Panduan EULA: Klausul dan Dasar Hukumnya di Indonesia

Perusahaan yang membeli lisensi software untuk 100 karyawan belum tentu memperoleh hak untuk memasang aplikasi tersebut di semua perangkat atau membagikannya kepada seluruh cabang. Penyedia dapat membatasi penggunaan berdasarkan akun, perangkat, lokasi, atau tujuan tertentu. Batas tersebut biasanya tercantum dalam EULA yang perlu diperiksa sebelum software digunakan.

End User License Agreement (EULA) adalah perjanjian lisensi perangkat lunak antara pemilik atau pemberi lisensi dan pengguna akhir yang memberikan hak penggunaan aplikasi dengan batasan tertentu, seperti jumlah pengguna, perangkat, tujuan, dan larangan penggunaan.

Bagi tim Legal, Procurement, dan IT, isi EULA menentukan apakah hak penggunaan yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan. Artikel ini membahas perbedaan EULA dengan perjanjian software lainnya, klausul yang perlu ditinjau, serta dasar hukum yang relevan di Indonesia.

Apa Itu EULA?

Dalam hubungan lisensi software, penyedia bertindak sebagai pemberi lisensi atau licensor, sedangkan pihak yang memperoleh hak penggunaan disebut penerima lisensi atau licensee. Penerima lisensi dapat berupa individu maupun perusahaan. Jika perusahaan membeli software untuk dipakai karyawan, perusahaan perlu memastikan bahwa hak yang diberikan mencakup badan usaha dan pengguna yang memang membutuhkan akses.

EULA menjelaskan ruang lingkup izin tersebut. Misalnya, penyedia dapat memberikan lisensi non-eksklusif dan tidak dapat dialihkan untuk penggunaan internal perusahaan. Artinya, perusahaan memperoleh izin memakai aplikasi sesuai ketentuan, tetapi tidak otomatis berhak menjual kembali, membagikan, memodifikasi, atau mengalihkan software kepada pihak lain.

Perjanjian ini juga dapat menetapkan kapan hak penggunaan dimulai dan berakhir, bagaimana pengguna menyetujui ketentuan, serta konsekuensi ketika terjadi pelanggaran. Karena itu, EULA merupakan bagian dari hubungan kontraktual antara pemilik software dan pengguna yang perlu dibaca sebelum aplikasi diinstal atau diakses.

EULA dapat disajikan dalam beberapa bentuk. Pengguna bisa diminta menandatangani dokumen fisik atau elektronik, mengeklik tombol “I Agree” saat instalasi, maupun menyetujui ketentuan melalui mekanisme lain yang dijelaskan penyedia. Format persetujuan berbeda, tetapi perusahaan tetap perlu mengetahui versi ketentuan yang diterima dan pihak yang menyetujuinya.

Apa Perbedaan EULA dengan Software License Agreement, SaaS Agreement, dan ToS?

Istilah EULA dan Software License Agreement sering digunakan secara bergantian. Namun, dalam praktik kontrak enterprise, Software License Agreement dapat digunakan untuk mengatur pemberian hak penggunaan software dalam hubungan yang lebih luas, termasuk lisensi bagi badan usaha, penggunaan multi-user, hak distribusi, atau sublisensi. EULA lebih sering berfokus pada ketentuan penggunaan oleh pengguna akhir. Penamaan dokumen dapat berbeda antarpenyedia, sehingga perusahaan perlu melihat substansinya.

| Dokumen | Fokus pengaturan | Contoh hal yang diatur |
|—|—|—|
| EULA | Hak dan batas penggunaan software oleh pengguna akhir. | Instalasi, jumlah perangkat, penggunaan yang diizinkan, larangan penyalinan, dan pengakhiran lisensi. |
| Software License Agreement | Pemberian lisensi software antara pemberi dan penerima lisensi. | Cakupan lisensi enterprise, jumlah pengguna, wilayah, hak sublisensi, royalti, dan jangka waktu. |
| SaaS Agreement | Penggunaan software yang dioperasikan penyedia sebagai layanan cloud. | Langganan, akses layanan, biaya, dukungan, SLA, data, dan pengakhiran layanan. |
| Terms of Service (ToS) | Ketentuan umum penggunaan aplikasi atau layanan. | Pembuatan akun, perilaku pengguna, aktivitas yang dilarang, dan penangguhan akun. |
| Service Level Agreement (SLA) | Standar kinerja layanan yang dijanjikan penyedia. | Uptime, waktu respons, dukungan teknis, pemeliharaan, dan service credit. |
| Privacy Policy dan DPA | Pengumpulan, penggunaan, pengungkapan, serta pemrosesan data pribadi. | Tujuan pemrosesan, hak subjek data, peran Pengendali dan Prosesor, serta keamanan data. |

