Apa Itu Procurement? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Mengenal Apa Itu Procurement — Apa Itu Procurement? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Pengadaan atau procurement adalah salah satu aktivitas yang tak bisa lepas dari bisnis atau perusahaan. Terutama, bila Anda membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah yang besar. Tanpa melakukan pengadaan, hampir dipastikan bahwa kas perusahaan Anda akan jebol.

Lalu, apa itu procurement sebenarnya? Bagaimania tahapan pengadaan yang baik?

Nah, Anda sudah datang ke tempat yang tepat. Di artikel ini, kami akan membahas procurement dengan mendalam. Mulai dari pengertian, jenis, hingga tahapannya. Jadi, simak sampai akhir ya!

Daftar isi

Apa Itu Procurement?

Sumber gambar: Pixabay

Pengadaan atau procurement adalah semua proses untuk mendapatkan barang atau jasa yang perusahaan Anda butuhkan. Proses di sini mulai dari perencanaan, pembelian, hingga pengiriman. Biasanya, procurement terjadi dalam skala besar untuk mendukung tujuan atau operasional bisnis Anda.

Dengan berkembangnya teknologi, muncul varian baru dari procurement yaitu e-procurement yang bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam proses pengadaan barang. e-Procurement menggunakan platform online untuk memudahkan akses ke berbagai penjual dan penyedia barang atau jasa.

Perusahaan melakukan pengadaan karena untuk membantu Anda mendapatkan barang atau jasa sesuai kebutuhan dengan waktu yang cepat dan biaya sekecil mungkin. Hasilnya, Anda akan lebih efektif dan bisa memaksimalkan keuntungan perusahaan sebesar mungkin.

Contohnya adalah jasa sewa laptop kantor yang populer akhir-akhir ini. Selain lebih efisien, Anda juga bisa mendapatkan manfaat lainnya seperti mengurangi biaya operasional, asuransi perangkat, dan support dari tim IT. Sangat efektif, bukan?

Perbedaan Procurement dan Purchasing

Pengertian procurement di atas mungkin sekilas mirip dengan purchasing atau pembelian secara umum. Padahal, keduanya cukup berbeda, lho! Sebelum lanjut, perlu Anda ketahui dulu perbedaan procurement dan purchasing:

Procurement	Purchasing
Seluruh proses memakan waktu yang panjang. Mulai dari analisis dan identifikasi kebutuhan barang atau jasa.	Merupakan salah satu tahap dalam keseluruhan proses procurement. Di tahap ini, hanya mencakup proses pembelian seperti pembuatan pesan hingga pembuatan slip pembeliannya.
Adanya riset mendalam pada vendor sebelum menentukan kontrak dengan mereka.	Seringnya, hanya melakukan tanya jawab terkait barang yang dibeli sebelum pembayaran.
Evaluasi umum pada layanan vendor sebelum menjalin kontrak.	Evaluasi hanya terjadi pada barang yang telah Anda terima.
Adanya perencanaan menyeluruh terkait vendor sebelum melakukan kontrak.	Biasanya, setelah menentukan vendor, maka transaksi akan langsung terjadi.
Menjalin dan menjaga hubungan yang baik dengan vendor.	Tak jarang, hubungan dengan vendor berakhir setelah proses pembayaran.

Komponen Penting Procurement

Biasanya, ada tiga komponen pada procurement, yaitu:

People: orang-orang yang terlibat dalam proses pengadaan. Jumlahnya berbeda-beda tergantung dari perusahaan dan skala barang atau jasa yang dibutuhkan.
Process: perencanaan proses para pihak lakukan dengan baik dari awal sampai akhir. Tujuannya, agar pengadaan berjalan efisien dan konsisten.
Paperwork: merupakan dokumentasi pengadaan yang bisa berbentuk digital maupun kertas. Tujuannya, agar semua data tersimpan dan para pihak bisa mengaksesnya.

Proses Procurement Pada Umumnya

Secara umum, pengadaan menjadi tanggung jawab manajer pengadaan dengan proses yang kira-kira seperti ini:

Analisis dan identifikasi apa saja keperluan internal perusahaan
Melakukan negosiasi dan mengurus vendor
Memilih barang atau jasa yang perusahaan perlukan dengan tepat
Melaksanakan persetujuan permintaan pembelian barang atau jasa untuk perusahaan
Terakhir, menerima barang atau jasa

Proses procurement di atas hanyalah garis besarnya saja. Selain itu, prosesnya bisa berbeda-beda tergantung perusahaannya bergerak di bidang apa, kebijakannya bagaimana, tujuannya, dan semacamnya.

