Dokumen Adalah: Pengertian, Jenis, dan Aspek Hukumnya!

Apa Itu Dokumen dan Contohnya — Dokumen Adalah: Pengertian, Jenis, dan Aspek Hukumnya!

Dalam setiap aspek kehidupan, baik personal maupun profesional, kita tidak pernah lepas dari yang namanya dokumen. Mulai dari akta kelahiran yang menandai awal eksistensi kita, hingga kontrak bisnis yang mengikat perjanjian penting, dokumen memegang peranan krusial. Namun, apa yang dimaksud dokumen sebenarnya? Seberapa jauh kita memahami esensi, ragam, dan implikasi hukumnya, terutama di era digital yang serba cepat ini?

Artikel ini akan mengupas tuntas seluk-beluk dokumen, mulai dari definisi dasarnya, berbagai jenis yang ada, fungsi vitalnya, ciri-ciri khas yang membedakannya, hingga contoh-contoh konkret penggunaannya dalam keseharian, sebagai berikut.

Apa Itu Dokumen?

Dokumen tidak hanya sekadar lembaran kertas bertuliskan informasi. Menurut (KBBI), dokumen mencakup surat tertulis atau tercetak yang bisa dijadikan bukti, seperti akta atau perjanjian. Istilah ini juga merujuk pada naskah cetak, rekaman suara, gambar, hingga file digital yang berisi data melalui aplikasi komputer. Artinya, dokumen memiliki cakupan luas dan peran penting dalam pembuktian serta penyimpanan informasi, baik dalam bentuk fisik maupun digital.

Secara etimologis, kata “dokumen” berasal dari bahasa Latin documentum, yang berarti “bukti” atau “sesuatu yang mengajarkan”, dari akar kata docere yang berarti “mengajar”. Dari sini terlihat bahwa fungsi awal dokumen adalah sebagai media pembelajaran dan alat validasi informasi.

Seiring perkembangan zaman, media penyimpanan dokumen pun ikut berevolusi mulai dari loh batu, kertas, hingga ke sistem digital berbasis cloud seperti yang kini umum digunakan dalam pengelolaan dokumen bisnis modern.

Perbedaan Mendasar: Dokumen, Rekod, dan Arsip

Dalam pengelolaan informasi, seringkali muncul istilah “rekod” dan “arsip” yang berkaitan erat dengan dokumen. Penting untuk memahami perbedaannya:

Dokumen: Merupakan informasi yang terekam dalam berbagai bentuk media, yang masih bisa diubah atau dipinda. Ia adalah bahan mentah informasi.
Rekod (Catatan): Adalah dokumen yang telah diselesaikan dan disimpan sebagai bukti transaksi atau kegiatan. Tidak semua dokumen menjadi rekod. Rekod memiliki nilai berkelanjutan bagi sebuah organisasi.
Arsip: Merupakan rekod yang memiliki nilai guna kesejarahan, hukum, atau ilmiah yang permanen dan disimpan secara sistematis oleh lembaga kearsipan. Arsip adalah rekod yang telah melalui proses seleksi berdasarkan nilai gunanya.

Fungsi Dokumen

Fungsi dokumen dapat bervariasi tergantung pada konteksnya:

Pendukung Operasional dan Strategi Bisnis: Dokumen seperti kontrak kerja, invoice, laporan keuangan, dan faktur menjadi landasan penting untuk menjalankan operasional, memastikan kepatuhan hukum, serta mendukung pengambilan keputusan perusahaan.
Alat Bukti dalam Aspek Hukum: Akta, surat perjanjian, dan putusan pengadilan memiliki kekuatan hukum mengikat dan digunakan untuk melindungi hak serta menegakkan kewajiban para pihak.
Identitas dan Legalitas Pribadi: Dokumen seperti KTP, ijazah, dan akta kelahiran berfungsi sebagai bukti resmi identitas, status, serta kualifikasi seseorang dalam berbagai keperluan administratif.

Di ranah administrasi umum, keabsahan identitas seseorang sangat bergantung pada integritas dokumen legal yang dimilikinya. Tanpa dokumen yang sah dan diakui secara hukum, proses administratif seperti pendaftaran NPWP, pengurusan BPJS, atau pengajuan kredit bisa terhambat.

