Penggunaan Tanda Tangan Digital di Industri Pendidikan

Tumpukan dokumen legalisasi ijazah, transkrip nilai, hingga surat keputusan sering kali membuat administrasi perguruan tinggi berjalan lambat. Mengandalkan tanda tangan basah rektor atau dekan bukan lagi solusi yang efisien.

Di sinilah tanda tangan digital tersertifikasi hadir sebagai solusi legal untuk mempercepat birokrasi kampus. Lantas, bagaimana keabsahan hukum dan penerapannya di kampus-kampus besar Indonesia?

Dasar Hukum Penggunaan Tanda Tangan Digital dalam Lingkup Pendidikan

Penggunaan tanda tangan digital di industri pendidikan di Indonesia didasari oleh beberapa peraturan perundang-undangan, yaitu:

1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 (Revisi UU ITE)

Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024, yang merupakan pembaruan mutakhir dari UU ITE sebelumnya, menjadi landasan hukum utama bagi penggunaan tanda tangan elektronik (TTE) di Indonesia, termasuk untuk sektor pendidikan. Undang-undang ini secara tegas mengakui TTE tersertifikasi sebagai alat bukti dan pengesahan yang sah, serta memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah.

2. Permendikbudristek No. 6 Tahun 2022

Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 6 Tahun 2022 (Permendikbudristek 6/2022) secara khusus mengatur tentang penerapan TTE pada dokumen ijazah, sertifikat kompetensi, sertifikat profesi, gelar, dan surat keterangan kesetaraan ijazah perguruan tinggi negara lain.

Peraturan tersebut menyebutkan bahwa ijazah, sertifikat, dan dokumen lainnya tersebut dapat dilengkapi dengan TTE, tetapi harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh menteri.

Peran Tanda Tangan Digital dalam Industri Pendidikan

Tanda tangan digital atau digital signature merupakan bentuk tanda tangan elektronik yang menggunakan teknologi kriptografi untuk mengesahkan dan mengautentikasi dokumen secara elektronik. Penerapannya dalam industri pendidikan memungkinkan proses administrasi, seperti pengesahan dokumen, ijazah, dan transkrip nilai, dilakukan secara cepat dan efisien, tanpa memerlukan tanda tangan basah.

Perlu dicatat, visualisasi TTE tidak selalu berupa goresan pena. Dalam dokumen akademik seperti ijazah, institusi sering menggunakan QR Code. QR Code ini berfungsi sebagai medium verifikasi visual yang, jika dipindai (scan), akan menampilkan data kriptografi dan keaslian identitas penandatangan.

Manfaat Tanda Tangan Digital dalam Pendidikan

Implementasi tanda tangan digital dalam dunia pendidikan dapat memberikan beberapa manfaat, di antaranya:

1. Efisien dan Efektif

Dengan menggunakan tanda tangan digital, proses administrasi dan legalisasi dokumen menjadi jauh lebih cepat dan efisien. Tidak perlu lagi mencetak dokumen secara fisik, menandatangani manual, dan mengirimkannya melalui pos atau kurir.

Semua proses dapat dilakukan secara elektronik, dari mana saja dan kapan saja, hanya dengan menggunakan perangkat elektronik seperti komputer dan smartphone.

Hal ini tentu dapat menghemat waktu dan tenaga serta memungkinkan lembaga pendidikan untuk fokus pada kegiatan yang lebih produktif.

2. Aman dan Akuntabel

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, tanda tangan digital menggunakan teknologi enkripsi yang kuat. Hal ini membuatnya sulit untuk dipalsukan atau dimanipulasi, sehingga dapat memastikan keamanan dan kredibilitas dokumen digital.

Lebih dari itu, digital signature juga dapat memungkinkan identifikasi penandatangan yang jelas, meningkatkan akuntabilitas dalam proses administrasi di lingkungan pendidikan.

3. Praktis dan Ramah Lingkungan

Dengan mengurangi penggunaan kertas dan menghindari pengiriman fisik dokumen, penggunaan digital signature secara tidak langsung membantu dalam menjaga lingkungan.

Tidak hanya itu saja, dokumen yang ditandatangani secara digital mudah disimpan, diakses, dan dikelola secara elektronik, mengurangi kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik dan mempermudah proses pencarian dan pengelolaan data.

Baca juga: Manfaat Tanda Tangan Digital untuk Universitas

Contoh Penerapan Tanda Tangan Digital dalam Industri Pendidikan

Untuk memperkuat pemahaman tentang bagaimana tanda tangan digital diterapkan dalam industri pendidikan, berikut adalah beberapa studi kasus yang menunjukkan penerapannya di beberapa perguruan tinggi di Indonesia:

1. Universitas Indonesia (UI)

Pada tahun 2019, UI menjalin kerja sama dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) untuk menyelenggarakan tanda tangan digital di seluruh lingkup UI.

Kerja sama ini bertujuan untuk meningkatkan keamanan dan efisiensi dalam proses administrasi dan akademik, serta mendukung program pemerintah dalam mewujudkan Indonesia yang maju dan mandiri di bidang teknologi informasi dan komunikasi.