Etika Procurement Sesuai Perundang-Undangan

Bila Anda hendak melakukan procurement pemerintah, maka ada etika yang harus Anda ikuti. Etika procurement pemerintah ini tercantum pada Pasal 5 KEPPRES Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah:

Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggungjawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa
Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa
Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat
Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa (conflict of interest)
Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak
Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang/jasa
Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan negara
Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.

Prinsip Procurement yang Harus Dipatuhi

Berikut beberapa prinsip procurement yang harus dipatuhi oleh kedua belah pihak:

Accountability: para pihak sebaiknya menetapkan aturan terkait kerjasama mereka dan harus mematuhinya.
Consistency: semua pihak sebaiknya konsisten dalam berbagai hal untuk menumbuhkan rasa kepercayaan.
Value for Money: procurement haruslah memberikan keuntungan terbaik untuk para pihaknya.
Fair Dealing: vendor harus diperlakukan dengan adil dan tak boleh memaksakan hal yang tidak perlu pada mereka.
Informed Decision Making: segala keputusan dalam proses procurement haruslah dilakukan berdasarkan informasi yang akurat.

Apa Saja Jenis Procurement?

Pada umumnya, ada beberapa jenis procurement yang dipraktikan di seluruh dunia, yakni:

1. Direct Procurement

Direct procurement atau pengadaan langsung adalah jenis pengadaan yang perusahaan lakukan untuk keperluan produksi, sehingga jumlahnya besar dan bersifat berkelanjutan. Misalnya, untuk perusahaan manufaktur berarti pengadaan bahan baku dan komponennya.

2. Indirect Procurement

Pengadaan tidak langsung atau indirect procurement adalah yang berhubungan dengan kebutuhan operasional sehari-hari. Sehingga jumlahnya tak terlalu besar dan tak berefek langsung pada aspek bisnis perusahaan. Contohnya, perlengkapan kantor, furniture, dan semacamnya.

3. Goods Procurement

Jenis ini seringnya berhubungan dengan pengadaan barang fisik atau yang ada bentuknya. Tapi, tak jarang juga pengadaan ini perusahaan lakukan untuk langganan software penunjang bisnis atau operasional.

4. Service Procurement

Seperti namanya, jenis pengadaan ini berfokus pada jasa yang disediakan oleh individu atau kelompok tertentu. Misalnya, memperkerjakan freelancer, konsultan luar, kerjasama dengan ahli hukum, dan sebagainya.

Tahapan Procurement Pada Umumnya

Sumber gambar: Pixabay

Di atas sudah kami singgung sedikit mengenai bagaimana proses pengadaan. Nah, di bawah ini adalah penjabaran tahapan procurement yang lebih lengkap:

1. Merencanakan Kebutuhan

Tahap procurement pertama tentu saja Anda sebagai perusahaan harus menentukan barang atau jasa yang dibutuhkan. Caranya, dengan mengumpulkan data dari berbagai divisi di perusahaan. Dengan begitu, Anda bisa tahu apa kekurangan atau kebutuhan yang bisa terpenuhi melalui pengadaan.

Jika hal tersebut sudah Anda rencanakan, Anda bisa membuat suatu dokumen persetujuan yang ditujukkan ke manajemen perusahaan. Bila manajemen menyetujuinya, Anda bisa langsung membuat draft acuan teknis untuk calon vendor,

2. Memilih Vendor

Memilih vendor merupakan tahap terpenting dan merupakan inti dari pengadaan itu sendiri. Maka dari itu, Anda harus hati-hati saat memilih vendor agar benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Untungnya, ada dua metode yang bisa Anda coba:

– Tender

Metode tender adalah saat perusahaan sebagai pembeli mengajukan dokumen proposal (Request of Proposal) yang berisi kebutuhan dan ketentuan pengadaan ke beberapa calon vendor. Anda bisa mengajukan dokumen ini secara langsung atau melalui pihak ketiga.

Setelah itu, vendor akan mengirim semacam surat penawaran atau Request of Quotation yang berisi informasi penawaran barang atau jasa. Di dalamnya, terdapat informasi seperti harga, jumlah, kualitas, cara pembayaran, dan sebagainya.

– Penunjukkan Langsung

Seperti namanya, metode ini memungkinkan Anda untuk memilih vendor langsung tanpa proses seleksi yang berbelit-belit. Alasan utamanya karena vendor tersebut merupakan satu-satunya yang memang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Pada metode ini, biasanya Anda harus membuat perjanjian khusus bernama Service Level Agreement. Tujuannya, supaya segala proses procurement bisa dipertanggungjawabkan dan meminimalisir kerugian dari kedua pihak.

