Apa Itu Invoice? Ini Fungsi, Jenis, dan Contoh Lengkapnya

Featured image Invoice — Apa Itu Invoice? Ini Fungsi, Jenis, dan Contoh Lengkapnya

Ringkasan

Invoice adalah dokumen komersial yang berisi rincian transaksi dan berfungsi sebagai permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli.
Berperan sebagai alat penagihan resmi, bukti pencatatan piutang, dan dokumen penting untuk pelaporan keuangan serta pajak.
Invoice berbeda dengan kuitansi. Invoice adalah tagihan, sedangkan kuitansi adalah bukti bahwa tagihan tersebut telah dilunasi.
Setiap invoice harus mencantumkan nomor unik, tanggal, detail penjual dan pembeli, rincian produk/jasa, total tagihan, dan termin pembayaran.

Setiap transaksi bisnis yang berhasil selalu berujung pada satu hal: pembayaran. Namun, proses menagih pembayaran seringkali menjadi tantangan yang menentukan kesehatan arus kas perusahaan. Tanpa dokumen yang jelas dan profesional, pembayaran bisa tertunda dan hubungan dengan klien pun merenggang.

Di sinilah peran invoice menjadi sangat krusial. Invoice bukan sekadar selembar kertas atau file digital berisi angka, melainkan alat komunikasi resmi yang menegaskan kewajiban pembayaran. Memahami cara kerja dan komponennya adalah langkah pertama untuk memastikan bisnis Anda dibayar tepat waktu.

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen tagihan resmi yang dikeluarkan penjual setelah barang atau jasa diberikan kepada pembeli. Isinya mencakup rincian transaksi seperti jenis produk atau layanan, jumlah, harga, total tagihan, dan batas waktu pembayaran. Dokumen ini menjadi bukti adanya kewajiban pembayaran dari pembeli kepada penjual.

Penting dipahami, invoice bukan bukti pembayaran, melainkan bukti penagihan. Saat pembeli membayar tagihan, penjual akan menerbitkan kuitansi sebagai konfirmasi pelunasan. Dalam praktik bisnis, invoice berperan penting menjaga kejelasan transaksi, mempercepat proses pembayaran, dan mendukung kelancaran arus kas perusahaan.

Fungsi Invoice dalam Bisnis

Invoice memiliki peran yang jauh lebih strategis daripada sekadar alat menagih. Berikut adalah beberapa fungsi utamanya dalam konteks bisnis dan legal:

Alat Penagihan Resmi: Fungsi paling mendasar adalah sebagai dokumen formal untuk menagih pembayaran kepada pelanggan sesuai dengan kesepakatan.
Bukti Transaksi Penjualan: Invoice menjadi bukti tertulis bahwa transaksi penjualan telah terjadi, mencatat apa saja yang dijual, berapa jumlahnya, dan kepada siapa.
Dasar Pencatatan Piutang: Bagi tim akuntansi, invoice adalah dokumen sumber untuk mencatat piutang usaha dalam laporan keuangan. Tanpa invoice, pelacakan tagihan yang belum dibayar akan sangat sulit.
Menjaga Arus Kas (Cash Flow): Dengan mencantumkan termin pembayaran yang jelas, invoice membantu perusahaan memproyeksikan kapan dana akan masuk, sehingga pengelolaan arus kas menjadi lebih terprediksi.
Dokumen untuk Pelaporan Pajak: Invoice yang sah, terutama yang berkaitan dengan faktur pajak elektronik, merupakan dokumen wajib saat menghitung dan melaporkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Alat Rekonsiliasi dan Audit: Saat proses audit internal maupun eksternal, invoice menjadi salah satu dokumen utama yang diperiksa untuk memverifikasi keabsahan pendapatan dan transaksi perusahaan.