Annisa

Senior General Affairs di Mekari

Referensi Ilmiah dan Penyebaran Pengetahuan: Dokumen akademik seperti jurnal, tesis, dan laporan penelitian digunakan untuk menyampaikan temuan ilmiah dan membangun fondasi bagi studi lanjutan.
Penggerak Efisiensi dan Kolaborasi Digital: Di era digital, dokumen memungkinkan penghematan biaya, kolaborasi lintas lokasi secara real-time, serta keamanan yang lebih tinggi berkat sistem enkripsi dan manajemen digital.

Jenis Dokumen yang Wajib Diketahui

Dokumen dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria. Memahami jenis dokumen akan membantu kita dalam mengelola dan memanfaatkannya secara optimal.

Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Berdasarkan fungsinya, dokumen dibedakan menjadi :

Dokumen Dinamis: Dokumen yang aktif digunakan secara langsung dalam proses pekerjaan kantor atau kegiatan sehari-hari. Contohnya termasuk surat masuk dan keluar yang masih dalam proses, atau catatan rapat yang sedang berjalan.
Dokumen Statis: Dokumen yang tidak lagi digunakan secara aktif dalam pekerjaan sehari-hari namun disimpan karena memiliki nilai guna tertentu, misalnya sebagai arsip atau bahan rujukan historis.

Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Berdasarkan bentuk fisiknya, dokumen dapat dikategorikan sebagai berikut :

Dokumen Literer (Tekstual): Dokumen yang informasinya disajikan dalam bentuk tulisan, cetakan, atau rekaman. Contohnya buku, majalah, laporan, naskah.
Dokumen Korporil: Dokumen yang berbentuk benda fisik yang memiliki nilai sejarah atau bukti. Contohnya patung, uang kuno, artefak museum.
Dokumen Privat: Dokumen yang bersifat pribadi atau rahasia dan biasanya disimpan dengan sistem kearsipan tertentu. Contohnya surat berharga, surat dinas rahasia, atau catatan pribadi penting.

Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

Berdasarkan tingkat kepentingannya, dokumen dapat dibagi menjadi :

Dokumen Pribadi: Dokumen yang berkaitan dengan kepentingan individu. Contoh: Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Izin Mengemudi (SIM), ijazah, paspor, akta kelahiran.
Dokumen Niaga/Bisnis: Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perniagaan atau bisnis. Contoh: surat perjanjian jual beli, invoice adalah salah satu contohnya, begitu juga dengan cek, saham, obligasi, dan laporan keuangan.
Dokumen Pemerintah: Dokumen yang berisi informasi ketatanegaraan atau kebijakan publik. Contoh: Undang-Undang, Keputusan Presiden, Peraturan Daerah, dan berbagai contoh surat dinas
Dokumen Sejarah: Dokumen yang memiliki nilai sejarah dan menjadi bukti peristiwa masa lalu. Contoh: naskah proklamasi, fosil, prasasti.

Jenis Dokumen Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifat informasinya, dokumen dapat berupa :

Dokumen Tekstual: Dokumen yang mayoritas isinya berupa teks atau tulisan. Contoh: koran, buku, majalah.
Dokumen Non-tekstual: Dokumen yang informasinya lebih banyak disajikan dalam bentuk gambar, grafik, peta, atau simbol.

Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber Informasinya (Dokumentasi)

Dalam konteks dokumentasi ilmiah atau penelitian, dokumen sering diklasifikasikan menjadi :

Dokumen Primer: Dokumen yang berisi informasi asli dari sumber pertama atau hasil penelitian langsung. Contoh: laporan penelitian, disertasi, paten, catatan harian.
Dokumen Sekunder: Dokumen yang berisi informasi mengenai atau merangkum dokumen primer. Contoh: bibliografi, indeks, abstrak, kamus, ensiklopedia.
Dokumen Tersier: Dokumen yang berisi informasi atau panduan untuk menemukan dokumen sekunder (dan primer). Contoh: panduan literatur, direktori database.