3. Melakukan Purchasing

Bila Anda sudah memilih vendor dan melaksanakan negosiasi kontrak, maka tahapan selanjutnya adalah menyusun dokumen pembelian (Purchase Order). Lalu, melakukan pemesanan kepada vendor tersebut.

Dokumen ini harus Anda berikan ke vendor karena sebagai bukti pemesanan barang atau jasa yang perusahaan butuhkan. Di dalamnya, biasanya berisi daftar barang atau jasa yang dipesan, berapa jumlahnya, dan harga sesuai kesepakatan.

4. Melaksanakan Pengawasan

Tahapan pengadaan selanjutnya adalah melaksanakan pengawasan. Tahap ini terjadi setelah Anda mengirimkan purchase order dan menerima antara delivery order (untuk pemesanan barang) atau work order (pemesanan jasa).

Setelah Anda menerima salah satu dokumen tersebut, Anda harus melakukan pengecekan sejauh mana vendor memproses pesanan. Tujuan utamanya supaya proses procurement sesuai dengan jadwal dan meminimalisir resiko atau kerugian kedepannya.

5. Pemeriksaan dan Penerimaan

Selanjutnya, Anda harus melakukan pemeriksaan barang atau jasa pengadaan apakah sesuai dengan perjanjian atau tidak. Mulai dari jumlahnya, harga, hingga hal-hal kecil seperti nama barang, kode barang, dan sebagainya.

Bila barang atau jasa sudah Anda periksa dengan mendalam dan semuanya sesuai, maka Anda bisa langsung menerimanya. Namun, bila terjadi ketidakcocokan atau ada yang kurang, Anda bisa mengajukan retur ke vendor.

6. Melakukan Pembayaran ke Vendor

Terakhir, Anda harus membayar ke vendor bila barang atau jasa sudah diterima sesuai kebutuhan. Biasanya, vendor akan memberikan faktur atau invoice kepada Anda berisi detail pembayaran, seperti total harga, metode pembayaran, dan semacamnya.

Cara pembayaran tentu berbeda-beda di setiap vendornya, tapi umumnya menggunakan metode di bawah ini:

Pembayaran di muka atau down payment: membayar sebagian sebelum faktur Anda terima
Letter of Credit (L/C) adalah dokumen perjanjian dari bank yang dibuat sesuai permintaan Anda untuk membayar vendor.
Open account merupakan membayar langsung bila barang atau jasa sudah Anda terima.

BONUS: Skill Wajib untuk Bekerja di Procurement

Sebagai penutup artikel ini, kami akan memberikan bocoran beberapa skill yang wajib Anda miliki agar bisa sukses di bidang procurement. Apa saja?

Kemampuan adaptasi: semakin banyak tools digital untuk menunjang proses pengadaan Anda agar lebih mudah. Maka dari itu, Anda juga harus bisa cepat beradaptasi dengan tools-tools tersebut.
Melek finansial: seperti yang sudah kami sebutkan di atas, Anda harus melakukan perencanaan pengadaan. Agar Anda bisa melakukannya dengan baik dan efisien, maka Anda harus melek finansial.
Bisa menjaga hubungan baik: Anda harus merupakan orang yang easy going dan bisa menjaga hubungan baik jangka panjang dengan vendor. Anda tak tahu kan siapa tahu Anda membutuhkan vendor tersebut di masa depan?
Manajemen risiko yang mumpuni: walaupun sudah direncanakan dengan baik, tapi tetap saja risiko bisa muncul. Oleh karena itu, Anda harus siap menghadapi dan menemukan solusinya.

Penuhi Kebutuhan Dokumen Procurement Anda dengan Mekari Sign!

Itulah penjelasan lengkap mengenai procurement. Ternyata, pengadaan adalah aktivitas yang benar-benar penting bagi suatu bisnis atau perusahaan ya? Tanpa pengadaan, membeli barang atau jasa dalam jumlah besar tentu akan ribet dan tidak efisien.

Oh ya, di atas sudah disinggung mengenai berbagai dokumen yang harus Anda buat dan kirim selama proses procurement. Tak jarang, Anda atau vendor sedang di luar kota, sehingga dokumen harus dikirim menggunakan ekspedisi. Hal ini tentu saja tidak efektif dan membuang waktu, bukan?

Maka dari itu, Anda bisa menggunakan platform seperti Mekari Sign yang menyediakan berbagai layanan untuk memudahkan keperluan dokumen procurement Anda. Mulai dari membubuhkan digital signature, menambahkan meterai elektronik pada dokumen digital, hingga pengelolaan kontrak elektronik. Hanya dalam beberapa menit, maka vendor Anda akan langsung mendapatkan dokumennya. Terdengar menarik, kan?

Coba Mekari Sign Sekarang!