Apa itu Lembar Disposisi? Manfaat, Alur, dan Contohnya

Pernahkah Anda menerima surat masuk dari instansi, lalu bingung siapa yang harus menindaklanjuti atau bagaimana alurnya? Di balik proses tersebut, ada satu dokumen penting yang sering luput dari perhatian padahal perannya sangat vital dalam jalur komunikasi birokrasi.

Tanpa dokumen ini, alur distribusi surat bisa kacau, tugas jadi tumpang tindih, bahkan keputusan penting bisa tertunda. Maka tak heran jika perusahaan, lembaga pemerintahan, hingga organisasi swasta terus mengandalkan satu sistem sederhana namun krusial ini.

Untuk memahami lebih jauh tentang dokumen tersebut, mulai dari manfaat, alur penggunaannya, hingga contoh konkretnya, simak penjelasannya sebagai berikut.

Apa Itu Lembar Disposisi?

Lembar disposisi adalah formulir atau lembar khusus yang digunakan untuk mencatat disposisi atau instruksi yang diberikan oleh atasan kepada bawahan terkait surat masuk atau dokumen penting.

Dokumen ini biasanya memuat informasi seperti tujuan surat, hingga siapa yang bertanggung jawab menindaklanjuti. Menurut buku Manajemen Administrasi Perkantoran karya The Liang Gie, lembar disposisi berperan penting dalam pengelolaan surat menyurat agar tertata secara sistematis dan efisien.

Penggunaan lembar disposisi telah dikenal sejak era birokrasi pemerintahan kolonial, ketika pengelolaan surat resmi mulai dibakukan. Seiring berkembangnya administrasi modern di Indonesia, lembar disposisi menjadi bagian penting dalam sistem administrasi perkantoran khususnya di instansi pemerintah dan perusahaan besar untuk menjaga kelancaran arus informasi dan pengambilan keputusan.

Sebagai bagian dari dokumen resmi, lembar disposisi kerap dilampirkan dalam surat dinas atau surat resmi lainnya. Isinya tidak hanya mencerminkan proses birokrasi, tapi juga menjadi bukti bahwa sebuah surat telah diproses sesuai alur organisasi.

Fungsi Lembar Disposisi

Lembar disposisi memiliki peran yang berbeda tergantung konteks penggunaan. Di bawah ini adalah fungsi utamanya dalam instansi pemerintahan dan sektor swasta.

Fungsi di Instansi Pemerintahan

Dalam lingkungan birokrasi, lembar disposisi membantu memastikan bahwa setiap surat masuk diproses secara terstruktur dan sesuai kewenangan:

• Distribusi surat dinas antar bidang: Mengarahkan surat resmi ke bidang atau unit kerja yang relevan berdasarkan isi surat.
• Pencatatan instruksi pimpinan: Merekam arahan atau perintah dari pejabat berwenang untuk diteruskan kepada staf pelaksana.
• Monitoring surat masuk secara administratif: Menjadi alat kontrol untuk memantau surat masuk dan surat keluar secara tertib dan terdokumentasi.

Fungsi di Sektor Swasta

Di perusahaan atau organisasi non-pemerintah, lembar disposisi digunakan untuk memperlancar koordinasi dan mendukung akuntabilitas internal:

• Pengarah surat internal antar departemen: Menyalurkan dokumen internal ke departemen yang tepat guna mempercepat proses kerja.
• Penyampaian keputusan manajemen: Menyampaikan keputusan strategis dari manajemen kepada tim pelaksana secara formal dan terdokumentasi.
• Mendukung audit trail administrasi: Menyediakan jejak tertulis untuk proses audit internal serta dokumentasi keputusan yang telah diambil.

Dasar Hukum Penggunaan Lembar Disposisi

Lembar disposisi memiliki dasar hukum yang jelas dalam regulasi kearsipan dan administrasi pemerintahan di Indonesia. Dokumen ini bukan hanya alat bantu internal, tetapi bagian dari proses resmi yang diatur dalam beberapa peraturan perundang-undangan sebagai berikut:

UU No. 43 Tahun 2009

Undang-Undang kearsipan ini memberikan dasar hukum yang mendasari seluruh pengelolaan arsip, termasuk lembar disposisi dalam pengelolaan surat masuk dan keluar.

