Contoh Dokumen yang Bisa Menggunakan Tanda Tangan Elektronik

Kontrak kerja, perjanjian dengan vendor, surat penawaran, dan surat kuasa merupakan beberapa contoh dokumen yang digunakan dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Dokumen tersebut dapat dipertimbangkan untuk penandatanganan elektronik selama bentuk dan prosesnya memenuhi ketentuan yang berlaku.

Namun, kebutuhan setiap dokumen bisa berbeda. Perusahaan perlu memeriksa apakah ada ketentuan khusus, siapa yang berwenang menandatangani, serta jenis tanda tangan yang sesuai dengan transaksi. Berikut contoh dokumen berdasarkan kegunaannya, termasuk hal yang perlu diperiksa sebelum beralih ke proses digital.

Dokumen Apa Saja yang Bisa Ditandatangani secara Elektronik?

Tabel berikut merangkum kategori dokumen yang umum digunakan dalam operasional perusahaan. Contohnya dapat membantu pembaca mengenali dokumen yang mereka perlukan, sedangkan keputusan untuk menggunakan TTE tetap harus mempertimbangkan ketentuan hukum dan proses bisnis terkait.

Contoh dalam tabel bukan daftar yang otomatis berlaku untuk semua situasi. Jika suatu dokumen diatur oleh ketentuan khusus, perusahaan perlu memastikan bahwa penggunaan TTE memenuhi ketentuan tersebut sebelum menjalankan proses penandatanganan.

Perjanjian dan kontrak bisnis

Perjanjian kerja sama, NDA, kontrak jasa, dan perjanjian dengan vendor digunakan untuk mencatat kesepakatan serta tanggung jawab setiap pihak. Penandatanganan elektronik dapat membantu ketika pihak yang terlibat berada di lokasi berbeda atau perlu menyelesaikan persetujuan tanpa pertukaran dokumen fisik.

Misalnya, perusahaan yang menyusun kerja sama dengan pemasok dapat mempelajari contoh surat perjanjian kerja sama supplier untuk memahami informasi yang perlu dicantumkan. Untuk memahami proses dan dasar hukum perjanjian dalam format digital, baca juga panduan mengenai kontrak elektronik.

Dokumen ketenagakerjaan

Perusahaan dapat mengevaluasi penandatanganan elektronik untuk dokumen HR seperti kontrak kerja, surat pengangkatan, dan surat pernyataan karyawan. Proses digital bisa membantu ketika perusahaan merekrut karyawan di beberapa lokasi atau perlu mengelola banyak dokumen dalam satu periode.

Selain kontrak kerja, HR mungkin perlu menyiapkan surat pengangkatan karyawan atau surat pernyataan kerja. Sebelum menerapkan TTE, periksa persyaratan berdasarkan jenis dokumen dan hubungan kerja yang dicatat.

Dokumen penawaran dan pengadaan

Dokumen pengadaan membantu perusahaan menyampaikan kebutuhan, membandingkan penawaran, dan mendokumentasikan persetujuan pembelian. Penandatanganan elektronik dapat dipertimbangkan untuk dokumen yang memang memerlukan persetujuan atau tanda tangan, dengan tetap mengikuti kebijakan procurement dan persyaratan pihak terkait.

Selain surat penawaran, perusahaan dapat menggunakan contoh surat pesanan barang sebagai referensi saat mendokumentasikan pemesanan. Sementara itu, contoh surat pengadaan dapat membantu tim memahami struktur dokumen yang digunakan untuk menyampaikan kebutuhan pengadaan.

Surat kuasa dan surat pernyataan

Surat kuasa digunakan untuk memberikan kewenangan kepada pihak lain dalam lingkup tertentu, sedangkan surat pernyataan mendokumentasikan pernyataan atau komitmen seseorang. Keduanya dapat dipertimbangkan untuk proses elektronik apabila tidak ada aturan yang mensyaratkan formalitas lain.

Untuk kebutuhan administratif, perusahaan juga dapat meninjau contoh surat pernyataan bermeterai. Perlu diingat bahwa meterai dan tanda tangan memiliki fungsi berbeda, sehingga kebutuhan bea meterai dan metode penandatanganan perlu diperiksa secara terpisah.

Surat operasional dan administrasi

Surat tugas, surat pemberitahuan, dan surat resmi digunakan untuk menyampaikan instruksi atau informasi kepada karyawan, mitra, dan pihak eksternal. Untuk dokumen seperti ini, perusahaan perlu memastikan bahwa penerbit memiliki kewenangan yang sesuai dan proses persetujuannya mengikuti kebijakan organisasi.

Sebagai referensi penyusunan dokumen, perusahaan dapat melihat contoh surat pemberitahuan atau mempelajari struktur surat resmi untuk berbagai keperluan. Setelah format dan kewenangannya dipastikan, barulah perusahaan menentukan apakah dokumen tersebut sesuai untuk ditandatangani secara elektronik.

Baca juga: Pengertian, dasar hukum, jenis, dan contoh dokumen elektronik.

Apakah Semua Dokumen Harus Menggunakan TTE Tersertifikasi?

Tidak. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik membedakan TTE tersertifikasi dan TTE tidak tersertifikasi melalui Pasal 60. TTE tersertifikasi menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh jasa PSrE Indonesia dan perangkat pembuat TTE tersertifikasi, sedangkan TTE tidak tersertifikasi dibuat tanpa menggunakan jasa PSrE Indonesia.

Pasal 59 ayat (3) PP 71/2019 menetapkan persyaratan agar TTE memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah. Persyaratan tersebut mencakup keterkaitan data pembuatan tanda tangan dengan penanda tangan, penguasaan data saat penandatanganan, kemampuan mendeteksi perubahan, identifikasi penanda tangan, dan cara menunjukkan persetujuan.

