- Negosiasi bisnis membantu pihak dengan kepentingan berbeda menemukan terms yang dapat disepakati dan dijalankan bersama.
- Tujuan negosiasi mencakup penyelarasan kepentingan, pembahasan risiko, dan penentuan kesepakatan sesuai kebutuhan para pihak.
- Tahapan negosiasi mencakup persiapan, pembukaan, penyampaian posisi, tawar-menawar, kesepakatan, dan finalisasi.
- Strategi negosiasi perlu menyesuaikan hambatan pada setiap tahap, terutama saat pembahasan melibatkan banyak isu, pihak, dan revisi dokumen.
- Hasil negosiasi kontrak dapat dilanjutkan ke approval, signing, dan pengelolaan lifecycle melalui Contract Lifecycle Management Software dari Mekari Sign.
Dalam negosiasi bisnis, satu kesepakatan sering melibatkan beberapa fungsi. Procurement membahas sisi komersial, Legal memeriksa ketentuan, lalu Business Owner memastikan hasilnya sesuai kebutuhan perusahaan.
Perubahan harga bisa ikut membuka pembahasan tentang scope, SLA, pembayaran, atau pembagian risiko. Satu keputusan di meja negosiasi sering membawa konsekuensi ke bagian kontrak lainnya.
Karena itu, proses negosiasi perlu memiliki arah yang jelas sejak awal. Hasil pembahasan juga perlu diteruskan ke dokumen yang dapat direview, disetujui, dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
Apa Itu Negosiasi dan Apa Tujuannya?
Negosiasi adalah proses ketika dua pihak atau lebih membahas kepentingan dan pilihan masing-masing untuk mencapai kesepakatan. Dalam bisnis, pembahasan dapat menyentuh harga, scope pekerjaan, jangka waktu, pembayaran, SLA, hingga tanggung jawab para pihak.
Setiap pihak membawa target dan batas yang berbeda. Proses negosiasi membantu mereka mencari kombinasi terms yang masih dapat diterima dan dijalankan bersama.
Dalam kontrak bisnis, tujuan negosiasi dapat mencakup penyelarasan kepentingan, pengelolaan risiko, dan penentuan terms yang mendukung kebutuhan masing-masing pihak.
Kesepakatan yang dihasilkan kemudian perlu diterjemahkan ke dokumen yang menjadi acuan kedua pihak.
Jenis-Jenis Negosiasi
Setiap negosiasi memiliki dinamika yang berbeda. Cara perusahaan membahas harga dengan vendor bisa berbeda dari pembahasan kontrak jangka panjang yang melibatkan beberapa kepentingan sekaligus.
Scotwork membahas distributive dan integrative sebagai dua pendekatan utama dalam negosiasi. Pendekatan lain seperti compromising, accommodating, dan mixed-motive dapat digunakan sesuai situasi dan kepentingan para pihak.
| Jenis negosiasi | Fokus | Contoh dalam bisnis |
|---|---|---|
| Distributif | Membagi nilai yang tersedia di antara para pihak | Negosiasi harga produk atau jasa |
| Integratif | Mencari kesepakatan yang memenuhi kepentingan kedua pihak | Menyesuaikan harga dengan volume, SLA, atau terms pembayaran |
| Kompromi | Mencari titik temu melalui konsesi dari kedua pihak | Menyesuaikan harga dan scope agar kedua pihak mencapai kesepakatan |
| Akomodatif | Memberi ruang lebih besar pada kepentingan pihak lain | Memberikan kelonggaran pada terms untuk mempertahankan hubungan dengan pelanggan strategis |
| Mixed-motive | Menggabungkan kepentingan kompetitif dan kolaboratif | Kontrak supplier yang membahas harga, volume, SLA, dan pembayaran |
Satu negosiasi juga dapat memadukan beberapa pendekatan. Kontrak jangka panjang, misalnya, bisa menggunakan pendekatan kolaboratif untuk membahas scope dan SLA, lalu masuk ke pembagian nilai ketika para pihak membicarakan harga.
Baca juga: Klausul dalam Kontrak: Apa yang Perlu Diperhatikan Sebelum Tanda Tangan?
Tahapan dan Strategi Negosiasi Bisnis
Negosiasi dapat melalui beberapa tahap, mulai dari persiapan, pembukaan, penyamaan kepentingan, tawar-menawar, hingga kesepakatan. Dalam konteks bisnis, prosesnya juga perlu mempertimbangkan pihak yang terlibat, isu yang dibahas, kewenangan pengambil keputusan, cara finalisasi, dan waktu yang tersedia.