• Pasal 3: Penyelenggaraan kearsipan harus mencakup prinsip autentik, terpercaya, aman, efisien, efektif, dan ekonomis, yang memastikan pengelolaan arsip, termasuk lembar disposisi, dilakukan dengan sistem yang memenuhi standar tersebut.
• Pasal 40 ayat (1): Pengelolaan arsip dinamis, seperti surat masuk dan disposisi, harus memenuhi syarat keandalan, sistematis, dan akuntabilitas untuk mendukung kinerja organisasi sebagai bahan bukti yang sah. Undang-undang ini menjadi landasan bagi pengelolaan surat dinas secara profesional dalam setiap instansi, meski tidak secara eksplisit menyebutkan lembar disposisi.

Perka Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2017

Peraturan ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan ketertiban dalam pengelolaan arsip di instansi pemerintah, termasuk pengelolaan lembar disposisi dalam surat dinas.

• Pasal 19: Pembuatan daftar arsip dinamis dilakukan berdasarkan kategori arsip yang dapat dikelola secara tertib dan teratur. Peraturan ini mendukung pengelolaan arsip secara baik di lingkungan pemerintah, termasuk dalam penggunaan lembar disposisi untuk mendistribusikan surat secara tepat dan efisien.

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021

Peraturan tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas ini memberikan pedoman tentang tata cara pembuatan dan pengelolaan naskah dinas, termasuk lembar disposisi yang digunakan dalam surat dinas.

• Pasal 54: Pembuatan naskah dinas dengan media elektronik harus menggunakan perangkat yang memenuhi standar teknis kearsipan.
• Pasal 55: Naskah dinas elektronik harus dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya dan tersedia untuk pihak yang berwenang sesuai ketentuan yang berlaku.

Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 16 Tahun 2020

Peraturan ini mengatur tata naskah dinas di lingkungan BKN, yang mencakup penggunaan lembar disposisi untuk pengelolaan surat masuk. Dalam peraturan ini disebutkan bahwa setiap naskah dinas yang diterima oleh unit pengolah harus dilengkapi dengan lembar disposisi, yang kemudian disimpan di arsip aktif untuk pengendalian penyelesaian surat.

Baca Juga: 25 Contoh Surat Dinas Segala Keperluan, Terlengkap!

Unsur-unsur dalam Lembar Disposisi

Unsur-unsur yang ada dalam lembar disposisi sangat krusial untuk memastikan bahwa surat tersebut ditindaklanjuti dengan baik. Berikut adalah rincian unsur-unsur utama yang terdapat dalam lembar disposisi:

1. Informasi Dasar Surat

Unsur pertama yang harus ada dalam lembar disposisi adalah informasi dasar surat. Informasi ini memberikan gambaran lengkap mengenai surat yang sedang diproses, sehingga penerima disposisi bisa segera mengenali konteks surat tersebut.

• Nomor Surat: Merupakan identifikasi unik surat yang diterbitkan.
• Tanggal Surat: Tanggal diterbitkannya surat yang diterima.
• Perihal Surat: Judul atau topik utama yang dibahas dalam surat tersebut.
• Penerima Surat: Pihak yang menerima surat atau disposisi.
• Asal Surat: Dari mana surat tersebut berasal, apakah dari instansi atau individu lain.
• Nomor Agenda: Nomor identifikasi yang digunakan dalam sistem agenda surat.

2. Instruksi atau Perintah

Setelah informasi dasar, unsur penting lainnya adalah instruksi atau perintah yang diberikan oleh pimpinan atau pihak yang berwenang. Bagian ini menunjukkan langkah-langkah yang perlu diambil oleh penerima disposisi. Instruksi dapat berupa berbagai tindakan, seperti:

• Perintah untuk ditindaklanjuti oleh penerima disposisi.
• Instruksi untuk disetujui atau disahkan.
• Instruksi untuk dipelajari lebih lanjut sebelum keputusan dibuat.