Jenis-Jenis Invoice yang Umum Digunakan

Tergantung pada sifat transaksi dan industrinya, ada beberapa jenis invoice yang sering digunakan:

Invoice Standar: Digunakan setelah barang atau jasa diberikan. Mencantumkan detail lengkap tagihan, termasuk nominal, deskripsi, dan tenggat pembayaran.
Invoice Proforma: Bentuk draf yang dikirim sebelum pengiriman barang atau jasa. Berfungsi sebagai estimasi biaya awal dan acuan persetujuan, sering digunakan dalam transaksi ekspor-impor.
Invoice Konsinyasi: Digunakan untuk sistem titip jual. Diterbitkan oleh pemilik barang kepada penjual eceran setelah sebagian produk laku, sebagai dasar penagihan.

Perbedaan Invoice, Faktur, Nota, dan Kuitansi

Kebingungan antara dokumen-dokumen ini sering terjadi. Tabel berikut merangkum perbedaan utamanya agar lebih mudah dipahami.

Aspek	Invoice	Faktur	Nota	Kuitansi
Tujuan Utama	Permintaan pembayaran atas transaksi yang telah terjadi.	Dokumen bukti transaksi (seringkali untuk pajak).	Bukti pembelian tunai dalam transaksi ritel sederhana.	Bukti bahwa pembayaran telah diterima.
Waktu Diberikan	Setelah barang/jasa diserahkan, sebelum pembayaran.	Biasanya bersamaan dengan invoice atau setelahnya.	Saat transaksi pembelian tunai selesai.	Setelah pembayaran lunas diterima oleh penjual.
Pihak Pembuat	Penjual	Penjual	Penjual	Penjual (Penerima Uang)
Fungsi Lanjutan	Menjadi dasar pencatatan piutang.	Menjadi dasar pelaporan PPN (Faktur Pajak).	Bukti pembelian sederhana untuk pembeli.	Menjadi bukti pelunasan utang bagi pembeli.

Invoice vs. Faktur
Di Indonesia, istilah ‘invoice’ dan ‘faktur’ sering digunakan secara bergantian dalam konteks komersial. Namun, dalam konteks perpajakan, Faktur Pajak adalah dokumen spesifik yang diatur oleh Direktorat Jenderal Pajak dan wajib dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP). Jadi, semua Faktur Pajak adalah faktur, tapi tidak semua faktur (atau invoice) adalah Faktur Pajak.

Apa Saja yang Harus Ada dalam Invoice?

Agar sah dan profesional, sebuah invoice harus memuat informasi yang jelas dan lengkap. Berikut adalah komponen wajib yang harus Anda cantumkan:

Judul Dokumen: Tuliskan kata “INVOICE” dengan jelas di bagian atas.
Nomor Invoice Unik: Gunakan sistem penomoran yang urut dan konsisten untuk memudahkan pelacakan.
Tanggal Penerbitan: Tanggal kapan invoice dibuat dan dikirimkan.
Identitas Penjual: Nama lengkap perusahaan/perorangan, alamat, dan kontak yang bisa dihubungi.
Identitas Pembeli: Nama perusahaan/perorangan yang ditagih, beserta alamat lengkapnya.
Rincian Barang/Jasa: Deskripsi detail setiap item, kuantitas, harga per unit, dan subtotal.
Total Tagihan: Jumlah total yang harus dibayar, termasuk pajak (PPN) jika ada, dan biaya lainnya.
Termin Pembayaran: Syarat dan tenggat waktu pembayaran (contoh: Net 30, Jatuh Tempo 14 Hari, atau Tunai Saat Diterima/COD).
Informasi Pembayaran: Detail rekening bank atau metode pembayaran lain yang diterima.

Kejelasan adalah kunci pembayaran yang cepat. Invoice yang tidak lengkap atau sulit dipahami sering menjadi alasan klien menunda pembayaran. Pastikan setiap detail, mulai dari nomor invoice hingga rincian kontak, tercantum dengan benar. Ini bukan hanya soal administrasi, tapi soal membangun kepercayaan dan menjaga arus kas tetap sehat.

