- Tanda tangan basah adalah penandaan fisik dengan tinta di atas kertas, yang kini dianggap kurang efisien dan rentan pemalsuan di era digital.
- Tanda tangan digital tersertifikasi menggunakan teknologi kriptografi, menawarkan keamanan, integritas, dan keaslian data yang jauh lebih unggul.
- UU ITE Pasal 11 mengesahkan tanda tangan elektronik, termasuk digital, selama memenuhi enam syarat. Tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki kekuatan pembuktian paling tinggi.
- Untuk dokumen krusial seperti kontrak bisnis atau syarat administrasi (contoh: CPNS), penggunaan tanda tangan digital dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) terdaftar adalah pilihan paling aman dan efisien.
Setiap urusan resmi, dari kontrak kerja sampai perjanjian bisnis, selalu menuntut tanda tangan sebagai bukti kesepakatan. Di sinilah muncul pertanyaan: kapan harus pakai tanda tangan basah, dan kapan lebih tepat beralih ke digital?
Jawabannya tidak sesederhana memilih cara yang paling praktis. Ada aturan hukum dan kebutuhan keamanan yang perlu Anda pahami sebelum menentukan. Perbedaan keduanya akan lebih detail sebagai berikut ini.
Apa itu Tanda Tangan Basah?
Tanda tangan basah adalah tanda yang memuat secara manual di atas dokumen fisik menggunakan alat tulis bertinta, seperti pena. Bentuknya bisa berupa nama, inisial, simbol, atau tanda unik lain yang menunjukkan persetujuan penandatangan.
Orang menggunakan metode ini untuk mengotentikasi dokumen secara tradisional, biasanya dengan melibatkan saksi atau notaris untuk menegaskan komitmen. Namun, di era digital, metode ini kehilangan kekuatan otentikasi karena banyak orang menandatangani dokumen tanpa hadir secara fisik.
Kelebihan dan Kekurangan Tanda Tangan Basah di Era Digital
Banyak orang masih memakai tanda tangan basah karena sudah terbiasa, tetapi metode ini tidak lagi sesuai untuk kebutuhan bisnis modern. Tabel berikut memperlihatkan perbandingannya secara jelas:
| Aspek | Kelebihan | Kekurangan |
| Akses & Kemudahan | Mudah dilakukan siapa saja, tanpa teknologi. | Proses lambat: cetak, kirim, tanda, pindai, arsip. |
| Legal & Psikologis | Memberi nuansa resmi dan kesungguhan, sering diakui hukum. | Rentan dipalsukan dan sulit diverifikasi tanpa ahli. |
| Biaya & Waktu | Tidak perlu perangkat, cocok untuk dokumen tatap muka sederhana. | Biaya tinggi: kertas, pengiriman, penyimpanan; juga berdampak lingkungan. |
| Lokasi & Skala | Cocok di lokasi tanpa internet. | Hambat transaksi jarak jauh, tidak skalabel. |
Baca Juga: Hukum Pemalsuan Tanda Tangan dan Cara Melaporkannya
Apa Itu Tanda Tangan Digital?
Dok. Mekari Sign
Tanda tangan digital adalah teknologi kriptografi yang memverifikasi identitas penandatangan, menjaga keutuhan dokumen, dan mencegah pemalsuan. Sistem ini bekerja dengan Public Key Infrastructure (PKI), menggabungkan kunci privat untuk membuat tanda tangan dan kunci publik untuk memverifikasi. Keunggulannya meliputi:
- Autentikasi: Identitas penandatangan terkonfirmasi.
- Integritas: Perubahan sekecil apa pun pada dokumen digital terdeteksi.
- Nirsangkal: Bukti kriptografis mencegah penyangkalan.
Teknologi ini memberikan solusi keamanan yang lebih andal dibanding tanda tangan basah saat Anda bertukar dokumen elektronik.
Baca Juga: Cara Mudah Membuat Tanda Tangan Digital, Pasti Berhasil!
Perbedaan Tanda Tangan Basah vs. Tanda Tangan Digital
Tanda tangan basah dan tanda tangan digital berbeda secara mendasar dari sisi bentuk, keamanan, verifikasi, hingga dampak lingkungan. Berikut ringkasan perbedaan utamanya:
| Aspek | Tanda Tangan Basah | Tanda Tangan Digital (Tersertifikasi) |
| Bentuk | Guratan tinta di kertas | Data kriptografis terenkripsi pada dokumen digital |
| Keamanan | Rendah, rentan pemalsuan dan modifikasi tanpa jejak | Sangat tinggi, terenkripsi, setiap perubahan terdeteksi |
| Verifikasi | Sulit, memerlukan perbandingan manual | Mudah, bisa diverifikasi lewat aplikasi seperti Adobe Reader |
| Kekuatan Hukum | Kuat secara tradisional, pembuktian bisa rumit | Setara akta otentik jika sesuai UU ITE dan dikeluarkan PSrE |
| Proses | Manual, lambat, butuh tatap muka atau kirim dokumen | Instan, bisa dari mana saja melalui perangkat digital |
| Biaya | Ada biaya cetak, kertas, kurir, dan penyimpanan | Menghemat biaya operasional, hanya biaya layanan platform |
| Dampak Lingkungan | Limbah kertas dan jejak karbon pengiriman | Mendukung teknologi ramah lingkungan dengan sistem paperless |
Baca Juga: Perbedaan Tanda Tangan Elektronik vs Digital
Kekuatan Hukum Tanda Tangan di Indonesia
Tanda tangan elektronik di Indonesia memiliki dasar hukum yang jelas. Jika memenuhi ketentuan peraturan, hukum mengakui tanda tangan elektronik setara dengan tanda tangan basah.