3. Catatan atau Rekomendasi

Catatan atau rekomendasi sering kali ditambahkan untuk memberikan keterangan atau saran lebih lanjut terkait penanganan surat. Catatan ini dapat memberikan petunjuk tambahan tentang bagaimana surat tersebut harus ditindaklanjuti. Beberapa contoh catatan atau rekomendasi:

• “Mohon segera ditindaklanjuti.“
• “Disetujui dengan catatan: Harap dipertimbangkan lebih lanjut.“

4. Tanda Tangan dan Tanggal

Unsur terakhir yang tak kalah penting adalah tanda tangan pejabat yang membuat disposisi. Ini memastikan keabsahan disposisi serta memberikan tanggung jawab atas instruksi yang diberikan.

• Tanda Tangan: Menunjukkan otorisasi dari pejabat yang memberikan disposisi.
• Tanggal Disposisi: Menunjukkan kapan disposisi tersebut dibuat dan harus ditindaklanjuti.

Baca Juga: Panduan Lengkap Tanda Tangan Elektronik di Indonesia

Cara Mengisi Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah salah satu elemen penting dalam pengelolaan surat masuk dan keluar di sebuah organisasi. Agar lembar disposisi bisa diisi dengan benar dan sesuai prosedur, berikut adalah panduan lengkap cara pengisiannya:

1. Indeks

Bagian pertama yang perlu diisi adalah indeks. Di sini, Anda harus mencatat informasi terkait dengan surat, seperti nama, masalah, tempat, orang, benda, atau lembaga yang terlibat. Informasi ini memberikan gambaran umum tentang apa yang terkait dengan surat tersebut.

2. Kode Surat

Kode surat mengacu pada sistem klasifikasi surat yang digunakan oleh organisasi untuk memudahkan pencatatan dan pencarian surat. Kode ini harus sesuai dengan sistem kearsipan yang berlaku dalam organisasi. Pastikan kode yang dimasukkan mematuhi ketentuan yang ada.

3. Nomor Urut

Pada bagian ini, Anda perlu mencatat nomor urut surat dalam pencatatan surat masuk. Nomor urut mencerminkan urutan kronologis surat yang diterima, membantu dalam pengelolaan arsip dan mempermudah pencarian surat tersebut di kemudian hari.

4. Tanggal Penyelesaian

Tanggal penyelesaian adalah tanggal target kapan surat tersebut harus ditindaklanjuti atau diselesaikan. Menuliskan tanggal ini penting agar penerima disposisi tahu kapan mereka harus merampungkan tugas yang diberikan.

5. Disposisi

Pada bagian ini, pimpinan atau pihak yang berwenang akan menuliskan instruksi atau saran terkait penanganan surat tersebut. Instruksi ini bisa mencakup perintah untuk ditindaklanjuti, disetujui, atau dipelajari lebih lanjut. Selain itu, bagian disposisi juga mencantumkan siapa yang akan melaksanakan instruksi tersebut.

Misalnya dengan menulis “Disposisi ke Bagian Keuangan untuk diproses lebih lanjut.”

6. Tanda Tangan dan Jabatan

Tanda tangan pimpinan yang memberikan disposisi harus dicantumkan di bagian bawah lembar disposisi. Selain itu, jabatan pimpinan juga harus ditulis jelas agar tidak ada kebingungannya mengenai siapa yang memberikan instruksi.

Baca juga: Legalitas dan Peraturan Tanda Tangan Elektronik di Indonesia

Berikut adalah contoh pengisian lembar disposisi yang lebih informatif:

Baca Juga: Panduan Surat Masuk dan Surat Keluar dan Contohnya!

Contoh Lembar Disposisi

Untuk memberikan gambaran yang jelas, berikut ini adalah beberapa contoh lembar disposisi yang bisa Anda gunakan:

Contoh Lembar Disposisi Surat

Sumber Gambar: Scribd

Contoh Lembar Disposisi Perusahaan

Sumber Gambar: Scribd

Contoh Lembar Disposisi Dinas

Sumber Gambar: Scribd

Contoh Lembar Disposisi Sekolah

Sumber Gambar: Scribd

Perbedaan Lembar Disposisi, Lembar Konsep Surat, dan Kartu Kendali

Meskipun ketiga dokumen ini terkait dengan pengelolaan surat, mereka memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda. Berikut adalah perbedaan antara lembar disposisi, lembar konsep surat, dan kartu kendali:

Lembar disposisi, konsep surat, dan kartu kendali memiliki fungsi yang saling melengkapi dalam sistem pengelolaan surat. Ketiganya membantu memastikan tindak lanjut surat berjalan sesuai arahan, komunikasi resmi tersusun rapi, dan setiap surat dapat dilacak statusnya secara administratif.

