- Tanda Tangan Elektronik adalah istilah umum untuk semua bentuk tanda tangan digital, mulai dari gambar di PDF, inisial di email, hingga klik persetujuan. Tujuannya menunjukkan persetujuan terhadap isi dokumen.
- Tanda Tangan Digital adalah bentuk paling aman dari tanda tangan elektronik. Ia dilindungi teknologi kriptografi dan diverifikasi oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi, menjamin keaslian identitas dan integritas dokumen.
- Semua tanda tangan digital termasuk dalam kategori tanda tangan elektronik, tapi hanya tanda tangan digital tersertifikasi yang memiliki kekuatan hukum tertinggi di Indonesia.
Di era digital, kecepatan adalah kunci. Namun, mempercepat proses persetujuan dokumen dengan cara yang salah dapat membuka celah sengketa hukum di kemudian hari. Apakah Anda yakin tanda tangan yang digunakan pada kontrak digital Anda sudah cukup kuat di mata hukum?
Kekhawatiran ini sangat beralasan. Perbedaan antara tanda tangan elektronik biasa dan tanda tangan digital sangat signifikan, terutama dalam hal keamanan dan validitas hukum. Mari kita bedah perbedaannya agar setiap dokumen yang Anda tandatangani terjamin keamanannya.
Apa Perbedaan Tanda Tangan Elektronik Vs. Digital?
Perbedaan mendasar antara tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital terletak pada tujuan dan teknologi yang digunakan. Keduanya sering dianggap sama, padahal fungsinya sangat berbeda.
Tanda tangan elektronik adalah istilah umum yang mencakup segala bentuk persetujuan dalam format digital. Fungsinya adalah untuk membuktikan niat (intent) seseorang untuk menyetujui isi dokumen. Bentuknya bisa sangat sederhana, seperti gambar tanda tangan yang ditempel di PDF, inisial di akhir email, atau bahkan tindakan mencentang kotak persetujuan.
Sementara itu, tanda tangan digital adalah jenis tanda tangan elektronik yang canggih dan aman. Fungsinya bukan sekadar menunjukkan niat, melainkan untuk mengamankan (secure) dokumen menggunakan teknologi enkripsi kriptografi. Tujuannya adalah untuk menjamin tiga hal:
- Autentikasi: Memastikan identitas penandatangan adalah benar.
- Integritas: Menjamin dokumen tidak diubah setelah ditandatangani.
- Nirsangkal: Mencegah penandatangan menyangkal telah membubuhkan tanda tangan.
- Intinya, semua tanda tangan digital adalah tanda tangan elektronik, tetapi tidak semua tanda tangan elektronik adalah tanda tangan digital.
- Dalam hukum di Indonesia, tanda tangan digital yang sah setara dengan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi, yang memiliki kekuatan pembuktian tertinggi di pengadilan.
Perbandingan Tanda Tangan Elektronik vs Digital
Untuk memudahkan pemahaman, berikut adalah perbandingan langsung antara tanda tangan elektronik umum (tidak tersertifikasi) dengan tanda tangan digital (tersertifikasi).
| Aspek | Tanda Tangan Elektronik (Umum) | Tanda Tangan Digital (Tersertifikasi) |
| Tujuan Utama | Membuktikan Niat (Intent) untuk menyetujui. | Mengamankan Dokumen (Keaslian & Integritas). |
| Teknologi | Sederhana (gambar, simbol, klik). Tidak ada enkripsi. | Kompleks (Kriptografi Asimetris/PKI & Hashing). |
| Verifikasi Identitas | Lemah atau tidak ada. Sulit dibuktikan siapa penandatangannya. | Kuat. Identitas diverifikasi oleh PSrE melalui proses verifikasi identitias atau e-KYC. |
| Keamanan | Rentan disalin, ditempel, dan dipalsukan. | Terenkripsi, tidak bisa diubah, dan memiliki jejak audit. |
| Kekuatan Hukum | Lemah. Beban pembuktian ada pada pihak yang mengklaim. | Sangat kuat. Setara tanda tangan basah di mata hukum. |
| Contoh | Tanda tangan di aplikasi kurir, centang checkbox. | Kontrak kerja, akta perusahaan, perjanjian kredit bank. |
Baca Juga: Apa itu eKYC? Manfaat dan Penjelasan Lengkapnya
Perbedaan dari Sisi Fungsi dan Keamanan
Tanda tangan elektronik hanya menunjukkan niat menyetujui dokumen, tapi tidak melindungi isi dokumen dari perubahan. Sebaliknya, tanda tangan digital menggunakan teknologi kriptografi untuk menjamin autentikasi, integritas, dan nirsangkal.
Dari sisi keamanan, tanda tangan elektronik mudah dipalsukan karena tidak memiliki sistem verifikasi. Sedangkan tanda tangan digital dilindungi oleh Sertifikat Elektronik dari PSrE dan proses e-KYC yang sah, sehingga identitas penandatangan bisa diverifikasi.
Tanda tangan digital bukan sekadar gambar, melainkan segel kriptografis yang mengunci dokumen. Teknologi Public Key Infrastructure (PKI) memastikan bahwa hanya pemilik kunci privat yang sah yang dapat membuat tanda tangan, dan setiap upaya pemalsuan atau perubahan pada dokumen akan terdeteksi secara otomatis. Inilah fondasi keamanan digital yang sesungguhnya.