Yocky

Legal Professional di Mekari

Contoh Invoice Secara Umum

Untuk mempermudah pemahaman Anda, berikut beberapa contoh invoice berdasarkan jenis transaksi dan kebutuhan bisnis yang umum di Indonesia.

Contoh Invoice Penjualan

Invoice penjualan diterbitkan oleh penjual kepada pembeli setelah transaksi terjadi, mencantumkan detail produk, harga, dan tenggat pembayaran.

Sumber gambar: cermati

Contoh Invoice Tagihan Listrik dan Air

Contoh ini menggambarkan invoice dari penyedia layanan utilitas seperti PLN atau PDAM, yang mencakup pemakaian bulanan dan nominal tagihan.

Sumber gambar: proptech

Contoh Invoice Properti

Invoice properti mencakup pembayaran sewa, cicilan rumah, atau biaya pemeliharaan gedung. Umumnya digunakan oleh developer atau pengelola properti.

Sumber gambar: opendocs

Contoh Invoice Transaksi Barang

Invoice ini digunakan dalam pengadaan atau pembelian barang secara massal, mencakup deskripsi barang, jumlah unit, dan total pembayaran.

Sumber gambar: Jurnal

Contoh Invoice Atas Pembelian Barang Lainnya

Merupakan contoh invoice fleksibel yang digunakan untuk pembelian barang di luar kategori utama, seperti alat kantor atau kebutuhan operasional lainnya.

Sumber Gambar: Jurnal

Kesalahan Umum Saat Mengelola Invoice

Kesalahan kecil dalam pengelolaan invoice dapat berdampak besar pada bisnis. Hindari beberapa kesalahan umum berikut:

Terlambat Mengirim Invoice: Semakin lama Anda menunda pengiriman, semakin lama pula Anda akan dibayar.
Informasi Tidak Lengkap atau Salah: Kesalahan penulisan nama, alamat, atau nominal dapat menyebabkan penolakan atau penundaan pembayaran.
Tidak Ada Nomor Invoice: Tanpa nomor yang unik, pelacakan dan rekonsiliasi menjadi sangat sulit bagi Anda maupun klien.
Tidak Melakukan Follow-up: Jangan berasumsi klien akan selalu ingat. Lakukan pengingatan secara sopan saat mendekati atau melewati tanggal jatuh tempo.
Tidak Menyimpan Arsip: Selalu simpan salinan setiap invoice yang Anda keluarkan untuk keperluan pencatatan, audit, dan jika terjadi sengketa.

Kenapa Harus Beralih ke e-Invoice?

Membuat invoice secara manual memang bisa, tetapi seiring pertumbuhan bisnis, cara ini menjadi tidak efisien dan rentan kesalahan. Beralih ke sistem e-invoice atau faktur elektronik memberikan banyak keuntungan:

Kecepatan: Buat dan kirim invoice profesional dalam hitungan menit dari mana saja.
Akurasi: Template otomatis mengurangi risiko salah ketik dan salah hitung.
Pelacakan Real-time: Pantau status invoice dengan mudah, apakah sudah terkirim, dilihat, atau dibayar.
Profesionalisme: Tampilan yang konsisten dan modern meningkatkan citra perusahaan Anda.
Keamanan: Dokumen digital lebih aman dari risiko hilang atau rusak. Anda bahkan bisa menambahkan tanda tangan elektronik untuk validasi tambahan.

Itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu invoice, mulai dari fungsi, jenis, hingga komponen wajibnya. Invoice adalah dokumen fundamental dalam transaksi bisnis yang perannya jauh melampaui sekadar tagihan; ia adalah instrumen penting untuk menjaga arus kas, memastikan kepatuhan administrasi, dan membangun citra profesional.

Untuk memastikan setiap dokumen tagihan Anda dikelola secara efisien, aman, dan sah, manfaatkan Mekari Sign. Jika Anda ingin memperdalam wawasan seputar administrasi digital dan produktivitas bisnis, kunjungi blog Mekari Sign untuk panduan terpercaya dan terkini.

Tambahkan tanda tangan elektronik pada invoice Anda

Coba Gratis