawaran produk atau jasa dan berlanjut setelah pelanggan menyetujui kesepakatan, menerima pesanan, mendapatkan invoice, hingga melakukan pembayaran.

Karena melibatkan beberapa departemen, Q2C membutuhkan kesinambungan informasi. Harga dan ruang lingkup yang tercantum dalam quotation perlu sesuai dengan kontrak, sedangkan ketentuan pembayaran dalam kontrak harus menjadi acuan ketika Finance menerbitkan invoice. Jika informasi berubah di tengah proses, tim terkait perlu menerima versi terbaru agar tidak terjadi perbedaan antara kesepakatan komersial dan pelaksanaannya.

Bagaimana Alur Quote-to-Cash Berjalan?

Q2C memiliki beberapa tahapan yang saling terhubung. Urutannya dapat menyesuaikan model bisnis, misalnya perusahaan yang menjual barang memiliki proses pengiriman dan persediaan, sedangkan penyedia jasa mungkin menggunakan milestone pekerjaan atau aktivasi layanan sebagai dasar penagihan.

Tabel berikut memetakan tahapan umum Q2C beserta dokumen dan tim yang terlibat.

Geser tabel

1. Configure, Price, Quote (CPQ): menyusun penawaran

Siklus Q2C dimulai ketika Sales menentukan produk atau jasa yang ditawarkan kepada calon pelanggan. Untuk transaksi dengan banyak pilihan, tim perlu menyusun konfigurasi layanan, jumlah unit, kapasitas, durasi, serta opsi tambahan sebelum menghitung harga. Setelah itu, perusahaan menetapkan diskon dan ketentuan komersial berdasarkan kebijakan yang berlaku.

Rangkaian konfigurasi, penetapan harga, dan pembuatan quotation dikenal sebagai Configure, Price, Quote (CPQ). Hasilnya adalah penawaran yang menjelaskan apa yang akan diterima pelanggan dan berapa biaya yang harus dibayar. Dokumen ini perlu mencantumkan masa berlaku penawaran, ruang lingkup, asumsi harga, dan ketentuan pembayaran supaya kedua pihak memiliki acuan yang sama ketika bernegosiasi.

Jika tim Sales membutuhkan format penawaran yang konsisten, perusahaan dapat menggunakan struktur dokumen yang sudah distandardisasi. Contohnya dapat dilihat pada surat penawaran kerja sama untuk transaksi bisnis, terutama ketika penawaran melibatkan ruang lingkup layanan dan kewajiban beberapa pihak.

2. Proposal dan persetujuan: memastikan penawaran siap dikirim

Sebelum penawaran dikirim, perusahaan mungkin perlu memeriksa kembali harga, diskon, ruang lingkup, dan komitmen layanan. Misalnya, Sales menawarkan diskon di luar batas kewenangannya atau menjanjikan layanan tambahan yang memerlukan persetujuan tim lain. Tanpa alur yang jelas, quotation dapat dikirim sebelum seluruh pihak internal menyetujui komitmennya.

Karena itu, beberapa perusahaan menggunakan manajemen approval untuk mengatur kewenangan persetujuan. Dokumen dapat diarahkan kepada atasan atau fungsi yang berwenang sesuai aturan internal. Setelah disetujui, Sales mengirimkan proposal atau quotation final kepada calon pelanggan, kemudian menyimpan versi yang menjadi dasar negosiasi berikutnya.

3. Contracting: mengubah kesepakatan menjadi perjanjian

Ketika pelanggan menyetujui penawaran, kedua pihak perlu memastikan ruang lingkup, harga, jadwal, termin pembayaran, dan tanggung jawab sudah tercermin dalam perjanjian. Dokumen kontrak dapat memuat ketentuan tambahan yang belum dijelaskan secara rinci dalam quotation, seperti standar layanan, mekanisme perubahan pekerjaan, kerahasiaan, dan pengakhiran kerja sama.