-
- Penandatangan membuat dan mengendalikan tanda tangan secara langsung.
- Perubahan pada tanda tangan atau dokumen dapat terdeteksi.
- Identitas penandatangan dapat memverifikasi dan persetujuannya dapat dibuktikan.
- Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 71 Tahun 2019:
- Tanda tangan elektronik tersertifikasi: Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) seperti Mekari Sign membuatnya, dan tanda tangan ini punya kekuatan pembuktian setara dengan tanda tangan basah.
- Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi: biasanya membuatnya dengan cara sederhana, misalnya memindai tanda tangan, tetapi hasilnya lemah secara hukum dan mudah menjadi perdebatan di pengadilan.
Hasil scan tanda tangan basah hanyalah gambar digital tanpa data kriptografis. Tanpa elemen verifikasi identitas dan integritas dokumen, metode ini tidak memenuhi syarat sah UU ITE dan kekuatan buktinya lemah di pengadilan.
Baca Juga: Legalitas Tanda Tangan Elektronik di Indonesia
Studi Kasus: Tanda Tangan untuk Dokumen CPNS, Digital atau Basah?
Dok. Mekari Sign
Berdasarkan pengumuman Badan Kepegawaian Negara (BKN), pelamar CASN/PPPK dapat memilih dua metode untuk dokumen bermeterai:
- Meterai tempel: menempelkan meterai pada dokumen cetak, lalu menandatanganinya dengan tanda tangan basah.
- e-Meterai: menempelkan meterai pada dokumen digital, lalu menandatanganinya dengan tanda tangan elektronik.
Aturan penggunaan e-Meterai
ikuti panduan teknis e-Meterai yang pada BKN dan PERURI berikut:
- Tanda tangan tidak boleh menutupi QR Code unik pada e-Meterai karena mengganggu verifikasi.
- Posisi tanda tangan harus di samping e-Meterai.
- Jika menggunakan tanda tangan basah, tandatangani dokumen kertas, pindai ke PDF, lalu bubuhkan e-Meterai melalui platform resmi.
Kebijakan ini menjadi masa transisi menuju penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang lebih aman dan praktis untuk dokumen digital.
Baca Juga: Perbedaan Lengkap Paraf dan Tanda Tangan
Kapan Sebaiknya Menggunakan Tanda Tangan Digital?
Tanda tangan digital membantu bisnis menjaga keamanan, legalitas, dan efisiensi dokumen. Berikut situasi yang paling tepat untuk menggunakannya:
- Dokumen bisnis berisiko tinggi dan mengikat hukum: Cocok untuk mitigasi risiko pada kontrak kerja (PKWT/PKWTT), pakta integritas, PKS dengan mitra, NDA, akta perusahaan, dokumen litigasi, PO bernilai besar, surat kuasa, dan perjanjian lisensi.
- Efisiensi proses internal: Mempercepat persetujuan cuti, klaim reimbursement, draf internal (materi pemasaran/laporan), notulen rapat, dan proses onboarding karyawan.
- Transaksi cepat dan berskala besar: Memudahkan onboarding massal klien/pelanggan, kontrak lintas negara, serta persetujuan internal multi-level di lokasi berbeda.
Baca Juga: 10 Aplikasi Tanda Tangan Online Terbaik Pilihan Editor 2025
Artikel ini telah membahas tanda tangan basah serta cara menggunakannya dengan tepat. Memahami kelebihan, kekurangan, serta kekuatan hukumnya akan membantu Anda memilih metode yang tepat sesuai kebutuhan bisnis maupun pribadi. Dengan solusi seperti Mekari Sign, proses penandatanganan menjadi lebih aman, efisien, dan sah secara hukum.
Untuk memperluas wawasan seputar pengelolaan dokumen digital dan praktik bisnis yang efektif, kunjungi artikel lainnya di blog Mekari Sign. Anda akan menemukan panduan praktis, tips implementasi, dan pembaruan terkini yang dapat mendukung transformasi digital di perusahaan Anda.
Sudah Paham Bedanya? Saatnya Mencoba Tanda Tangan Digital Mekari Sign
Referensi
- Badan Kepegawaian Negara (BKN) – Hasil Seleksi Administrasi PPPK BKN TA 2024 Periode II
- Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) – Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019
- Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) – Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024