Jenis-Jenis Dokumen Digital (Berdasarkan Format dan Kategori Penggunaan)

Seiring kemajuan teknologi, jenis dokumen digital semakin beragam :

Berdasarkan Format File:
- DOC/ DOCX (Microsoft Word Document): Umum digunakan untuk dokumen teks yang mudah diedit.
- PDF (Portable Document Format): Populer untuk dokumen yang tampilannya konsisten di berbagai perangkat dan tidak mudah diubah.
- TXT (Plain Text): Format teks sederhana tanpa pemformatan.
- HTML (Hypertext Markup Language): Digunakan untuk membuat halaman web.
- JPG/JPEG, PNG (Gambar): Format umum untuk file gambar.
- MP3, WAV (Audio): Format untuk file suara.
- EML (Email Message File): Menyimpan teks email individual beserta lampiran dan metadata.
- RTF (Rich Text Format): Mendukung pemformatan dasar, lebih dari TXT namun kurang dari DOCX.
- ODT (OpenDocument Text): Digunakan oleh editor teks sumber terbuka seperti LibreOffice.
Berdasarkan Kategori Penggunaan :
- Dokumen Teks Digital: Surat elektronik, laporan digital, e-book.
- Dokumen Grafis Digital: Desain grafis, brosur digital, poster elektronik.
- Dokumen Digital Berbasis Web: Artikel blog, konten website.
- Dokumen Berbentuk Database: Kumpulan data terstruktur.
- Rekam Medis Digital: Catatan kesehatan pasien dalam format elektronik.
- Formulir Digital: Formulir online untuk pengumpulan data.

Contoh Dokumen dan Penggunaannya

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah apa saja contoh dokumen dan bagaimana contoh penggunaan dokumen tersebut dalam berbagai aspek kehidupan.

Contoh Dokumen Pribadi dan Penggunaannya Sehari-hari

Dokumen pribadi adalah bagian tak terpisahkan dari identitas dan administrasi individu:

Kartu Tanda Penduduk (KTP) / e-KTP: Digunakan sebagai bukti identitas resmi untuk berbagai keperluan seperti membuka rekening bank, mengurus paspor, mendaftar SIM, dan layanan publik lainnya.
Surat Izin Mengemudi (SIM): Bukti legalitas seseorang untuk mengemudikan kendaraan bermotor di jalan raya.
Paspor: Dokumen perjalanan internasional yang wajib dimiliki untuk bepergian ke luar negeri.
Akta Kelahiran: Catatan resmi kelahiran seseorang, penting untuk pendaftaran sekolah, pembuatan KTP, dan dokumen lainnya.
Ijazah dan Transkrip Nilai: Bukti kelulusan jenjang pendidikan formal, digunakan untuk melamar pekerjaan atau melanjutkan studi. Salah satu dokumen pendukung saat membuat contoh surat lamaran kerja yang baik.
Kartu Keluarga (KK): Menunjukkan susunan anggota keluarga dan hubungan kekerabatan, diperlukan untuk berbagai urusan administrasi kependudukan.
Surat Nikah/Akta Perkawinan: Bukti sah status perkawinan, penting untuk urusan keluarga dan hukum. Termasuk juga dokumen penting seperti perjanjian pra nikah bagi sebagian pasangan.
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP): Identitas wajib pajak untuk keperluan administrasi perpajakan.

Contoh Dokumen Bisnis dan Peranannya dalam Operasional Perusahaan

Dalam dunia bisnis, dokumen memegang peranan sentral dalam operasional dan legalitas:

Surat Perjanjian/Kontrak: Dokumen hukum yang mengikat kesepakatan antara dua pihak atau lebih, seperti surat perjanjian jual beli, sewa-menyewa, atau kerja sama.
Kontrak Kerja: Perjanjian formal antara perusahaan dan karyawan yang mengatur hak dan kewajiban masing-masing pihak. Berbagai kontrak kerja dapat menjadi referensi.
Surat Pengangkatan Karyawan: Dokumen resmi yang mengukuhkan status seorang karyawan dalam perusahaan, seringkali merujuk pada contoh surat pengangkatan karyawan yang standar.
Faktur (Invoice): Dokumen komersial yang merinci transaksi antara penjual dan pembeli, berfungsi sebagai tagihan dan bukti penjualan. Memahami invoice kunci dalam penagihan yang efektif.
Laporan Keuangan: Catatan formal aktivitas keuangan perusahaan (neraca, laba rugi, arus kas) yang digunakan untuk evaluasi kinerja dan pengambilan keputusan.
Surat Izin Usaha: Dokumen legalitas yang dikeluarkan pemerintah sebagai izin bagi perusahaan untuk beroperasi.
Nota Kesepahaman (MoU): Dokumen awal yang menyatakan kesepakatan umum antara pihak-pihak sebelum kontrak formal dibuat.
Standar Operasional Prosedur (SOP): Panduan tertulis yang merinci langkah-langkah standar untuk menjalankan tugas atau proses tertentu dalam perusahaan.