Satu hubungan bisnis dapat menggunakan beberapa dokumen sekaligus. Misalnya, perusahaan membeli software enterprise dengan perjanjian lisensi utama, sedangkan setiap karyawan menyetujui EULA atau ketentuan pengguna akhir ketika mengakses aplikasi. Jika hubungan tersebut juga mencakup layanan cloud, SaaS Agreement dapat mengatur layanan, pembayaran, serta pemrosesan data. Struktur seperti ini perlu memiliki urutan keberlakuan dokumen yang jelas, sebagaimana perusahaan meninjau Master Service Agreement sebagai kerangka perjanjian induk.

Apa Saja Klausul Penting dalam EULA?

Saat membaca EULA, perusahaan perlu memahami konsekuensi dari setiap izin dan larangan yang diberikan. Klausul lisensi menjawab apa yang boleh dilakukan pengguna, sedangkan ketentuan lain menjelaskan hak pemilik software, tanggung jawab atas gangguan, dan kondisi ketika izin penggunaan dapat dihentikan. Berikut bagian yang perlu mendapat perhatian.

1. Pemberian lisensi dan ruang lingkup penggunaan

Klausul pemberian lisensi atau grant of license menjelaskan hak yang diperoleh pengguna. Perusahaan perlu mengetahui apakah lisensinya eksklusif atau non-eksklusif, berlaku untuk satu pengguna atau banyak pengguna, dapat dialihkan, dapat disublisensikan, dan berlaku untuk penggunaan pribadi atau komersial. Ketentuan ini juga perlu menjelaskan masa berlaku dan wilayah penggunaan apabila lisensi dibatasi secara geografis.

Misalnya, vendor memberikan lisensi untuk 50 pengguna bernama. Ketika perusahaan ingin menambahkan karyawan baru atau memberikan akses kepada kontraktor, penggunaan tersebut perlu diperiksa terhadap batas lisensi. Jika penawaran menyebut penggunaan untuk satu entitas, perusahaan juga perlu memastikan apakah anak perusahaan atau afiliasi ikut memperoleh hak yang sama.

2. Pembatasan penggunaan dan kepemilikan hak cipta

EULA biasanya menetapkan tindakan yang dilarang tanpa izin tambahan, seperti menyalin aplikasi untuk distribusi, mengubah kode program, melakukan reverse engineering, menghapus pemberitahuan hak cipta, atau menyewakan software kepada pihak lain. Larangan tersebut berkaitan dengan perlindungan hak kekayaan intelektual pemilik aplikasi. Memahami hak cipta atas program komputer dan hasil karya lainnya membantu perusahaan membedakan izin menggunakan aplikasi dari kepemilikan atas software itu sendiri.

Perusahaan juga perlu memeriksa apakah lisensi mengizinkan integrasi dengan aplikasi lain, penggunaan API, instalasi di lingkungan virtual, atau pembuatan salinan cadangan. Jangan menganggap seluruh aktivitas teknis yang dibutuhkan tim IT otomatis tercakup dalam izin penggunaan. Pembatasan tertentu dapat memengaruhi pekerjaan integrasi, migrasi, pengujian, dan pemeliharaan sistem.

3. Biaya, pembaruan, dan dukungan software

EULA dapat mengatur apakah pengguna membayar lisensi satu kali atau menggunakan model langganan. Dalam lisensi enterprise, perusahaan perlu mencocokkan dasar perhitungan biaya dengan jumlah pengguna, perangkat, lokasi, atau kapasitas yang digunakan. Pastikan pula apakah perubahan jumlah pengguna memerlukan pembelian lisensi tambahan dan apakah penyedia memiliki hak untuk melakukan audit penggunaan.

Ketentuan pembaruan software dan dukungan teknis juga perlu dibaca bersama dokumen lain. EULA mungkin menjelaskan hak atas update atau versi baru, sementara SLA atau perjanjian dukungan mengatur waktu respons dan ketersediaan bantuan. Jika vendor menjanjikan dukungan tertentu dalam penawaran, pastikan komitmen tersebut tercantum dalam dokumen yang mengikat, bukan hanya dalam materi pemasaran.