Pilihan jenis TTE sebaiknya mengikuti ketentuan hukum, tingkat risiko transaksi, kebutuhan verifikasi identitas, dan persyaratan pihak penerima. Perusahaan tidak perlu menganggap semua dokumen wajib menggunakan TTE tersertifikasi, tetapi juga tidak boleh mengabaikan kewajiban khusus yang berlaku pada transaksi tertentu.

Pelajari lebih lanjut tanda tangan elektronik tersertifikasi dan cara membuatnya, serta peran Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) dalam penerbitan sertifikat elektronik.

Dokumen Apa yang Memerlukan Pemeriksaan Khusus?

Pasal 5 ayat (4) UU ITE sebagaimana diubah melalui Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 menyatakan bahwa ketentuan mengenai informasi dan dokumen elektronik tidak berlaku apabila diatur lain dalam undang-undang. Karena itu, jenis dokumen tertentu perlu diperiksa berdasarkan ketentuan yang mengatur bentuk dan prosedur pembuatannya.

Akta notaris dan akta autentik

Akta autentik yang dibuat melalui prosedur jabatan notaris tidak dapat diperlakukan sama dengan perjanjian di bawah tangan. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Jabatan Notaris mengatur bentuk serta prosedur pembuatan akta notaris, termasuk pembacaan dan penandatanganannya.

Karena itu, menambahkan tanda tangan elektronik pada sebuah file tidak dengan sendirinya menjadikan dokumen tersebut akta autentik. Perusahaan perlu mengikuti prosedur yang berlaku dan berkonsultasi dengan notaris apabila dokumen membutuhkan akta autentik.

Akta PPAT dan dokumen pertanahan tertentu

Akta yang dibuat oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) mengikuti ketentuan formal di bidang pertanahan. Untuk transaksi tanah, perusahaan dan para pihak perlu memastikan persyaratan dokumen, kewenangan pejabat, dan prosedur pendaftaran yang berlaku sebelum memutuskan metode penandatanganan.

Dokumen dengan ketentuan sektoral

Dokumen di sektor tertentu dapat memiliki persyaratan tambahan dari regulator, instansi penerima, atau aturan transaksi. Periksa ketentuan tersebut sebelum menentukan apakah dokumen dapat ditandatangani secara elektronik dan apakah membutuhkan TTE tersertifikasi.

Apa yang Harus Diperiksa Sebelum Menandatangani Dokumen secara Elektronik?

Sebelum menerapkan TTE, perusahaan perlu memastikan jenis dokumen, metode penandatanganan, dan proses penyimpanannya sesuai dengan tujuan transaksi. Checklist berikut dapat membantu tim legal, HR, procurement, dan administrasi memeriksa hal-hal yang penting.

• Ketentuan dokumen: periksa apakah ada aturan khusus yang mengatur bentuk, pejabat berwenang, atau tata cara penandatanganan.
• Kewenangan penanda tangan: pastikan identitas dan kapasitas pihak yang memberikan persetujuan sudah sesuai.
• Jenis TTE: sesuaikan metode dengan kebutuhan hukum, risiko transaksi, persyaratan sertifikat, dan ketentuan pihak penerima.
• Bukti persetujuan: pastikan proses dapat menunjukkan siapa yang menandatangani dan bahwa penanda tangan menyetujui isi dokumen.
• Verifikasi hasil tanda tangan: periksa identitas, status sertifikat, dan keutuhan dokumen menggunakan metode verifikasi yang sesuai.
• Dokumen final: simpan versi yang sudah ditandatangani dan catatan proses agar mudah ditemukan kembali.

Setelah proses tanda tangan selesai, penerima dapat memeriksa keabsahan tanda tangan menggunakan metode yang sesuai. Panduan cara mengecek keaslian tanda tangan elektronik tersertifikasi menjelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan saat memeriksa hasil penandatanganan.

Sederhanakan Penandatanganan dan Pengelolaan Dokumen dengan Mekari Sign

Ketika perusahaan menangani banyak kontrak, dokumen HR, dan persetujuan bisnis, prosesnya tidak berhenti setelah tanda tangan dibubuhkan. Tim juga perlu mengatur urutan penandatanganan, memantau status dokumen, dan menyimpan versi final agar mudah ditelusuri kembali.

Mekari Sign membantu perusahaan mengelola penandatanganan dan workflow dokumen melalui satu platform. Fitur-fiturnya mencakup:

• Tanda tangan elektronik tersertifikasi: lakukan penandatanganan digital melalui layanan PSrE mitra PT Tilaka Nusa Teknologi.
• Verifikasi identitas: dukung proses pemeriksaan identitas melalui e-KYC dan pemeriksaan liveness.
• Audit trail: telusuri aktivitas penandatanganan untuk membantu memantau proses dokumen.
• Manajemen kontrak: atur template, alur persetujuan, status kontrak, pengingat, dan penyimpanan dokumen melalui dashboard.
• e-Meterai resmi Peruri: bubuhkan e-Meterai pada dokumen digital dalam workflow yang terintegrasi.
• Integrasi sistem: hubungkan proses tanda tangan dan e-Meterai dengan sistem bisnis melalui API serta opsi integrasi yang tersedia.

Dengan menggabungkan tanda tangan digital dan manajemen kontrak, Mekari Sign membantu tim mengurangi proses administratif manual dan menjaga dokumen tetap terorganisasi dari persetujuan hingga penyimpanan.

Pelajari software manajemen kontrak Mekari Sign untuk mengetahui bagaimana perusahaan dapat mengatur persetujuan, penandatanganan, dan pemantauan dokumen dalam satu workflow.