Annisa

Senior General Affairs di Mekari

Ketiga dokumen ini berperan sebagai fondasi dalam sistem tata naskah dinas yang rapi dan akuntabel, khususnya di lingkungan kerja administratif dan instansi pemerintah.

FAQ Seputar Lembar Disposisi

Untuk membantu Anda memahami penggunaan lembar disposisi secara lebih praktis, berikut beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait dokumen ini.

Apa bedanya disposisi dan memo?

Lembar disposisi digunakan untuk mencatat arahan atau instruksi pimpinan atas surat masuk atau surat internal, biasanya berkaitan dengan tindak lanjut surat. Sementara itu, memo adalah bentuk komunikasi internal yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau instruksi tanpa merujuk langsung pada surat tertentu. Memo bersifat lebih bebas dan tidak selalu terhubung dengan proses pencatatan surat resmi.

Lembar disposisi untuk surat masuk atau keluar?

Umumnya, lembar disposisi digunakan untuk surat masuk, baik eksternal maupun internal. Tujuannya adalah mencatat arahan pimpinan terhadap surat yang diterima agar dapat segera ditindaklanjuti oleh pihak terkait. Namun, dalam beberapa organisasi, disposisi juga bisa diterapkan pada surat keluar yang membutuhkan persetujuan atau catatan dari atasan sebelum dikirim.

Apakah disposisi wajib ditandatangani?

Ya, tanda tangan pimpinan dibutuhkan pada lembar disposisi untuk memastikan bahwa instruksi atau arahan tersebut sah dan dapat dijadikan dasar tindakan. Tanda tangan juga menunjukkan otoritas atas keputusan yang diambil dalam proses pengelolaan surat.

Apakah bisa dilakukan secara digital?

Bisa. Saat ini banyak organisasi yang telah beralih ke sistem manajemen dokumen digital. Lembar disposisi pun bisa dibuat dan ditandatangani secara elektronik menggunakan layanan tanda tangan digital tersertifikasi. Hal ini membantu mempercepat proses distribusi dan pencatatan surat. Contohnya, Anda bisa memanfaatkan solusi dari Mekari Sign untuk mempermudah pengelolaan surat dan dokumen secara digital.

Baca juga: Dokumen Digital: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

Apakah ada standar format dari pemerintah?

Tidak ada satu format baku dari pemerintah yang wajib diikuti, tetapi sebagian instansi atau lembaga pemerintahan mengacu pada aturan internal atau pedoman kearsipan yang ditetapkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Format lembar disposisi umumnya disesuaikan dengan sistem pengelolaan surat yang diterapkan di masing-masing organisasi.

Baca Juga: Apa Itu Arsip Digital? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Itulah penjelasan lengkap mengenai lembar disposisi baik di instansi pemerintah maupun perusahaan swasta dari Mekari Sign. Dengan memahami fungsi, unsur, cara mengisi, hingga perbedaannya dengan dokumen pengendali lainnya, Anda dapat memastikan setiap surat masuk diproses dengan tepat, cepat, dan terdokumentasi dengan baik.

Jika Anda ingin memperdalam wawasan seputar dunia dokumen legal, hingga solusi tanda tangan elektronik, kunjungi artikel-artikel terbaru di blog Mekari Sign untuk mendapatkan panduan praktis dan terpercaya.

Tanda tangan langsung di dokumen disposisi? Bisa, tanpa print!

Coba Gratis

Referensi

• Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis.
• Arsip Nasional Republik Indonesia. Perka ANRI Nomor 7 Tahun 2017 tentang Petunjuk Teknis Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah.
• Badan Kepegawaian Negara. Peraturan BKN Nomor 16 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah.
• Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.