4. Data, kerahasiaan, dan keamanan

Aplikasi yang digunakan perusahaan dapat mengakses informasi karyawan, pelanggan, dokumen bisnis, atau data operasional. Perusahaan perlu memeriksa apakah EULA mengatur akses penyedia, penggunaan data untuk analitik, pengiriman telemetri, serta keterlibatan pihak ketiga. Untuk informasi rahasia, kewajiban perlindungan dapat diperkuat melalui Non-Disclosure Agreement (NDA), meskipun NDA memiliki fungsi berbeda dari ketentuan pemrosesan data pribadi.

Jika software memproses data pribadi, perusahaan perlu melihat kebijakan privasi dan DPA yang berlaku. EULA tidak otomatis menggantikan dokumen yang menjelaskan tujuan pemrosesan, peran Pengendali dan Prosesor, atau penggunaan subprosesor. Tinjauan tersebut perlu mempertimbangkan jenis data pribadi yang diproses serta kewajiban dalam UU Pelindungan Data Pribadi.

Perhatikan pula bagaimana vendor menjaga keamanan data dan menangani insiden. Jika software terhubung ke sistem internal atau melibatkan penyedia infrastruktur lain, tim IT perlu menilai akses dan ketergantungan kepada pihak ketiga. Pemeriksaan ini berkaitan dengan pengendalian keamanan data perusahaan dan pengelolaan risiko vendor teknologi.

5. Penafian jaminan dan batas tanggung jawab

Klausul penafian jaminan menjelaskan jaminan yang diberikan atau dikecualikan oleh penyedia. Misalnya, software dapat disediakan dengan ketentuan “as is” atau “as available”. Perusahaan perlu melihat apakah ketentuan tersebut sesuai dengan komitmen layanan yang dijanjikan di dokumen komersial dan apakah ada kewajiban perbaikan ketika aplikasi tidak bekerja sebagaimana disepakati.

Batas tanggung jawab atau limitation of liability juga perlu diperiksa dari sisi nilai dan jenis kerugian yang dikecualikan. Jika vendor membatasi ganti rugi pada biaya lisensi yang dibayarkan, perusahaan perlu menilai apakah batas tersebut sebanding dengan dampak gangguan atau kehilangan akses terhadap aplikasi. Tinjauan klausul ini dapat dilakukan bersama pembahasan klausul tanggung jawab dan pembatasan risiko dalam kontrak.

6. Pengakhiran lisensi dan konsekuensinya

EULA perlu menjelaskan kapan pemberi lisensi dapat menangguhkan atau mengakhiri hak penggunaan, misalnya ketika pengguna melanggar pembatasan lisensi atau tidak memenuhi kewajiban pembayaran. Perusahaan perlu mengetahui apakah penghentian berlaku langsung, memerlukan pemberitahuan, atau memberikan kesempatan untuk memperbaiki pelanggaran. Ketentuan ini berpengaruh pada kesinambungan operasional jika aplikasi digunakan untuk proses bisnis utama.

Setelah lisensi berakhir, perjanjian dapat mewajibkan pengguna menghentikan penggunaan dan menghapus seluruh salinan software. Untuk aplikasi yang menyimpan data perusahaan, perusahaan juga perlu memastikan bagaimana data dapat diekspor, dikembalikan, atau dihapus serta apakah ada masa transisi. Ketentuan tersebut harus dibaca bersama proses pemantauan masa berlaku dan pengakhiran kontrak agar perusahaan tidak kehilangan akses tanpa persiapan.

Apa yang Perlu Diperiksa Perusahaan Sebelum Menyetujui EULA?

Tim Procurement mungkin melihat jumlah lisensi dan harga sebagai pertimbangan utama, sedangkan Legal memeriksa pembatasan hak penggunaan dan IT menilai kompatibilitas aplikasi. Ketiganya perlu menggunakan dokumen yang sama sebagai acuan. Jika satu tim hanya membaca ringkasan penawaran sementara tim lain menyetujui EULA versi berbeda, perusahaan dapat memperoleh hak yang tidak sesuai dengan kebutuhan awal.

Gunakan pemeriksaan berikut sebelum menyetujui lisensi software.