Baca Juga: Apa itu Digital Signature? Cara Kerja, Kelebihan, & Contoh Penggunaannya
Perbedaan Legalitas Hukum di Indonesia
Undang-Undang ITE dan PP No. 71 Tahun 2019 membagi tanda tangan elektronik menjadi dua jenis yang memiliki kekuatan hukum berbeda:
- Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi: Dibuat tanpa melibatkan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi. Diakui sah, tetapi kekuatan pembuktiannya lemah dan rentan diperdebatkan di pengadilan.
- Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi (Tanda Tangan Digital): Dikeluarkan oleh PSrE terdaftar dan memenuhi standar verifikasi serta keamanan tinggi. Jenis ini sah secara hukum dan setara dengan tanda tangan basah di atas meterai.
- Sebelum menggunakan layanan tanda tangan digital, cek apakah penyedianya terdaftar di situs resmi Komdigi.
- PSrE resmi menjamin bahwa proses verifikasi dan teknologi yang digunakan sudah sesuai standar hukum Indonesia, memberikan kekuatan pembuktian tertinggi pada dokumen Anda.
Baca Juga: 7 Cara Tanda Tangan di PDF yang Mudah dan Aman
Kapan Harus Memilih Keduanya?
Pemilihan jenis tanda tangan harus disesuaikan dengan tingkat sensitivitas dan nilai strategis dokumen. Kesalahan memilih dapat berdampak pada validitas hukum atau kerugian bisnis. Berikut kapan harus memilih keduanya:
Gunakan Tanda Tangan Elektronik untuk Dokumen Risiko Rendah
Tanda tangan elektronik cocok untuk dokumen internal yang tidak memiliki konsekuensi hukum serius. Penggunaannya ditujukan untuk mempercepat proses administrasi tanpa mengorbankan efisiensi tim.
Contoh penggunaan:
- Persetujuan draf konten internal
- Konfirmasi penerimaan laporan atau notulen
- Pengajuan cuti atau klaim reimbursement sederhana
Gunakan Tanda Tangan Digital untuk Dokumen Risiko Tinggi
Tanda tangan digital wajib digunakan jika dokumen bersifat mengikat secara hukum, bernilai finansial besar, atau mengandung data sensitif. Jenis ini memberikan perlindungan maksimal terhadap pemalsuan dan gugatan hukum.
Contoh penggunaan:
- HR: Kontrak kerja (PKWT/PKWTT), pakta integritas
- Legal: Perjanjian kerja sama (PKS), akta perusahaan, dokumen litigasi
- Sales: Kontrak klien, perjanjian lisensi, purchase order (PO)
- Finance: Perjanjian pinjaman, laporan audit, surat kuasa
Baca Juga: Keabsahan Tanda Tangan Elektronik dalam Akta Notaris, Terbaru!
Mitos Umum tentang Tanda Tangan Elektronik dan Digital
Masih banyak kesalahpahaman yang dapat menyesatkan pengguna dan berisiko bagi bisnis. Berikut beberapa mitos yang perlu diluruskan:
| Mitos | Fakta |
| Scan tanda tangan basah sama dengan tanda tangan digital | Salah. Scan hanya berupa gambar tanpa enkripsi atau verifikasi identitas. Tidak termasuk tanda tangan digital tersertifikasi. |
| Tanda tangan digital itu rumit dan sulit digunakan | Tidak lagi. Platform seperti Mekari Sign menyederhanakan proses, cukup beberapa klik dari laptop atau ponsel. Sistem keamanan bekerja otomatis di latar belakang. |
| Semua tanda tangan elektronik punya kekuatan hukum yang sama | Keliru. Hanya tanda tangan digital tersertifikasi yang memiliki kekuatan pembuktian maksimal dan sah secara hukum. |
Baca juga: 3 Cara Cek Keaslian Tanda Tangan Elektronik [Termudah!]
Mana Pilihan yang Tepat untuk Keamanan Bisnis Anda?
Memahami perbedaan antara tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital bukan lagi pilihan, melainkan sebuah keharusan strategis. Tanda tangan elektronik umum (tidak tersertifikasi) mungkin menawarkan kemudahan untuk proses internal berisiko rendah.
Namun, untuk semua dokumen penting yang menyangkut perjanjian hukum, transaksi finansial, dan data sensitif perusahaan, tanda tangan digital tersertifikasi adalah pilihan yang bijak dan aman. Ia tidak hanya mempercepat proses bisnis, tetapi juga memberikan benteng pertahanan hukum yang kokoh, melindungi aset dan reputasi perusahaan Anda di era digital.
Oleh karena itu, jika Anda Ingin proses bisnis lebih cepat dan dokumen tetap aman? Jelajahi juga panduan lainnya di blog Mekari Sign untuk solusi dokumen digital yang lebih efisien dan terpercaya.
Tinggalkan cara lama. Tandatangani dokumen secara sah dan aman dengan Mekari Sign
Referensi
- Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
- Undang-Undang No. 1 Tahun 2024 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