Tim Legal biasanya meninjau redaksi dan risiko sebelum kontrak disetujui oleh pihak berwenang. Pemeriksaan ini perlu memastikan bahwa isi kontrak dan persyaratan perjanjiannya sesuai dengan kesepakatan komersial. Setelah kedua pihak menyetujui versi final, penandatanganan menjadi bukti bahwa mereka menerima hak dan kewajiban yang dicantumkan dalam dokumen tersebut.

4. Order management dan fulfillment: menjalankan pesanan

Kontrak yang sudah disepakati menjadi dasar bagi tim operasional untuk memulai pemenuhan pesanan. Pada transaksi barang, perusahaan dapat mencatat pesanan melalui Sales Order dan mencocokkannya dengan Purchase Order (PO) dari pelanggan. Untuk transaksi jasa, pelaksanaan dapat dimulai berdasarkan jadwal proyek, ruang lingkup pekerjaan, atau milestone yang telah disetujui.

PO membantu pembeli menyampaikan rincian pesanan kepada pemasok, termasuk barang atau jasa yang dibutuhkan, kuantitas, harga, serta ketentuan pembelian. Karena dokumen tersebut menjadi salah satu acuan pemenuhan, tim perlu memastikan informasinya sesuai dengan penawaran dan kontrak. Anda dapat melihat fungsi Purchase Order dalam proses pemesanan untuk memahami perannya dalam transaksi.

Setelah barang diserahkan atau pekerjaan selesai, perusahaan dapat membuat dokumen pendukung seperti berita acara serah terima atau bukti penyelesaian pekerjaan. Dokumen ini membantu Finance memastikan bahwa syarat penagihan sudah terpenuhi, terutama jika pembayaran bergantung pada tahap pengiriman atau penyelesaian proyek.

5. Invoicing: menerbitkan tagihan sesuai kesepakatan

Setelah pesanan dipenuhi atau milestone penagihan tercapai, Finance menerbitkan invoice kepada pelanggan. Nilai tagihan, tanggal jatuh tempo, termin pembayaran, dan referensi pesanan perlu sesuai dengan kontrak atau dokumen yang menjadi dasar transaksi. Jika perusahaan menagih berdasarkan beberapa tahap pekerjaan, setiap invoice juga perlu merujuk pada milestone yang relevan.

Kesalahan pada nama pelanggan, nilai tagihan, nomor PO, atau termin dapat membuat invoice perlu diperbaiki dan dikirim ulang. Karena itu, Finance perlu mencocokkan informasi invoice dengan dokumen komersial sebelum mengirimkannya. Untuk memahami fungsi dan informasi yang biasa dicantumkan, lihat pengertian dan komponen invoice serta pembahasan invoice elektronik dalam proses penagihan.

Invoice komersial juga perlu dibedakan dari Faktur Pajak. Keduanya memiliki fungsi berbeda dalam administrasi transaksi dan perpajakan. Jika transaksi perusahaan mewajibkan penerbitan Faktur Pajak, prosesnya perlu mengikuti ketentuan perpajakan yang berlaku dan tidak boleh dianggap otomatis selesai hanya karena invoice komersial sudah diterbitkan.

Perusahaan juga perlu menilai apakah dokumen invoice tertentu merupakan objek Bea Meterai. Ketentuan ini bergantung pada karakter dokumen dan aturan yang berlaku, sehingga tidak tepat menganggap seluruh invoice selalu harus dibubuhi e-Meterai. Pembahasan lebih lanjut tersedia dalam aturan penggunaan meterai pada invoice.

6. Payment collection: menerima dan merekonsiliasi pembayaran

Penerbitan invoice belum berarti perusahaan sudah menerima uang. Finance atau Accounts Receivable masih perlu memantau tanggal jatuh tempo, mengirim pengingat pembayaran, mencatat penerimaan dana, dan mencocokkannya dengan invoice terkait. Jika satu pelanggan memiliki banyak tagihan, referensi pembayaran perlu dikelola dengan benar agar perusahaan tidak salah mengalokasikan dana.