Geser tabel

Jika software dipakai oleh beberapa badan usaha atau unit bisnis, pastikan cakupan penerima lisensi mencerminkan struktur penggunaan yang sebenarnya. Perusahaan juga perlu menyimpan dokumen penawaran, perjanjian lisensi, bukti persetujuan, dan perubahan ketentuan sebagai satu rangkaian dokumentasi. Untuk kerja sama enterprise dengan beberapa dokumen, pemeriksaan dapat diselaraskan dengan prinsip peninjauan perjanjian vendor agar setiap kewajiban memiliki pemilik dan acuan yang jelas.

Apa Dasar Hukum EULA dan Lisensi Software di Indonesia?

Indonesia tidak memiliki satu undang-undang khusus yang hanya mengatur EULA. Ketentuan lisensi software perlu dilihat melalui beberapa peraturan, terutama hukum hak cipta, aturan pencatatan perjanjian lisensi, dan ketentuan transaksi elektronik apabila persetujuan dilakukan secara digital.

1. UU Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta

UU Hak Cipta melindungi program komputer sebagai salah satu ciptaan yang dilindungi. Pasal 40 ayat (1) huruf s secara khusus memasukkan Program Komputer dalam daftar ciptaan yang memperoleh perlindungan. Karena itu, pengguna yang membeli lisensi software perlu memahami bahwa hak yang diterima berkaitan dengan izin penggunaan, bukan otomatis kepemilikan atas kode atau program tersebut.

Pasal 80 mengatur pemberian lisensi berdasarkan perjanjian tertulis antara pemegang hak cipta atau pemilik hak terkait dengan penerima lisensi. Perjanjian tersebut memiliki jangka waktu tertentu dan dapat disertai kewajiban royalti sesuai kesepakatan. Pasal 82 juga melarang isi perjanjian lisensi yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan atau menghilangkan seluruh hak pencipta atas ciptaannya.

Ada ketentuan khusus mengenai salinan program komputer. Pasal 45 memperbolehkan pengguna yang sah membuat satu salinan atau adaptasi untuk penelitian dan pengembangan program tersebut atau sebagai arsip maupun cadangan untuk mencegah kehilangan, kerusakan, atau tidak dapat dioperasikan. Ketika penggunaan program berakhir, salinan atau adaptasi tersebut harus dimusnahkan. Ketentuan ini tidak dapat dibaca sebagai izin umum untuk menggandakan atau membagikan software kepada pihak lain.

2. PP Nomor 36 Tahun 2018 tentang Pencatatan Perjanjian Lisensi Kekayaan Intelektual

PP 36/2018 mengatur pencatatan perjanjian lisensi kekayaan intelektual, termasuk yang berkaitan dengan hak cipta. Pasal 5 menyatakan bahwa lisensi diberikan melalui perjanjian tertulis antara pemberi dan penerima lisensi. Jika perjanjian dibuat dalam bahasa asing, dokumen tersebut wajib diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia.

Pasal 7 mewajibkan pencatatan perjanjian lisensi kepada Menteri dan menetapkan unsur minimum yang perlu dimuat, seperti identitas para pihak, objek lisensi, sifat eksklusif atau non-eksklusif, jangka waktu, dan wilayah berlakunya lisensi. Pasal 15 mengatur bahwa perjanjian lisensi yang tidak dicatatkan dan diumumkan tidak memiliki akibat hukum terhadap pihak ketiga.

Ketentuan tersebut perlu diperiksa berdasarkan substansi hubungan lisensinya. Perusahaan sebaiknya meminta tim Legal menilai apakah EULA yang digunakan termasuk perjanjian lisensi hak cipta yang wajib dicatatkan, terutama ketika perjanjian hanya disetujui melalui mekanisme elektronik oleh pengguna akhir.

3. PP Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik

Persetujuan EULA yang dilakukan melalui aplikasi atau situs dapat menjadi bagian dari kontrak elektronik. Pasal 46 PP 71/2019 menyatakan bahwa kontrak elektronik dianggap sah apabila terdapat kesepakatan para pihak, dilakukan oleh subjek hukum yang cakap atau berwenang, memiliki objek tertentu, dan tidak bertentangan dengan hukum, kesusilaan, serta ketertiban umum.

Pasal 47 mengatur bahwa kontrak elektronik yang ditujukan kepada penduduk Indonesia harus dibuat dalam Bahasa Indonesia. Kontrak yang menggunakan klausula baku juga harus mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan. Sementara itu, Pasal 49 mengatur bahwa kesepakatan elektronik dapat terjadi melalui tindakan penerimaan yang menyatakan persetujuan, termasuk mengklik tombol persetujuan secara elektronik, atau melalui tindakan penerimaan maupun pemakaian objek oleh pengguna sistem elektronik.

