Dokumen Digital: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya [Edisi 2024]

Di zaman serba digital ini, dokumen yang selama ini berbentuk kertas, ternyata juga tersedia dalam bentuk digital, lho! Perubahan bentuk ini tentu saja memberikan banyak sekali keunggulan dan manfaat bagi penggunannya. Mulai dari menghemat biaya, efisiensi waktu, dan masih banyak lainnya. Plus, Anda juga bisa menggunakan e-Meterai dan ttd elektronik ke dalamnya. Sangat menarik, bukan?

Nah, di artikel ini kami akan membahas dengan lengkap mengenai dokumen digital. Mulai dari definisi, manfaat, hingga contohnya. Tanpa berlama-lama lagi, yuk mulai!

Apa itu Dokumen Digital?

Sumber gambar: Pixabay

Mengutip dari Archivists, dokumen digital adalah sekumpulan informasi yang dibuat di media non elektronik, seperti teks atau gambar di kertas, lalu diubah ke format elektronik yang bisa disimpan dan diotak-atik di komputer. Dokumen ini dikenal juga dengan sebutan dokumen elektronik.

Baca juga: Ketahui Perbedaan Digitisasi, Digitalisasi, dan Transformasi Digital!

Keunggulan atau Keuntungan Dokumen Digital

Pada umumnya, berikut beberapa keuntungan atau keunggulan dokumen ini:

– Backup Data yang Lebih Aman

Data digital sangat mudah untuk Anda backup di berbagai media penyimpanan, seperti server cloud, SSD, hardisk, dan sebagainya. Alhasil, bila terjadi hal yang tak diinginkan pada data utama, Anda masih memiliki salinan backup-nya. Sangat berbeda dengan dokumen fisik yang rentan terkena bencana dan akhirnya hilang atau rusak.

– Keamanan yang Baik

Anda bisa menyimpan dokumen berbentuk digital ke penyimpanan cloud yang memiliki keamanan tinggi. Bahkan, di beberapa cloud tersedia juga fitur riwayat, sehingga Anda akan tahu siapa yang mengakses dan kapan. Lalu, Anda juga bisa menanamkan password atau mengenkripsi file-nya sehingga hanya pihak berwenang saja yang bisa mengaksesnya. Tak hanya itu, Anda juga bisa membubuhkan e-Meterai yang lebih aman dari meterai tempel. Plus, menambahkan digital signature yang lebih aman dari pemalsuan tanda tangan.

– Kolaborasi yang Lebih Mudah

Nah, karena dokumen berbentuk digital, maka Anda bisa melakukan kolaborasi jarak jauh dengan lebih cepat. Tak perlu mencetak dan tak perlu berdiri dari kursi Anda, cukup dengan beberapa klik, maka dokumen tersebut sudah terkirim dan bisa dicek oleh orang lain secara real time.

Baca juga: 7 Cara Mengubah Foto Menjadi Dokumen [Online dan Offline]

– Menghemat Biaya

Anda tak perlu mencetak dokumen, membeli tinta, printer, lemari penyimpanan, dan sebagainya untuk mengelola dokumen berbentuk digital. Sehingga, benar-benar menghemat biaya Anda karena semua proses dilakukan secara digital. Plus, Anda juga bisa membantu melestarikan lingkungan karena ini termasuk teknologi ramah lingkungan.

– Efisiensi Waktu

Anda bisa mencari dokumen digital dengan mudah di penyimpanan melalui fitur pencarian. Tinggal ketikkan nama dokumen, tanggal, dan sebagainya, maka dokumen akan langsung muncul dalam hitungan detik. Anda tak perlu ribet membuka lemari dan mencari satu-satu selayaknya dokumen fisik.

Baca juga: 15 Cara Menjaga Dokumen Pribadi [Fisik dan Digital]

Kenapa Bisnis Harus Beralih ke Dokumen Digital?

Ada beberapa alasannya:

1. Kualitas Data yang Lebih Baik

Dalam bisnis, dokumen berisi data penting yang bisa menentukan arah bisnis kedepannya. Pada dokumen fisik, kualitasnya bisa ternodai dengan cepat, seperti informasi yang tidak lengkap, salah, hilang, basah, dan sebagainya. Hal ini tak berlaku ke dokumen berbentuk digital karena tersimpan dengan baik di cloud dan sejenisnya.

Baca juga: 16 Contoh Surat Bisnis Berbagai Keperluan, Terlengkap!

2. Meningkatkan Produktivitas

Dengan dokumen berbentuk digital, Anda dan karyawan bisa bekerja dengan lebih cepat karena pengelolaan bisa dilakukan hanya dalam beberapa klik. Bandingkan dengan dokumen fisik yang membutuhkan waktu untuk mencari, mencetak, membawanya ke para pihak, dan sebagainya.

Baca juga: Apa itu Tanda Tangan Digital? Semua Hal yang Perlu Diketahui

3. Data Tersedia Real-Time

Anda bisa mengakses dokumen yang tersimpan dengan cepat dari manapun dan kapanpun. Menariknya, data Anda tetap akan tersedia secara real time dan terus diperbarui. Sehingga, Anda tak perlu repot dan menghabiskan banyak waktu selayaknya dokumen kertas.

Baca juga: Panduan Lengkap Digitalisasi Arsip dan Cara Membuatnya!

Contoh Dokumen Digital

Di Indonesia sendiri, sudah ada beberapa contoh dokumen berbentuk digital, yakni:

• eKTP
• Kontrak kerja
• Dokumen hukum
• Invoice
• Kontrak elektronik
• Form digital
• Internal memo online
• Sertifikat online
• Dan sebagainya

Apakah Dokumen Digital Bisa Menjadi Alat Bukti di Pengadilan?

Mungkin pertanyaan di atas muncul di kepala Anda dan jawabannya adalah: bisa!

Untuk penjelasan lebih lengkapnya, Anda bisa membaca artikel kami di → Alat Bukti Elektronik: Pengertian, Dasar Hukum, dan Syaratnya [Peraturan Terbaru]

Namun, tidak semua dokumen berbentuk elektronik bisa Anda jadikan bukti, lho! Menurut Pasal 5 UU ITE, berikut beberapa dokumen yang tidak bisa:

• Surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis
• Surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notariil atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta, seperti notaris.

Agar dokumen digital Anda memiliki legitimasi dan dapat menjadi alat bukti di pengadilan, pastikan dokumen tersebut menggunakan tanda tangan digital dan e-Meterai resmi.

Baca juga: Pemalsuan Dokumen: Bagaimana Hukumnya di Indonesia?

Kerja Lebih Efektif dan Produktif dengan Dokumen Digital

Itulah penjelasan lengkap mengenai dokumen digital. Ternyata, dokumen ini memberikan banyak manfaat, kan? Terutama untuk bisnis di dunia serba online dan digital ini. Jadi, apakah Anda tertarik untuk beralih ke dokumen digital?

Bila Anda tertarik untuk beralih ke dokumen digital, Mekari Sign menyediakan berbagai fitur yang menunjang kebutuhan Anda, lho. Mulai dari e-Signature, beli meterai elektronik, hingga kontrak online.

Coba Mekari Sign Sekarang!