Tahap ini menghubungkan dokumen penagihan dengan catatan penerimaan kas. Ketika pembayaran diterima, Finance perlu memastikan nominal dan referensinya sesuai dengan invoice, termasuk mencatat selisih atau potongan jika memang disepakati. Proses ini membantu perusahaan mengetahui invoice yang sudah lunas, masih berjalan, atau perlu ditindaklanjuti.

7. Revenue recognition dan renewal: mengakui pendapatan dan menindaklanjuti kontrak

Setelah transaksi berlangsung, Accounting perlu menentukan kapan pendapatan dapat diakui sesuai standar akuntansi yang berlaku. Dalam SAK Indonesia, standar yang relevan adalah PSAK 115 tentang Pendapatan dari Kontrak dengan Pelanggan, yang merupakan penomoran baru dari PSAK 72 sejak 1 Januari 2024. Standar ini menggunakan lima tahapan analisis, termasuk identifikasi kontrak dan kewajiban pelaksanaan, penentuan harga transaksi, serta pengakuan pendapatan ketika atau selama kewajiban pelaksanaan dipenuhi. IAI menjelaskan perubahan penomoran PSAK, sedangkan IFRS 15 menjelaskan prinsip pengakuan pendapatan berdasarkan pemenuhan kewajiban pelaksanaan.

Artinya, pengakuan pendapatan tidak selalu berlangsung pada tanggal pembayaran diterima. Untuk layanan yang kewajibannya dipenuhi selama periode tertentu, pendapatan dapat diakui sepanjang periode tersebut sesuai kriteria standar. Finance perlu membaca kontrak dan memahami apa yang dijanjikan kepada pelanggan sebelum menentukan waktu pengakuannya.

Pada bisnis berlangganan atau kontrak layanan jangka panjang, Q2C juga berlanjut ke renewal. Tim Sales perlu mengetahui kapan kontrak berakhir, apakah harga akan berubah, dan apakah ada layanan tambahan yang perlu ditawarkan. Informasi masa berlaku dan kewajiban kontrak membantu perusahaan memulai penawaran pembaruan sebelum pelanggan kehilangan akses atau kerja sama terhenti.

Apa Perbedaan Quote-to-Cash, CPQ, dan Order-to-Cash?

Ketiga istilah ini saling berhubungan, tetapi cakupan prosesnya berbeda. CPQ berada pada tahap awal ketika perusahaan menyiapkan konfigurasi dan harga penawaran. Q2C mencakup keseluruhan siklus komersial, sedangkan Order-to-Cash (O2C) dimulai setelah pelanggan menyetujui pesanan dan berfokus pada pemenuhan hingga pembayaran.

Geser tabel

Dengan demikian, O2C merupakan bagian dari siklus Q2C yang lebih luas, sedangkan CPQ berfokus pada tahap awal penyusunan penawaran. Perusahaan yang hanya mengotomatisasi CPQ mungkin sudah memiliki harga dan quotation yang konsisten, tetapi tetap perlu mengelola persetujuan kontrak, pemenuhan, invoice, dan pembayaran agar transaksi benar-benar selesai.

Di Mana Alur Quote-to-Cash Sering Mengalami Hambatan?

Masalah Q2C sering muncul ketika informasi harus berpindah dari satu tim ke tim lain. Misalnya, perusahaan jasa teknologi mengirim quotation berisi biaya implementasi dan jadwal pembayaran kepada calon pelanggan. Setelah negosiasi, pelanggan meminta perubahan ruang lingkup. Sales memperbarui penawaran, tetapi tim Legal masih memeriksa versi sebelumnya. Jika kontrak ditandatangani berdasarkan dokumen yang berbeda dari kesepakatan terakhir, Operations dan Finance dapat menggunakan informasi yang tidak sama ketika menjalankan pekerjaan dan menagih pelanggan.

