Audit Trail: Fitur Canggih dan Aman di Tanda Tangan Elektronik

featured image apa itu audit trail — Audit Trail: Fitur Canggih dan Aman di Tanda Tangan Elektronik

Salah satu fitur yang wajib ada pada tanda tangan elektronik adalah audit trail atau jejak audit. Dengan fitur ini, Anda dapat mengetahui riwayat yang berhubungan dengan tanda tangan maupun dokumen elektronik tersebut.

Lalu, apa itu audit trail sebenarnya? Kenapa fitur ini wajib ada? Apa saja manfaatnya?

Tak perlu khawatir, semua pertanyaan di atas akan terjawab di artikel ini. Maka dari itu, simak sampai akhir, ya!

Daftar isi

Apa itu Audit Trail?

Sumber gambar: Pixabay

Audit trail adalah catatan digital yang menyimpan riwayat tentang,, nama dokumen, nama pembuat dokumen, tanggal, waktu, oleh siapa saja dokumen dibubuhkan tanda tangan elektronik, serta perubahan lainnya terkait dokumen tersebut. Jadi, prosesnya akan lebih aman dan transparan, karena semua sudah terekam dengan jelas.

Apa Saja yang Direkam oleh Audit Trail?

Berikut daftar riwayat yang disimpan oleh jejak audit Mekari Sign. Perlu diketahui, daftar riwayat ini bisa berbeda-beda tergantung platform yang Anda gunakan:

Tanggal, waktu, dan oleh siapa dokumen dibuat
Kode ID dan status penandatanganan dokumen
Tanggal dan waktu dokumen dibagikan
Nama pihak yang dibagikan dokumen beserta alamat IP-nya
Tanggal dan waktu penandatangan mengakses dokumen
Informasi penandatangan, termasuk nama dan alamat IP-nya
Waktu dan tanggal dokumen selesai ditandatangani
Informasi mengenai perubahan apapun di dokumen, termasuk waktu, tanggal, dan orangnya

Manfaat Audit Trail

Berikut beberapa manfaat jejak audit yang bisa Anda rasakan:

Kekuatan Hukum yang Lebih Baik— audit trail bisa menjadi alat bukti elektronik karena semuanya tercatat dengan rapi.
Proses Lebih Efisien— jejak audit otomatis terekam dan tersimpan, sehingga Anda tak perlu mencatatnya secara manual yang menghabiskan waktu dan tenaga.
Peningkatan Keamanan— sebab, semua perubahan ditampilkan dengan rinci, sehingga tak ada manipulasi atau pemalsuan tanda tangan.
Teknologi Ramah Lingkungan— fitur jejak audit sepenuhnya digital, sehingga tak membutuhkan kertas sama sekali.

Mengenal QR Code Audit Trail Mekari Sign

Mekari Sign sebagai salah satu penyedia Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi terbaik di Indonesia meluncurkan fitur baru, yaitu QR code Audit Trail. Seperti namanya, fitur ini memungkinkan Anda untuk mengetahui historikal dari setiap aktivitas yang terjadi pada suatu dokumen hanya dengan memindai QR code-nya.

QR code ini akan secara otomatis ditambahkan pada halaman akhir dokumen Anda. Tepatnya, di pojok kiri bawah halaman terakhir. Ukuran QR code ini cukup kecil, tapi tetap bisa Anda scan dengan mudah. Alhasil, tidak mengganggu isi dokumen sama sekali dan tetap praktis.

QR code bisa discan oleh siapapun. Baik itu pemilik dokumen, para penandatangan, hingga orang lain yang dapat mengakses QR code dokumen.

Selain itu, QR code ini akan ikut tercetak dan tetap dapat discan bila dokumen hendak dibagikan dalam bentuk cetak. Anda hanya perlu menggunakan kamera handphone saja, tak perlu alat tambahan lainnya. Sangat praktis, bukan?

Cara Menggunakan QR Code Audit Trail Mekari Sign

Berikut panduan menggunakan fitur QR code Mekari Sign:

1. Ikuti Semua Proses Upload Dokumen Mekari Sign

Ikuti semua proses upload dokumen Mekari Sign. Mulai dari buat akun, melengkapi eKYC, upload dokumen, hingga masukan para penandatangan.

Oh ya, per Maret 2023 ada penyesuaian biaya eKYC di Mekari Sign karena ada perubahan terkait peraturan eKYC dari pemerintah Indonesia. Detailnya bisa Anda temukan di artikel → Penyesuaian Biaya eKYC di Mekari Sign Sesuai PP Terbaru [2023]

2. Pastikan Toggle Barcode Menyala

Saat di halaman pengaturan tanda tangan, pastikan toggle barcode di kanan atas menyala. Sebenarnya toggle memang menyala secara default, tapi tak ada salahnya untuk memastikan.

3. Kirim Dokumen

Bila semua pengaturan sudah sesuai, klik Next. Di halaman selanjutnya, pastikan nama dan alamat email para pihak sudah benar. Bila sudah, klik Send Document.

4. Barcode Siap untuk Discan

Jika dokumen sudah diterima oleh semua pihak, maka barcode sudah bisa discan dan siap digunakan.

Fungsi dan Manfaat Audit Trail Barcode Mekari Sign

Lengkapnya, berikut beberapa fungsi dan manfaatnya:

1. Keamanan dan Kredibilitas Dokumen yang Jauh Lebih Baik

Barcode dapat menunjukkan ID dokumen, hingga timestamp para penandatanganan. Alhasil, meningkatkan kredibilitas dokumen karena terbukti dokumen dibuat resmi di Mekari Sign.

2. Lebih Mudah Mengecek Sertifikasi Tanda Tangan Elektronik

Hanya dengan kamera handphone, Anda bisa mengecek sertifikasi tanda tangan elektronik di dokumen tersebut. Tanpa perlu alat tambahan lainnya.

3. Audit Trail dengan Informasi Terlengkap

Audit Trail memuat informasi penting dokumen. Mulai dari kapan dokumen dibuat, kapan dokumen ditandatangani, siapa penandatangannya, dan masih banyak lainnya.

Mekari Sign Dilengkapi dengan Audit Trail!

Itulah penjelasan lengkap mengenai audit trail. Ternyata, fitur jejak audit ini sangat canggih dan aman, ya? Tanpa fitur ini, tanda tangan elektronik lebih mudah dimanipulasi atau dipalsukan.

Maka dari itu, pastikan tanda tangan elektronik yang Anda buat memiliki fitur audit trail dan bulk signing, seperti Mekari Sign. Dengan Mekari Sign, Anda bisa menikmati fitur jejak audit ini pada setiap e-Signature dan dokumen di satu tempat. Tak perlu ribet!