- Proses penandatanganan dokumen menjadi jauh lebih cepat, mempercepat siklus pendapatan bisnis.
- Tanda tangan digital tersertifikasi memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah sesuai UU ITE.
- Risiko pemalsuan berkurang drastis berkat teknologi enkripsi dan identitas digital yang terverifikasi.
- Biaya operasional untuk kertas, printer, dan kurir dapat dipangkas secara signifikan.
Banyak pemilik bisnis masih ragu meninggalkan tanda tangan basah karena khawatir soal kekuatan hukumnya. Apakah aman jika terjadi sengketa? Padahal, bertahan dengan cara manual justru membuka celah risiko pemalsuan yang sulit terdeteksi oleh mata telanjang. Regulasi di Indonesia sebenarnya sudah sangat mendukung peralihan ini.
Sebelum Anda memutuskan untuk berlangganan layanannya, pahami dulu 7 keuntungan tanda tangan digital dalam melindungi bisnis Anda secara hukum sekaligus meningkatkan produktivitas tim.
1. Mempercepat Proses Kesepakatan (Closing Deal)
Dalam bisnis, kecepatan adalah aset. Keuntungan tanda tangan digital yang paling terasa adalah kemampuannya memangkas waktu tunggu. Anda tidak perlu lagi mencetak dokumen, memanggil kurir, dan menunggu berhari-hari hanya untuk mendapatkan satu persetujuan.
Dengan sistem digital, Anda mengirim kontrak via email, klien membukanya di HP, dan menandatanganinya saat itu juga. Hasilnya instan. Bagi tim Sales, ini berarti closing penjualan lebih cepat. Bagi tim Finance, ini berarti tagihan atau invoice bisa diproses segera tanpa alasan “dokumen belum sampai”.
2. Hemat Biaya Operasional Secara Signifikan
Coba Anda hitung berapa biaya yang keluar setiap bulan untuk pos “cetak-mencetak”. Harga kertas, tinta printer (toner), map, amplop, hingga biaya kirim dokumen antarkota jika ditotal bisa mencapai angka jutaan rupiah per tahun.
Menggunakan tanda tangan digital menghapus hampir semua biaya tersebut. Anda juga tidak perlu menyewa ruang kantor ekstra hanya untuk lemari arsip. Penghematan ini bisa Anda alihkan untuk modal pengembangan bisnis atau kebutuhan karyawan lainnya.
3. Sah Secara Hukum dan Diakui Negara (UU ITE)
Ini adalah poin yang sering menjadi pertanyaan utama: “Apakah sah?“. Jawabannya: Ya. Pemerintah Indonesia mengakui keabsahan tanda tangan digital melalui Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) Nomor 11 Tahun 2008.
Dokumen yang Anda tandatangani secara digital terutama menggunakan penyedia tersertifikasi (PSrE) memiliki kekuatan pembuktian hukum yang setara dengan tanda tangan basah di atas kertas.
Penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi memberikan kepastian hukum yang kuat karena identitas penanda tangan telah terverifikasi oleh PSrE Induk di bawah Komdigi. Hal ini meminimalisasi risiko penyangkalan di kemudian hari dibandingkan tanda tangan basah yang lebih mudah ditiru.
4. Keamanan Tinggi dan Sulit Dipalsukan
Tanda tangan basah sebenarnya cukup rentan. Orang bisa meniru tarikan garis tangan Anda atau memindai (scan) tanda tangan Anda untuk ditempel di dokumen lain. Kejahatan seperti ini sulit dibuktikan secara kasat mata.
Keuntungan tanda tangan digital terletak pada teknologi di belakangnya. Sistem menggunakan mekanisme kriptografi asimetris. Artinya, setiap tanda tangan memiliki “kunci” digital yang unik. Jika isi dokumen diubah sedikit saja setelah ditandatangani, sistem akan mendeteksinya sebagai dokumen rusak (invalid). Ini memberi rasa aman ekstra bagi pemilik bisnis.
5. Memiliki Jejak Audit (Audit Trail) yang Jelas
Jika suatu hari terjadi sengketa atau audit internal, Anda butuh bukti yang kuat. Tanda tangan digital menyimpan rekam jejak (audit trail) yang sangat rinci dan transparan. Sistem akan mencatat data berikut secara otomatis:
- Siapa yang menandatangani (identitas terverifikasi).
- Kapan penandatanganan terjadi (jam, menit, detik).
- Di mana lokasi penanda tangan (berdasarkan alamat IP).
Data ini melekat pada dokumen dan sulit dimanipulasi, sehingga memudahkan tim Legal atau Auditor saat melakukan pengecekan.
6. Fleksibilitas Kerja: Tanda Tangan di Mana Saja
Era kerja hibrida (hybrid working) menuntut kita untuk bisa produktif dari mana saja. Coba jika Direktur Utama sedang dinas ke luar negeri, apakah operasional kantor harus berhenti menunggu beliau pulang? Tentu tidak.
Dengan tanda tangan digital, pimpinan perusahaan bisa menyetujui dokumen penting lewat laptop di hotel atau bahkan lewat smartphone di perjalanan. Karyawan pun bisa mengurus administrasi HR tanpa harus datang fisik ke kantor. Fleksibilitas ini menjaga keseimbangan kerja (work-life balance) sekaligus produktivitas.
7. Ramah Lingkungan (Paperless Office)
Bisnis modern kini semakin peduli pada isu lingkungan. Mengurangi penggunaan kertas (paperless) adalah langkah nyata menyelamatkan pohon dan mengurangi limbah kantor.
Selain baik untuk bumi, inisiatif ini juga bagus untuk citra perusahaan Anda. Klien dan investor global saat ini cenderung lebih menghargai perusahaan yang menerapkan prinsip keberlanjutan (ESG).
Siapa yang Paling Membutuhkan Ini?
Sebenarnya semua lini bisnis akan merasakan manfaatnya, namun tiga divisi ini biasanya yang paling “bersyukur” saat beralih ke digital:
- Tim HRD: Untuk mengirim surat penawaran kerja (offering letter), kontrak PKWT, dan slip gaji massal dengan cepat.
- Tim Sales & Procurement: Untuk mempercepat Purchase Order (PO) dan kontrak vendor agar barang atau jasa bisa segera tersedia.
- Tim Legal: Untuk mengelola Non-Disclosure Agreement (NDA) dan MoU tanpa perlu ruang arsip fisik yang berdebu.
Baca Juga: Perbedaan Tanda Tangan Digital dan Elektronik yang Wajib Diketahui
Melihat semua keuntungan di atas, tanda tangan digital jelas bukan sekadar pengganti pulpen. Ini adalah strategi bisnis untuk bekerja lebih cepat, lebih hemat, dan lebih aman. Anda bisa memotong rantai birokrasi yang rumit dan memastikan setiap kesepakatan bisnis terlindungi payung hukum yang kuat.
Jangan biarkan bisnis Anda tertinggal hanya karena masih berkutat dengan tumpukan kertas. Mulailah beralih ke solusi Mekari Sign sekarang untuk merasakan kemudahan pengelolaan dokumen yang sah dan terpercaya. Anda juga bisa mendapatkan wawasan menarik lainnya seputar produktivitas bisnis di blog Mekari Sign.
Percepat closing deal bisnis Anda hari ini dengan tanda tangan digital
Referensi
- Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE)