Situasi tersebut memperlihatkan bahwa keterlambatan Q2C tidak selalu berasal dari proses penjualan atau penagihan itu sendiri. Masalah juga dapat muncul ketika dokumen tidak memiliki versi final yang jelas, pihak yang harus menyetujui belum diketahui, atau tim terkait tidak dapat menemukan kontrak yang sudah ditandatangani.

Geser tabel

Pengendalian dokumen membantu mengurangi masalah pada titik perpindahan tersebut. Setiap tim perlu mengetahui versi yang berlaku, pihak yang sudah menyetujui, status penandatanganan, serta dokumen pendukung yang perlu diteruskan ke tahap berikutnya. Riwayat aktivitas juga perlu tersedia agar perusahaan dapat menelusuri perubahan dan persetujuan ketika muncul perbedaan informasi. Praktik ini sejalan dengan penerapan audit trail untuk melacak aktivitas dokumen.

Bagaimana Mekari Sign Mendukung Pengelolaan Dokumen dalam Q2C?

Mekari Sign relevan pada bagian Q2C yang melibatkan persetujuan dan pengelolaan dokumen komersial. Penawaran atau kontrak dapat disiapkan melalui sistem penjualan maupun aplikasi lain, lalu dokumen yang sudah tersedia diunggah ke Mekari Sign untuk diproses sesuai kebutuhan. Perusahaan dapat mengatur persetujuan internal sebelum dokumen dikirim atau ditandatangani, sehingga tim memiliki catatan proses yang lebih mudah ditelusuri.

Mekari Sign merupakan Intelligent Contract Management Software (ICMS) yang menyatukan tanda tangan elektronik tersertifikasi, e-Meterai, manajemen kontrak, verifikasi identitas, dan integrasi. Dalam alur Q2C, Mekari Sign dapat membantu:

• Menjaga persetujuan penawaran dan kontrak. Tim dapat meminta persetujuan sebelum dokumen dikirim atau ditandatangani, mengatur beberapa approver secara berurutan, serta menyimpan catatan persetujuan melalui fitur Approval Workflow.
• Menyelesaikan penandatanganan dokumen. Setelah isi penawaran atau kontrak disepakati, perusahaan dapat menggunakan Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi melalui kemitraan Mekari Sign dengan PSrE PT Tilaka Nusa Teknologi.
• Menjaga dokumen kontrak tetap terorganisasi. Arsip terpusat, pencarian, pemantauan status, dan pengaturan hak akses membantu tim menemukan kontrak yang masih menunggu, telah ditandatangani, atau mendekati masa berakhir melalui fitur Manajemen Kontrak.
• Mengingatkan tim pada tenggat kontrak. Pengingat tanggal efektif dan masa berlaku membantu pihak terkait menyiapkan pembaruan atau tindak lanjut melalui fitur Pengingat Kontrak.
• Mengelola invoice dari ekosistem Mekari. Melalui integrasi Mekari Sign dengan Mekari Jurnal, invoice yang dibuat di Jurnal dapat dibubuhi e-Meterai resmi dan ditandatangani secara langsung tanpa harus memindahkan file ke aplikasi lain. Penggunaannya perlu disesuaikan dengan kebutuhan dokumen dan kewajiban Bea Meterai yang berlaku.

Ada batas yang perlu dipahami. Mekari Sign tidak menggantikan CPQ untuk mengonfigurasi produk dan menghitung harga, sistem order management untuk memproses pesanan, atau aplikasi billing untuk menghitung tagihan dan mengelola pembayaran. Perusahaan tetap menggunakan sistem yang sesuai untuk aktivitas tersebut. Mekari Sign membantu menjaga dokumen persetujuan, penandatanganan, arsip, dan pemantauan kontrak yang menjadi bagian dari siklus komersial.

Dengan proses persetujuan dan dokumentasi yang lebih tertata, tim Sales, Legal, Procurement, dan Finance dapat memiliki acuan yang sama ketika transaksi berpindah dari penawaran menuju kontrak dan penagihan. Jadwalkan demo Mekari Sign untuk melihat bagaimana pengelolaan dokumen digital dapat mendukung proses kontrak di perusahaan.