Karena itu, perusahaan yang menerapkan EULA melalui tombol “I Agree” perlu menyimpan versi ketentuan, identitas pengguna atau pihak yang menyetujui, serta waktu dan bukti tindakan persetujuan. Jika persetujuan tersebut dimaksudkan untuk mengikat badan usaha, perusahaan juga perlu memastikan pihak yang memberikan persetujuan memiliki kewenangan yang sesuai. Pembahasan mengenai keabsahan kontrak elektronik dan legalitas tanda tangan elektronik di Indonesia dapat membantu memahami perbedaan metode persetujuan dan penandatanganan.

4. UU Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen

Jika EULA ditujukan kepada konsumen, perusahaan juga perlu meninjau ketentuan klausula baku dalam UU Perlindungan Konsumen. Pasal 18 melarang klausula baku tertentu, termasuk yang mengalihkan tanggung jawab pelaku usaha, memberikan hak perubahan sepihak dalam kondisi yang dilarang, atau disajikan dengan bentuk yang sulit terlihat, dibaca, maupun dipahami.

Penerapan ketentuan ini perlu mempertimbangkan hubungan para pihak dan status pengguna sebagai konsumen menurut undang-undang. EULA untuk individu yang memakai software bagi kepentingan pribadi tidak selalu memiliki konteks yang sama dengan perjanjian lisensi enterprise antara dua badan usaha. Karena itu, tim Legal perlu menilai karakter transaksi sebelum menyimpulkan ketentuan perlindungan konsumen mana yang berlaku.

Kelola Persetujuan dan Dokumen Lisensi dengan Mekari Sign

Perjanjian lisensi enterprise dapat melibatkan tim IT, Procurement, Legal, dan manajemen sebelum disepakati. Ketika dokumen beredar melalui email dengan beberapa versi, perusahaan dapat kesulitan memastikan versi final yang disetujui, pihak yang memberikan persetujuan, dan tanggal berlakunya lisensi.

Mekari Sign merupakan Intelligent Contract Management Software (ICMS) yang menyatukan tanda tangan elektronik tersertifikasi, e-Meterai, manajemen kontrak, verifikasi identitas, dan integrasi. Untuk perjanjian lisensi software yang diproses sebagai dokumen formal, Mekari Sign dapat membantu:

• Mengatur persetujuan internal. Dokumen dapat diajukan kepada pihak yang berwenang sebelum dikirim atau ditandatangani melalui fitur Approval Workflow.
• Menandatangani perjanjian secara elektronik. Perusahaan dapat memproses penandatanganan melalui Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi yang didukung kemitraan Mekari Sign dengan PSrE PT Tilaka Nusa Teknologi.
• Menyimpan dan menemukan dokumen lisensi. Arsip terpusat, pencarian, pengaturan hak akses, dan pemantauan status membantu tim mengelola dokumen melalui fitur Manajemen Kontrak.
• Memantau masa berlaku. Pengingat tanggal efektif dan berakhirnya perjanjian membantu perusahaan menyiapkan pembaruan atau tindakan sebelum lisensi habis melalui fitur Pengingat Kontrak.
• Menelusuri riwayat aktivitas. Riwayat proses dan aktivitas dokumen dapat diperiksa melalui fitur Jejak Audit untuk membantu pemeriksaan administrasi.

Mekari Sign mendukung pengelolaan perjanjian lisensi yang disiapkan dan diproses sebagai dokumen, misalnya kontrak lisensi software enterprise yang memerlukan approval dan tanda tangan. Dokumen yang disusun di luar Mekari Sign perlu diunggah terlebih dahulu sebelum diproses. Fitur dan kapasitas penyimpanan juga mengikuti paket langganan.

Perusahaan tetap perlu menggunakan mekanisme tersendiri untuk penerimaan EULA berbasis clickwrap di dalam aplikasi, pengelolaan inventaris lisensi software, dan pemantauan kepatuhan jumlah instalasi atau pengguna. Mekari Sign berfokus pada persetujuan, penandatanganan, arsip, serta pemantauan dokumen perjanjian.

Dengan dokumentasi yang terpusat, tim dapat menelusuri ketentuan lisensi yang disepakati dan menyiapkan tindak lanjut ketika masa berlaku berakhir. Jadwalkan demo Mekari Sign untuk melihat bagaimana pengelolaan dokumen perjanjian dapat mendukung proses kontrak perusahaan.