Dalam penerapannya, digital signature diimplementasikan dalam berbagai proses, seperti pengesahan dokumen resmi, penandatanganan kontrak dan perjanjian, dan penandatanganan surat elektronik untuk komunikasi internal dan eksternal.

2. Institut Teknologi Bandung (ITB)

Meskipun awalnya diluncurkan sebagai solusi untuk menyiasati pembatasan fisik pada tahun 2020, ITB kini menetapkan kebijakan ijazah digital dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi (digital signature) sebagai standar baku bagi seluruh wisudawannya di semua jenjang. Digital signature pada ijazah ITB menggunakan Standar PDF Advanced Electronic Signature (PAdES).

Transformasi yang bermula dari kondisi darurat ini kini dipertahankan karena terbukti secara signifikan meningkatkan efisiensi birokrasi, memperkuat keamanan dokumen dari pemalsuan, dan memberikan aksesibilitas penuh bagi alumni. Keaslian ijazah ITB pun dapat langsung diverifikasi melalui aplikasi pembaca PDF atau laman resmi akademik ITB.

Baca Juga: 7 Cara Menambahkan Tanda Tangan di PDF yang Mudah, Aman, dan Sah

3. Universitas Padjadjaran

Universitas Padjadjaran (Unpad) menunjukkan komitmennya dalam berinovasi di era digital dengan menerapkan tanda tangan digital pada ijazah dan transkrip digital. Langkah ini diambil sebagai respons terhadap situasi pandemi COVID-19 dan untuk meningkatkan efisiensi serta keamanan dokumen penting tersebut.

Tanda tangan digital digunakan untuk menandatangani ijazah dan transkrip digital Unpad. Keberadaan tanda tangan digital ini memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah rektor dan dekan. Keasliannya pun dapat diverifikasi dengan mudah menggunakan aplikasi khusus.

Selain tanda tangan digital, Unpad juga memanfaatkan tanda tangan QR Code pada ijazah digitalnya. QR Code ini dapat dipindai menggunakan smartphone untuk mengakses informasi verifikasi keaslian dokumen.

Penggunaan tanda tangan digital dan tanda tangan QR code dalam Ijazah Universitas Padjadjaran. Sumber: Dok. Pribadi

4. Universitas Telkom

Pada tahun 2022, Telkom University berkomitmen untuk meningkatkan layanan pendidikan dengan menerapkan digitalisasi dalam berbagai aspek, termasuk penerbitan dokumen kelulusan seperti ijazah dan transkrip nilai.

Hal ini sejalan dengan dorongan pemerintah melalui Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 06 Tahun 2022 tentang Ijazah, Sertifikat Kompetensi, Sertifikat Profesi, Gelar, dan kesetaraan ijazah perguruan tinggi negara lain.

Dalam upaya tersebut, Telkom University bermitra dengan PERURI, Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang keamanan digital, untuk menerapkan tanda tangan digital pada dokumen kelulusan.

Penggunaan tanda tangan digital dan QR code dalam Ijazah Telkom University. Sumber: Telkom University

5. Universitas Jambi

Universitas Jambi (UNJA) telah melangkah maju dalam era digital dengan meluncurkan tanda tangan elektronik (TTE) pada aplikasi persuratan, Tracer Study, dan Karir versi 2.0 pada tahun 2022. Lebih dari sekadar TTE, UNJA (https://www.unja.ac.id) juga memanfaatkan tanda tangan barcode dalam implementasinya.

Langkah ini menandakan komitmen UNJA untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam berbagai proses administrasi dan akademik.

Penggunaan tanda tangan QR code dalam dokumen elektronik UNJA. Sumber: UNJA

Tanda tangan elektronik digunakan untuk menandatangani:

• Surat-menyurat resmi antar fakultas, departemen, dan unit kerja di UNJA.
• Dokumen terkait Tracer Study, seperti kuesioner dan laporan hasil Tracer Study.
• Dokumen terkait karir alumni, seperti surat rekomendasi dan surat keterangan kerja.

Penggunaan tanda tangan elektronik ini merupakan langkah maju UNJA dalam mewujudkan transformasi digital.

Dengan penerapan teknologi digital yang tepat, UNJA dapat meningkatkan kualitas layanan pendidikan dan mencapai visinya sebagai World Class Entrepreneurship University.

Dari contoh di atas dapat disimpulkan bahwa penggunaan tanda tangan digital pada sektor pendidikan kini telah diimplementasikan untuk berbagai tujuan. Bahkan jika melihat secara garis besar, banyak sektor yang telah mengadopsi jenis tanda tangan ini, seperti kesehatan, e-Government, hingga teknologi finansial!

Jika ingin coba menggunakan tanda tangan digital, Anda bisa mengunjungi Mekari Sign sebagai penyedia resmi tanda tangan digital yang telah tersertifikasi PSrE. Dengan tanda tangan digital resmi, dokumen elektronik Anda dijamin berkekuatan hukum kuat dan aman dari segala pemalsuan. Karena tanda tangan digital Mekari Sign dilindungi sistem keamanan canggih serta dibutuhkan verifikasi biometrik untuk menjamin identitas penandatangan. Yuk, coba Mekari Sign sekarang!

Beralih ke tanda tangan digital untuk proses administrasi yang mudah!

Coba Gratis