Contoh Dokumen Resmi Pemerintahan

Instansi pemerintah juga menghasilkan dan menggunakan berbagai dokumen resmi:

Undang-Undang (UU): Peraturan perundang-undangan yang dibuat oleh lembaga legislatif dan memiliki kekuatan hukum mengikat seluruh warga negara.
Peraturan Pemerintah (PP): Peraturan yang dibuat oleh pemerintah untuk melaksanakan undang-undang.
Keputusan Presiden (Keppres): Penetapan yang dibuat oleh Presiden bersifat konkret, individual, dan final.
Surat Dinas: Komunikasi tertulis resmi antar instansi pemerintah atau dari instansi kepada pihak eksternal. Berbagai surat dinas menunjukkan format dan tujuannya yang beragam.

Contoh Dokumen Digital dan Pemanfaatannya

Era digital melahirkan berbagai bentuk dokumen elektronik:

E-KTP: Versi digital dari Kartu Tanda Penduduk.
Faktur Elektronik (e-Faktur): Faktur yang dibuat dan dikelola secara digital, sering digunakan dalam sistem perpajakan.
Formulir Online: Digunakan untuk pendaftaran, survei, atau pengumpulan data secara daring.
E-book dan E-journal: Buku dan jurnal ilmiah dalam format digital yang mudah diakses dan didistribusikan.
Dokumen dengan Tanda Tangan Barcode: Beberapa dokumen kini menggunakan tanda tangan barcode sebagai salah satu bentuk verifikasi digital.

Dasar Hukum Dokumen Elektronik dan Tanda Tangan Digital di Indonesia (UU ITE)

Dengan maraknya penggunaan dokumen digital, pemahaman mengenai aspek legalitasnya menjadi sangat penting. Di Indonesia, kekuatan hukum dokumen elektronik dan tanda tangan elektronik diatur secara spesifik dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 dan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024.

Dokumen Elektronik sebagai Alat Bukti Sah (Pasal 5 UU ITE)

Pasal 5 ayat (1) UU ITE secara tegas menyatakan bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. Ini berarti, dokumen yang dibuat, dikirim, diterima, atau disimpan dalam bentuk elektronik memiliki kedudukan yang sama dengan dokumen fisik sebagai alat bukti di mata hukum, selama memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

Syarat Sah Tanda Tangan Elektronik Menurut UU ITE (Pasal 11 UU ITE)

Agar memiliki kekuatan hukum yang sah, Tanda Tangan Elektronik harus memenuhi beberapa persyaratan yang diatur dalam Pasal 11 ayat (1) UU ITE:

Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sah jika memenuhi syarat berikut: a) hanya terkait dengan Penanda Tangan dan berada dalam kuasanya saat digunakan; b) setiap perubahan setelah penandatanganan dapat terdeteksi, baik pada tanda tangan maupun dokumen elektroniknya; c) terdapat cara untuk mengidentifikasi Penanda Tangan; d) terdapat mekanisme yang membuktikan persetujuan terhadap isi dokumen elektronik.

Pemenuhan syarat-syarat ini memastikan bahwa tanda tangan elektronik dapat diverifikasi keasliannya dan mengikat secara hukum.

Kewajiban Pengamanan Tanda Tangan Elektronik (Pasal 12 UU ITE)

Pasal 12 UU ITE juga mengatur kewajiban bagi setiap pihak yang terlibat dalam Tanda Tangan Elektronik untuk memberikan pengamanan atas Tanda Tangan Elektronik yang digunakannya. Pengamanan ini mencakup pencegahan akses tidak sah dan penerapan prinsip kehati-hatian.