Setiap tahap dapat menghadirkan persoalan yang berbeda. Karena itu, strategi negosiasi perlu menyesuaikan kepentingan para pihak, kompleksitas isu, serta keputusan yang harus diambil pada setiap tahap.
| Tahapan negosiasi | Hambatan yang dapat muncul | Strategi yang dapat dilakukan |
|---|---|---|
| Persiapan | Setiap pihak membawa target dan batas konsesi berbeda; informasi tentang pihak lain belum lengkap; kewenangan mengambil keputusan belum jelas | Tentukan target, batas konsesi, kepentingan utama, data pendukung, alternatif, serta pihak yang memiliki kewenangan mengambil keputusan sebelum pembahasan dimulai. |
| Pembukaan | Ekspektasi berbeda; pihak langsung mempertahankan posisi; agenda pembahasan melebar | Samakan konteks, sepakati agenda, lalu gali kepentingan pihak lain sebelum masuk ke penawaran. |
| Penyampaian posisi | Setiap pihak mempertahankan tuntutan; argumen sulit dibandingkan; beberapa permintaan belum memiliki dasar yang kuat | Jelaskan alasan di balik setiap permintaan, gunakan data atau kriteria objektif, dan pisahkan kebutuhan utama dari preferensi. |
| Tawar-menawar | Banyak isu muncul bersamaan; satu konsesi memengaruhi klausul lain; pembahasan kembali ke poin yang sama | Kelompokkan isu berdasarkan prioritas, siapkan beberapa pilihan, dan gunakan trade-off untuk mencari kombinasi terms yang dapat diterima. |
| Kesepakatan | Para pihak sepakat pada garis besar tetapi berbeda pada detail; tindak lanjut belum memiliki penanggung jawab | Rangkum hasil pembahasan, konfirmasi setiap terms, dan tetapkan pihak yang bertanggung jawab atas tindak lanjut. |
| Finalisasi | Revisi dokumen bertambah; versi kontrak berbeda; approval internal membutuhkan waktu tambahan | Gunakan satu versi dokumen sebagai acuan, catat perubahan, lalu teruskan hasil negosiasi ke review, approval, dan signing. |
Persiapan menjadi semakin penting ketika negosiasi mencakup beberapa isu sekaligus. Riset dalam Journal of Business Research menunjukkan bahwa negosiasi dengan banyak isu membutuhkan usaha persiapan yang lebih besar.
Penawaran awal juga ikut membentuk ruang tawar. Meta-analysis yang terbit pada 2025 menganalisis 374 effect sizes dari 90 samples dengan 16.334 individu dan menemukan bahwa first offers dapat memengaruhi hasil ekonomi negosiasi. Riset tersebut mendukung pentingnya menyiapkan posisi awal berdasarkan data dan batas konsesi.
Dalam negosiasi yang melibatkan beberapa fungsi, perusahaan juga perlu menetapkan pihak yang berwenang mengambil keputusan untuk isu komersial, legal, dan operasional. Pembagian peran seperti ini dapat dibantu dengan RACI Matrix agar tanggung jawab setiap pihak lebih mudah terlihat.
Pembahasan kontrak dapat menyentuh harga, scope, SLA, pembayaran, kerahasiaan, dan tanggung jawab. Perubahan pada bagian tersebut perlu mempertimbangkan klausul dalam kontrak yang ikut mengatur hubungan para pihak.
Apa yang Terjadi Setelah Negosiasi Selesai?
Setelah para pihak menyepakati terms, pekerjaan berpindah dari meja negosiasi ke proses internal perusahaan. Tim menyusun satu versi kontrak berdasarkan hasil pembahasan yang sudah disepakati.
Dokumen kemudian masuk ke review dan approval sesuai kewenangan perusahaan. Legal dapat memeriksa ketentuan yang berubah, sementara Business Owner atau pihak berwenang memastikan hasil akhirnya sesuai keputusan yang telah dibuat.
Setelah approval selesai, kontrak masuk ke tahap signing. Perusahaan dapat menggunakan Document Approval Workflow untuk membantu mengatur jalur persetujuan dan perpindahan dokumen.
Setelah ditandatangani, kontrak tetap membutuhkan pengelolaan selama masa berlakunya. Tim perlu mengetahui status kontrak, memantau kewajiban, menyimpan versi final, serta mengingat jadwal renewal atau perubahan yang berkaitan dengan perjanjian tersebut.
Pendekatan ini menjadi bagian dari Contract Lifecycle Management yang membantu perusahaan mengelola perjalanan kontrak dari tahap awal sampai setelah eksekusi.
Baca juga: Apa Itu Manajemen Kontrak? Simak 5 Tahap Pentingnya
Kesepakatan yang sudah tercapai perlu diteruskan dengan rapi ke tahap berikutnya. Tim perlu membawa terms yang disepakati ke dokumen final, approval, signing, lalu pengelolaan kontrak.
Untuk kebutuhan pengelolaan kontrak yang lebih menyeluruh, Mekari Sign menyediakan Contract Lifecycle Management untuk membantu perusahaan mengelola proses kontrak dalam satu alur.