Peran Mekari Sign dalam Menjamin Legalitas Dokumen Digital

Sebagai Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) yang diakui dan berinduk di bawah Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo), Mekari Sign berkomitmen untuk menyediakan layanan tanda tangan elektronik yang memenuhi standar keamanan dan legalitas sesuai UU ITE. Dengan menggunakan solusi dari Mekari Sign, pengguna dapat memastikan bahwa dokumen digital yang mereka tandatangani memiliki kekuatan hukum yang sah dan terlindungi dari risiko pemalsuan. Kepercayaan ini juga didukung oleh induk perusahaan, Mekari, yang telah tersertifikasi ISO 27001 untuk manajemen keamanan informasi.

Tips Praktis Manajemen dan Keamanan Dokumen

Mengelola dokumen dengan baik, baik fisik maupun digital, adalah kunci untuk menjaga informasi tetap aman dan mudah diakses.

Gunakan Sistem Klasifikasi dan Retensi Dokumen yang Jelas: Kategorikan dokumen berdasarkan jenis, tanggal, atau departemen untuk memudahkan pencarian. Tetapkan juga kebijakan retensi yang mengatur masa simpan dan waktu pemusnahan dokumen secara aman.
Lakukan Digitalisasi dan Backup Berkala: Ubah dokumen fisik penting ke format digital untuk efisiensi. Cadangkan data digital secara rutin ke lokasi aman yang terpisah guna mencegah kehilangan informasi.
Manfaatkan Teknologi Penyimpanan yang Aman: Simpan dokumen digital di cloud storage yang memiliki fitur keamanan tinggi atau di server internal yang terlindungi. Pastikan kapasitas penyimpanan cukup dan sesuai kebutuhan.
Lindungi Dokumen Digital dengan Enkripsi dan 2FA: Gunakan enkripsi untuk mengamankan data sensitif, serta aktifkan verifikasi dua langkah (2FA) guna memperkuat otentikasi pengguna dan mencegah akses tidak sah.
Terapkan Kebijakan Akses dan Audit Internal: Batasi akses hanya pada pihak yang berwenang, dan lakukan audit rutin untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengelolaan dokumen perusahaan.
Gunakan Platform Tanda Tangan Digital Tepercaya: Pilih penyedia layanan yang menjamin aspek keamanan seperti enkripsi, integritas data, otentikasi penandatangan, dan audit trail. Mekari Sign merupakan contoh platform yang memenuhi standar keamanan dan legalitas di Indonesia.

FAQ Seputar Dokumen

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul terkait dokumen:

Apa perbedaan antara Arsip dan Dokumen?

Dokumen adalah informasi terekam yang masih bisa diubah, sedangkan arsip adalah rekod (dokumen yang sudah final) yang memiliki nilai guna permanen (sejarah, hukum, ilmiah) dan disimpan secara sistematis. Tidak semua dokumen menjadi arsip.

Apa yang dimaksud dengan Cakupan Dokumen (Document Scope)?

Cakupan dokumen merujuk pada batasan dan tujuan spesifik dari sebuah dokumen, menjelaskan apa saja yang akan dibahas atau dicakup oleh dokumen tersebut, serta apa yang tidak termasuk di dalamnya. Ini membantu memastikan dokumen tetap fokus dan relevan.

Bagaimana dokumen elektronik dapat dinyatakan sah secara hukum?

Menurut UU ITE di Indonesia, dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya adalah alat bukti hukum yang sah jika memenuhi syarat tertentu, termasuk penggunaan sistem elektronik yang andal dan, jika menggunakan tanda tangan elektronik, memenuhi syarat sahnya tanda tangan elektronik sebagaimana diatur dalam Pasal 11 UU ITE.

Itulah penjelasan lengkap mengenai sebuah dokumen dari Mekari Sign, mulai dari pengertian hingga evolusi bentuknya di era digital. Dokumen, baik fisik maupun digital, memainkan peran penting dalam kehidupan pribadi maupun profesional, terutama dalam mendukung proses administrasi, legalitas, hingga pengambilan keputusan.

Jika Anda ingin memperdalam wawasan seputar dokumen legal, manajemen arsip, hingga solusi tanda tangan elektronik yang aman dan sah, kunjungi blog Mekari Sign. Anda akan menemukan berbagai panduan praktis dan terpercaya yang relevan untuk kebutuhan bisnis maupun aktivitas administratif sehari-hari.

Tanda Tangan Dokumen Secara Legal & Efisien Sekarang!

Coba Gratis

Referensi

Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) – Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) – Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) – Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) – Entri “Dokumen”